Cómo elegir la mejor solución de copia de seguridad online para tu pequeña empresa

En este panorama actual tan digital y conectado, las pequeñas empresas lo tienen difícil. Dedicas tu tiempo a buscar clientes potenciales y a asegurarte de hacer las entregas de forma puntual y, a la vez, también tienes que lidiar con un riesgo muy real de perder los datos.

Perder los datos críticos de tu empresa puede ser devastador, ya sea por un delito cibernético, una eliminación accidental de archivos o un desastre como un incendio o una inundación.

Aquí es donde entra en juego el software de copia de seguridad en la nube. Si almacenas regularmente un archivo actualizado de tus documentos y sistemas en la nube, podrás recuperarlos rápida y fácilmente en caso de pérdida de datos. Pero ¿cómo puedes elegir la solución de copia de seguridad adecuada?

En esta guía, desmitificamos las complejidades de los servicios de copia de seguridad en la nube para que puedas elegir la mejor opción para tu pequeña empresa.

¿Por qué es importante que las pequeñas empresas hagan una copia de seguridad de sus datos?

Antes de pasar al cómo, repasemos el porqué de las copias de seguridad.

Debido a una serie de factores, disponer de un sistema de copia de seguridad se está volviendo esencial para todas las pequeñas empresas.

Empecemos por una de las amenazas más importantes para tus datos: la delincuencia. La tecnología y los sistemas digitales evolucionan, pero también lo hacen los malos actores que quieren aprovecharse de ellos.

Aunque una empresa cuente con medidas preventivas como el software de defensa, solo hace falta una laguna o un fallo del software para que quede expuesta a ataques.

Y, si un ciberataque o software malicioso es capaz de pasar desapercibido ante tus defensas, expondrá los datos de tu empresa o de tus clientes a un posible robo. Una vulneración de este tipo podría ser devastadora para una pequeña empresa, ya que pondría en gran riesgo su reputación profesional y comercial. Pero hay una manera de protegerse. 

Con un sistema de copia de seguridad en funcionamiento, puedes restaurar tus sistemas y datos en unos pocos clics, lo que coloca a tu empresa en la mejor posición para tomar cualquier medida de seguridad necesaria.

Aparte de todo esto, también existe una necesidad legal de realizar copias de seguridad. La conservación de registros de datos puede ser esencial para el cumplimiento de leyes y reglamentos, como la CCPA o el RGPD. Con una copia de seguridad de los datos, siempre tendrás los registros necesarios para el cumplimiento de la normativa, incluso aunque se pierdan los originales.

Obviamente, las copias de seguridad no solo tienen que ver con la delincuencia o el cumplimiento de las normas: a veces la mayor amenaza puede venir de dentro. Después de todo, la gente comete errores, es humano. Es casi inevitable que, en algún momento, un archivo o una carpeta se borre o se sobrescriba accidentalmente.

Con la copia de seguridad automatizada en la nube, puedes restaurar los archivos eliminados  a la última versión correcta en unos pocos clics. Así de fácil.

¿De qué tipo de datos deberías hacer una copia de seguridad?

Se necesitan todo tipo de datos para dirigir una empresa.

Puede que tengas la tentación de hacer copias de seguridad solamente de los archivos y carpetas más destacados e importantes para la empresa, pero al hacerlo corres el riesgo de pasar por alto archivos que no parecen importantes hasta que ya es demasiado tarde.

Como regla general, recomendamos hacer una copia de seguridad de los siguientes datos:

• Archivos del personal

• Documentos relativos a la administración de la empresa

• Registros (como los de propiedades, los fiscales o los financieros)

• Archivos del sistema informático

Qué buscar en una solución de copia de seguridad online

Un sistema de copia de seguridad online es diferente de la copia de seguridad local en un dispositivo de almacenamiento físico, como un disco duro, porque los datos se almacenan en la nube. Este sistema puede ser útil por varios motivos:

• Puedes hacer copias de seguridad desde cualquier lugar y dispositivo.

• Tu copia de seguridad estará a salvo de incendios y otros desastres que, de otro modo, podrían destruir tanto tu dispositivo como tus unidades de copia de seguridad.

• Puedes automatizar una copia de seguridad online sin necesidad de conectar ningún almacenamiento externo.

Con todo esto en mente, te contamos lo que debe tener una buena solución de copia de seguridad online:

• Fiabilidad: ¿el proveedor tiene una trayectoria comprobada que demuestre que mantiene los sistemas estables y online?

• Seguridad: ¿cómo se protegerán tus datos en la nube?

• Flexibilidad: ¿es fácil ampliar la solución a varios usuarios y dispositivos?

• Conservación y archivo de datos a largo plazo: ¿cuánto puedes almacenar?

• Recuperación de datos: ¿será fácil recuperar tus datos?

• Facilidad de uso: ¿podrás usar la solución correctamente sin mucha formación? 

• Asistencia técnica: ¿qué sucederá si necesitas ayuda?

• Buena relación calidad-precio: ¿te saldrá rentable la solución?

Soluciones de copia de seguridad online para pequeñas empresas: ¿qué opciones hay?

Ahora que ya hemos visto los conceptos básicos de las copias de seguridad y los aspectos clave que debemos tener en cuenta, vamos a profundizar un poco más en las opciones disponibles. Aunque es fácil pensar que todas las copias de seguridad son iguales, en realidad hay una gran variedad de tipos entre los que elegir, muchos de ellos con funciones y casos de uso específicos.

Comparación entre la copia de seguridad completa, la incremental y la diferencial

Hasta ahora, nos hemos centrado principalmente en dónde se almacena una copia de seguridad, mientras que estas tres rutas se relacionan con la forma en que se realiza una copia de seguridad de los datos en primer lugar.

Vamos a desglosarlo:

• Copia de seguridad completa: copia completa de todos los datos que has elegido para la copia de seguridad.
• Copia de seguridad incremental: copia de seguridad de los cambios en los datos desde la última copia de seguridad.
• Copia de seguridad diferencial: copia de todos los cambios realizados, pero solo desde la última copia de seguridad completa.

Si la velocidad y el ahorro de tiempo son las principales prioridades de tu empresa, busca una solución de copia de seguridad incremental. Dado que una copia de seguridad incremental solo actualizará los cambios realizados en tus archivos desde la última copia de seguridad, no tendrás que volver a procesar los archivos que no hayan cambiado entre copias de seguridad.

Del mismo modo, como los intervalos entre las copias de seguridad se reducen considerablemente, el método incremental disminuye el riesgo de pérdida de datos. Dropbox Backup ofrece un servicio de copia de seguridad incrementa, que actualiza los cambios en los archivos de la copia de seguridad en lugar de volver a procesar todo el archivo.

El uso de uno u otro dependerá de tus necesidades y de la frecuencia con la que se actualicen tus archivos. Es una buena idea pensar en esto y elegir un servicio que haga una copia de seguridad de tus datos de la manera que más te convenga.

Copia de seguridad híbrida

La copia de seguridad híbrida permite a las empresas combinar copias de seguridad tanto online como locales.

Con una copia de seguridad híbrida, una de las copias se almacena en la nube y la otra, localmente, en un disco duro externo o equivalente.

¿Por qué una pequeña empresa podría querer tener copias de seguridad tanto online como locales? A continuación, exponemos algunas de las ventajas más comunes que hay que tener en cuenta:

• Esta opción ofrece una protección más sólida para todos y para cada una de las cosas que pueden pasar: si no puedes acceder a la copia de seguridad in situ debido a daños o robos, por ejemplo, puedes seguir accediendo a tus datos en la nube.

• Mitiga los problemas de conexión a Internet y de la velocidad de la red: por ejemplo, si tienes varios equipos de los que se realizan copias de seguridad en la nube con frecuencia, esto podría afectar a tu conexión a Internet.

A pesar de estas ventajas, la copia de seguridad híbrida también tiene algunos inconvenientes:

• Requiere una ubicación de almacenamiento segura para la copia de seguridad local.

• No es la solución más adecuada para el trabajo a distancia, ya que no es factible esperar que todos los trabajadores remotos tengan acceso a un dispositivo de copia de seguridad local.

• La copia de seguridad in situ requiere una entrada manual. Es fácil olvidarse de realizar copias de seguridad de los archivos de forma regular.

Las copias de seguridad híbridas no son para todos, y muchas empresas pueden pasar solo con las copias de seguridad en la nube. Sin embargo, si la seguridad adicional de una solución híbrida resulta adecuada para tu empresa, entonces es una opción que vale la pena considerar.

Copia de seguridad para la recuperación ante desastres como servicio (DRaaS)

¿Tu pequeña empresa depende de una intrincada red de dispositivos, servidores y usuarios? Si es así, la copia de seguridad para la recuperación ante desastres como servicio, también conocida como DRaaS, podría ser una buena opción.

DRaaS es un modelo de servicio de computación en la nube. Permite a una empresa hacer una copia de seguridad de su infraestructura informática, así como de sus datos, en un entorno de computación en la nube de terceros.

Este tipo de servicio ayuda a las empresas a restaurar el acceso y la funcionalidad de su infraestructura informática en el caso de que se produzca un desastre y puede ser beneficioso si tu empresa depende de un sistema informático avanzado.

Naturalmente, la mayor ventaja de la copia de seguridad DRaaS es que permite a una empresa seguir funcionando incluso aunque experimente un desastre.

Otra ventaja, gracias al modelo "como servicio", es que la empresa que utiliza la copia de seguridad DRaaS no tiene que proporcionar ni poseer los recursos necesarios para ejecutar este sistema. Ni siquiera tienen que gestionar ellos mismos el proceso de recuperación ante desastres.

La copia de seguridad DRaaS es diferente a la copia de seguridad como servicio (BaaS), en la que solo se copian y almacenan en la nube los datos y no la infraestructura informática. Esta última tampoco cuenta con la capacidad de procesarlos.

Copia de seguridad como servicio (BaaS)

La copia de seguridad como servicio (BaaS), también conocida como copia de seguridad en la nube, es un método para copiar datos en un repositorio de datos basado en la nube seguro y externo a través de Internet.

Es uno de los tipos de copia de seguridad más utilizados para las pequeñas empresas, ya que su objetivo principal es proteger los datos de posibles errores humanos, ciberataques, desastres naturales y robo de dispositivos.

En lugar de realizar copias de seguridad en un departamento informático centralizado, los sistemas BaaS envían los datos a un entorno de nube privado, público o híbrido. Estos repositorios en la nube híbridos suelen ser propiedad de un proveedor de servicios externo, que, a su vez, es quien también los gestiona.

La copia de seguridad como servicio tiene muchas ventajas para las pequeñas empresas:

• Comodidad: puede configurarse para que la copia de seguridad sea automática o continua, por lo que no hará falta mover un dedo una vez que esté todo configurado.

• Altos estándares de seguridad: los datos se cifran antes de enviarse al servidor para realizar la copia de seguridad.

• Acceso remoto: la copia de seguridad en la nube facilita la recuperación de archivos cuando y donde sea que se necesiten, siempre que haya una conexión a Internet para acceder a ellos.

• Practicidad: es más rentable, flexible y ampliable que las soluciones alternativas.

• Garantía: el sistema BaaS da tranquilidad a los usuarios de software como servicio (SaaS), ya que los sistemas de copia de seguridad que proporciona el propio SaaS no siempre garantizan una recuperación rápida o completa de los datos perdidos.

Esta es la opción perfecta si trabajas a menudo desde el móvil o la tablet. Un servicio de copia de seguridad en la nube garantizará que todo tu progreso se sincronice en todos tus dispositivos, para que puedas retomar un proyecto cada vez que tengas una ráfaga de inspiración.

Dropbox Backup

Si la copia de seguridad en la nube es adecuada para proteger tus archivos y datos, Dropbox Backup podría ser tu solución ideal.

Dropbox Backup, que se ha diseñado pensando en las pequeñas empresas, es una solución de copia de seguridad como servicio (BaaS) que ofrece una serie de funciones útiles y orientadas a las empresas:

• Copia de seguridad de los datos en carpetas del sistema de forma automática.

• Copia de seguridad de los archivos y carpetas del ordenador Windows o Mac, incluidos los documentos, las descargas y el escritorio, directamente en la cuenta de Dropbox.

• Copia de seguridad en la nube incremental, automática y siempre activa que mantiene los archivos actualizados con sus últimos cambios, sin necesidad de procesar todo el archivo cada una de las veces.

• Migración de archivos de Backup a un nuevo ordenador.

• Un lugar para comprobar el progreso, ver el historial y priorizar archivos específicos.

• Posibilidad de seguir utilizando las carpetas con normalidad, así como los archivos almacenados en ellas, en la Web y desde el móvil una vez que Backup esté configurado.

• Recuperación rápida de archivos, que ayuda a recuperar los archivos perdidos como parte de un plan de recuperación ante desastres.

• Rapidez y facilidad de uso.

Haz una copia de seguridad de tu empresa hoy mismo

Aunque elegir un software de copia de seguridad en la nube para tu pequeña empresa pueda parecer complicado, no tiene por qué ser así.

Con Dropbox Backup, es fácil proteger tu vida digital para que puedas recuperar tu contenido de cualquier imprevisto de forma rápida y fácil.