Cómo prepararse para una reunión de partes interesadas y llevarla a cabo

Las reuniones de partes interesadas son cruciales para el éxito del proyecto. En esta guía, te explicaremos cómo preparar y llevar a cabo reuniones efectivas con las partes interesadas que generen resultados.

Las reuniones de partes interesadas son esenciales para mantener los proyectos encaminados y garantizar que todos los participantes estén en sintonía. Pero, ¿qué es exactamente una reunión de partes interesadas y cómo puede llevarse a cabo de manera efectiva?

En este artículo, responderemos a esas preguntas y te daremos algunos consejos para usar Dropbox y hacer que tus reuniones de partes interesadas sean aún más productivas.

¿Qué es una reunión de partes interesadas?

Una reunión de partes interesadas es una reunión de todas las personas importantes involucradas en un proyecto o relación comercial; básicamente, tú como proveedor del producto o servicio y tus clientes. Estas reuniones brindan a las partes interesadas la oportunidad de compartir sus opiniones, expresar sus inquietudes y tomar decisiones sobre el proyecto.

La asistencia a una reunión de partes interesadas depende del propósito y el resultado previsto de la reunión.

Diferentes tipos de reuniones de partes interesadas

Existen varios tipos diferentes de reuniones de partes interesadas, cada una con su propio propósito y formato. Algunos tipos comunes de reuniones de partes interesadas incluyen:

• Reuniones de puesta en marcha: estas reuniones se celebran al comienzo de un proyecto para establecer el propósito, los objetivos y el alcance del mismo. También son una buena oportunidad para que el equipo del proyecto y las partes interesadas se conozcan entre sí.
• Entrevistas con las partes interesadas: se trata de reuniones individuales con las partes interesadas para ayudarle a comprender su visión, objetivos, procesos actuales e inquietudes.
• Reuniones adicionales con las partes interesadas: estas reuniones se llevan a cabo a lo largo del ciclo de vida del proyecto para consultar con las partes interesadas, mantenerlas informadas sobre el progreso y obtener sus comentarios.

Cómo prepararse para una reunión de partes interesadas

Para garantizar que su reunión de partes interesadas sea productiva, es importante prepararse con antelación. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta como facilitador de la reunión:

Tener un objetivo

Ten un propósito claro para la reunión: ¿estás presentando una actualización de estado? ¿Necesitas comentarios sobre alguna entrega en particular? ¿Tienes alguna disputa o desacuerdo que deba resolverse?

Cuando sepas por qué necesitas reunirte con tus partes interesadas —y les dejes claro por qué ellas deberían reunirse contigo—, quedará mucho más claro quién debería asistir a la reunión.

Ten una agenda para la reunión

Prepara una agenda para dotar de estructura y foco a tu reunión. Es recomendable enviar la agenda por correo electrónico a los asistentes antes de la reunión para que puedan preparar preguntas y puntos de discusión adicionales, y utilizar Enviar y hacer seguimiento de Dropbox para controlar quién interactúa con ella antes de la reunión.

Algunos puntos que quizás quieras tratar son:

• cronologías o hojas de ruta del proyecto
• hitos del proyecto
• entregas recientes o futuras
• resultados o desempeño
• riesgos o preocupaciones potenciales
• próximos pasos o acciones

Envía enlaces a los documentos y materiales relevantes de la agenda en un formato de fácil acceso con Dropbox.

Entérate de quiénes deben asistir y qué les importa.

Invitar a demasiadas personas a tu reunión puede ser un desastre: demasiadas manos, ¿verdad? Es casi tan malo como tener demasiadas reuniones: se vuelven caóticas y te roban un tiempo valioso que podrías dedicar a trabajar de verdad.

Invitar únicamente a las partes interesadas pertinentes a la reunión puede resultar mucho más productivo. Si en tu proyecto participan muchas partes interesadas, limita el número de asistentes a las reuniones considerando por qué una persona específica no necesita estar allí, en lugar de por qué sí.

Celebrar reuniones más pequeñas también te permite abrir el debate a las prioridades individuales de las partes interesadas y a los razonamientos que hay detrás de determinadas decisiones o desacuerdos. ¡A menos que tengas todo el día, no podrás abordar las preocupaciones o preguntas de todos en una reunión numerosa!

¿Quién es una parte interesada?

En pocas palabras, una parte interesada es alguien que tiene un interés directo en el proceso de toma de decisiones y las actividades de una empresa o proyecto. Sin su apoyo, la empresa o el proyecto no podrían funcionar.

Un grupo de interés podría ser cualquiera de los siguientes ejemplos:

• Director o subdirector
• Inversor
• Director de información, financiero o ejecutivo
• Responsable de proyecto

Pero, en términos más generales, existen partes interesadas internas (sus empleados, propietarios y gerentes) y partes interesadas externas. Se trata de tus clientes, accionistas, acreedores, gobierno, sindicatos, etcétera.

Prepárate para más preguntas.

Por mucho que te prepares, es probable que tus partes interesadas te hagan algunas preguntas que no habías previsto en la agenda. Para demostrar tu profesionalidad y compromiso con el proyecto, deberás anticipar y prepararte para algunas preguntas potenciales que pueden surgir.

No siempre se pueden predecir, pero sin duda impresionarás a tus partes interesadas si tienes unas buenas respuestas preparadas.

Cómo dirigir una reunión de partes interesadas

Una vez que te hayas preparado para la reunión de partes interesadas, es hora de dirigir la reunión. Echa un vistazo a estos consejos:

Da buen ejemplo

Como anfitrión, tú marcas la pauta de la reunión. Debes demostrar buenas maneras de comportarte en las reuniones y participar activamente. Practica la escucha activa y mantente presente.

Mantén la concentración.

Intenta seguir tu agenda y recuerda los temas/preguntas adicionales para los que te has preparado. Demuestra que eres un anfitrión proactivo que ha previsto posibles problemas con antelación, en lugar de uno reactivo que no puede gestionar problemas evitables. Esto te ayudará a generar confianza con tus partes interesadas.

Si te ciñes lo máximo posible a la agenda, podrás dejar tiempo para la lluvia de ideas o las preguntas y respuestas al final de la reunión. Intenta animar a todos a hablar y participar, no solo a los protagonistas.

Utiliza un lenguaje que sus partes interesadas comprendan.

A veces damos por sentado que nuestros clientes comprenden los aspectos técnicos de nuestro trabajo. Si bien conocen bien su propio sector, probablemente no sean expertos en tu producto o servicio, pero tú sí lo eres.

Intenta eliminar cualquier jerga confusa o demasiado técnica que las partes interesadas puedan no entender y, en su lugar, céntrate en lo que más les importa.

Consejos posteriores a la reunión

Después de la reunión de partes interesadas, es importante hacer un seguimiento y asegurarse de que se completen todas las acciones pendientes, además de programar la próxima reunión, si es necesario.

Dropbox puede ayudarte al proporcionarte un punto centralizado en el que almacenar notas de reuniones, enlaces a contenido y grabaciones de vídeo. También puedes usar la función Enviar y hacer seguimiento para enviar materiales de reuniones y saber quién los ha visto.

O bien, si grabaste tu reunión, puedes compartirla directamente desde tu cuenta de Dropbox, lo que aumentará la participación de las partes interesadas, ya que quienes no asistieron podrán ponerse al día y quienes sí lo hicieron podrán refrescar la memoria.

Reuniones efectivas con las partes interesadas de Dropbox

Dropbox es el socio perfecto para las reuniones de partes interesadas. Con funciones como Enviar y hacer seguimiento, análisis de documentos y controles para compartir avanzados, Dropbox facilita la preparación, realización y seguimiento de las reuniones de partes interesadas.