La gestión de contratos puede decidir si un negocio prospera o fracasa. Un flujo con fallos puede provocar problemas legales, mermar los ingresos y dañar las relaciones laborales con los socios. En el sentido opuesto, si los contratos se gestionan correctamente, la empresa podrá evitar conflictos y establecer colaboraciones beneficiosas, dos ventajas que son fundamentales para poder crecer.
Veamos cómo puedes crear y optimizar un proceso de gestión de contratos que se pueda adaptar a los cambios en la empresa, además de todas las ventajas que te aportaría.
Habilita las notificaciones automatizadas
Ningún miembro de equipo quiere encargarse de la difícil tarea de supervisar que se pase por todas las fases de un proceso de contratación. Además, no todos los pasos de un flujo de trabajo de este tipo requieren intervención humana.
Un sistema automatizado puede ser útil para recibir nuevas solicitudes de contratos, elaborar borradores con el redactado jurídico básico para nuevos contratos y agilizar los procesos de auditoría, creación de informes, aprobación y renovación.
La capacidad de crear recordatorios dentro de la plataforma y de incluso habilitar avisos por correo automáticos también alivian —y mucho— la carga de trabajo del equipo. Así podrá centrarse en ver las cosas en perspectiva, centrar sus esfuerzos y lograr objetivos empresariales.
Añade opciones de firma electrónica
La firma es, probablemente, la parte más importante de un contrato: si no se firma, no hay acuerdo.
Gracias a las firmas electrónicas, el equipo puede asegurarse de que todos los documentos se firmen lo más rápido posible.
Esta funcionalidad también permite confirmar los acuerdos sobre la marcha y de forma segura y eficiente. No puede faltar en tu proceso de gestión de contratos.
Ahorra tiempo con plantillas
No hace falta redactar cada contrato desde cero. Por mucho que te interese que los contratos parezcan estar personalizados —y, hasta cierto punto, que lo estén— para los clientes, estandarizar ciertos aspectos puede ser muy útil. Tener una colección fiable de contratos es un punto de partida excelente para redactar los contratos más complejos.
Con Dropbox Sign, puedes convertir los contratos que más utilices en plantillas, además de descargar formularios comunes como acuerdos de confidencialidad, acuerdos de consultoría y políticas para redes sociales.
Más formas de crear un proceso de gestión de contratos moderno
Audita tu flujo de trabajo actual
La forma en la que gestionaste los contratos de tus primeros clientes debería cambiar drásticamente —y lo hará—. Proporciona a tu equipo las herramientas necesarias para revisar el proceso de gestión de contratos periódicamente. No dudes en destacar los éxitos más importantes y, al mismo tiempo, enfrentarte a los retos y riesgos que surjan. Con esta información de partida, podrás dar los pasos necesarios para mejorar cómo se gestionan los contratos en la empresa.
Tanto si tu objetivo es eliminar determinados riesgos como si quieres ahorrar dinero, es importante que sepas por qué estás modificando tu estrategia para gestionar contratos. Para cambiar cómo se gestionan los contratos en tu empresa, necesitas saber el porqué y el cómo.
Sigue un solo sistema
Obviamente, hay que personalizar el trato con cada cliente. Aunque pueda sonar un poco contradictorio, estandarizar el proceso de gestión de acuerdos te ayudará a trabajar mejor con cada cliente.
Disponer de un sistema de gestión de contratos que te permita reunir todos tus contratos e interacciones con las partes interesadas puede ayudarte a evitar muchos problemas derivados de que se pierdan documentos o haya fallos de comunicación.
Seguir un solo sistema mejora la comunicación entre las personas implicadas en un proceso de gestión de contratos y protege mejor la información confidencial.
Modernízate
Tanto si el equipo de ventas quiere mejorar la gestión de contratos como si te has propuesto redefinir el proceso para toda la empresa, te ofrecemos las herramientas y los recursos que necesitas para hacerlo de forma más ágil.
Con una planificación adecuada y la ayuda de servicios en la nube, podrás lograr que la gestión de contratos pase de ser un reto a un proceso optimizado y eficiente que permita crecer más rápido.
