Avec Dropbox, Edit Expand crée 8 fois plus de vidéos, rapidement, à moindre coût et en toute sécurité

Contexte

Edit Expand est une agence de production vidéo qui aide ses clients à donner vie à leurs idées. L’équipe d’Edit Expand se concentre sur l’exploitation des ressources existantes des clients et vise une clientèle novice dans l’univers de la production vidéo. Elle adapte ainsi les contenus aux besoins des clients et crée des processus qui assurent le bon déroulement des activités. L’agence s’attache à fournir du contenu qui attire l’attention, mais maintient aussi l’engagement, comme des démonstrations et des webinaires, qui sont souvent négligés, mais jouent un rôle important dans la fidélisation des clients.

Défi : petite équipe, grosse charge de travail

La petite équipe d’Edit Expand, composée de cinq personnes travaillant à distance, jongle avec 10 à 20 projets à la fois. Pour suivre le rythme, elle a besoin d’un moyen simple de stocker, partager et rechercher des fichiers. De plus, elle doit stocker et partager les fichiers en toute sécurité, ce qui est primordial pour travailler avec de grandes entreprises comme Adobe et Amazon.

Edit Expand recherchait une solution plus efficace pour la synchronisation et le stockage de fichiers, ainsi qu’une plateforme, accessible à toute l’équipe, qui rassemblerait les commentaires et les idées des clients. “Pour moi, le plus grand défi est de faire en sorte que chaque client se sente écouté et compris”, confie Adam Nielson, fondateur d’Edit Expand. « Je dois souvent rassembler des avis, des commentaires et des réflexions provenant de 15 fils de discussion différents, ce qui peut être compliqué. »

Solution : stocker tous les contenus au même endroit

Edit Expand a essayé différentes solutions de stockage cloud, mais elles avaient toutes des limites, que ce soit des problèmes de synchronisation des fichiers volumineux, de lenteur de lecture ou d’enregistrement de l’historique des versions. M. Nielson a ensuite fait appel à Dropbox, en déclarant : « Je suis un fidèle de Dropbox depuis longtemps. Ça fonctionne, tout simplement ! »

Aujourd’hui, l’agence stocke tous ses projets dans Dropbox et y travaille, ce qui en fait sa ressource principale. Du début à la fin, l’ensemble du processus (scripts, modifications, révisions) se déroule dans Dropbox. « Les fichiers sont synchronisés sur tous nos appareils, ce qui évite les doublons et garantit que nous travaillons tous uniquement sur les dernières versions partagées par nos clients », explique Nick Spinder, monteur chez Edit Expand. Les membres de l’équipe reçoivent également des notifications lorsque les fichiers sont mis à jour, ce qui accélère la collaboration.

Avec Dropbox Replay, les clients et les membres de l’équipe peuvent laisser des remarques sur des brouillons de vidéo, des scripts et même des images spécifiques. M. Nielson peut ensuite regrouper et filtrer les commentaires pour indiquer aux monteurs quelles modifications doivent être apportées. « Nous recevons tellement d’e-mails et de messages Slack contenant des commentaires sur les fichiers et les images », dit-il. « C’est pourquoi il est important de suivre toutes les modifications apportées et de nous assurer que seules les informations essentielles parviennent aux monteurs, ce que je peux faire dans Dropbox Paper. »

Résultats : gain de temps, réduction des coûts, plus de création

Grâce à la centralisation des ressources sur une seule plateforme, l’équipe d’Edit Expand dispose de la flexibilité nécessaire pour effectuer plusieurs tâches à la fois de manière fluide. « Je gère des dizaines de vidéos et jongle avec plusieurs projets en même temps, et Dropbox me permet de passer facilement d’une tâche à l’autre », explique M. Spinder.

Grâce à Dropbox, les fichiers restent organisés et l’équipe peut facilement les retrouver, une fonctionnalité clé lors du traitement de grandes quantités de données. Dans un cas, Adobe a demandé à Edit Expand de créer une vidéo montrant comment ses produits fonctionnent ensemble. Cela a demandé de nombreuses captures d’écran et la contribution d’environ 10 spécialistes pour chaque produit.  Étant donné qu’Edit Expand devait trouver les ressources elle-même, M. Spinder a simplement utilisé les fonctions de recherche de Dropbox pour trouver facilement les démos et les fichiers dont il avait besoin. « Au début, nous pensions que ce ne serait pas suffisant. Mais juste comme ça, nous nous sommes remis sur les rails », dit-il.

En conséquence, la petite mais puissante équipe d’Edit Expand peut produire une quantité impressionnante de contenus. En 2024, en dehors d’autres projets clients pour Cloudinary et Amazon, elle a livré plus de 150 projets pour Adobe, notamment des publicités et des webinaires. Elle a ainsi dû passer au crible des centaines de fichiers vidéo et de segments audio. « Autrefois, il fallait fouiller dans le placard pour trouver les disques durs », ajoute M. Nielson.

Dropbox permet à l’équipe de travailler efficacement, où et quand elle le souhaite.

« Le travail créatif dépend de la capacité des gens à être dans le bon état d’esprit. En laissant l’équipe travailler au moment où elle est la plus productive, nous économisons des milliers, voire des dizaines de milliers de dollars, sur chaque projet. »

En travaillant à distance, Edit Expand évite également les coûts liés à la location de bureaux. Si le système d’un monteur n’est pas suffisamment puissant pour traiter des vidéos, l’équipe peut simplement accéder au fichier du projet, effectuer des mises à jour et gérer le rendu sur un autre ordinateur, ce qui évite des coûts matériels inutiles. « Dans l’ensemble, j’estime que nous économisons entre 50 000 et 100 000 dollars par an, car nous n’avons pas besoin d’un bâtiment entier ni d’énormes serveurs pour travailler », ajoute Nielson.

Dropbox a également apporté à Edit Expand une tranquillité d’esprit : l’équipe ne s’inquiète plus de la maintenance des serveurs, de la répartition de la charge de travail ou de la gestion des interruptions de services inattendues. « Nous apprécions la fonction de synchronisation sélective, car nous pouvons choisir ce que nous voulons avoir en ligne afin de pouvoir continuer à travailler dessus », confie M. Nielson. Dropbox garantit que les fichiers sont toujours entièrement synchronisés et mis à jour, même lorsque les monteurs travaillent à partir d’endroits où la connexion Internet est mauvaise. En cas de panne d’Internet, l’équipe peut toujours travailler sur les fichiers sur ses disques locaux puis, lorsque la connexion est rétablie, Dropbox télécharge les mises à jour de manière fluide.

M. Nielson considère aussi qu’il est facile de gérer les droits d’accès aux fichiers et les paramètres de sécurité, comme le chiffrement et l’authentification multifacteur. Grâce à cela, l’agence peut répondre aux exigences des clients et gagner la confiance des plus grandes entreprises. Même si de grandes quantités de données étaient accidentellement effacées, M. Nielson recevrait une alerte et serait en mesure de restaurer immédiatement les fichiers pour l’équipe.

Cette sécurité et cette fiabilité rassurent également ses clients. « Lorsque les clients voient que leurs fichiers et leurs commentaires sont en sécurité, organisés et regroupés au même endroit, ils se détendent », explique M. Nielson. « Cela nous permet d’économiser des heures, voire des jours, de va-et-vient inutiles et de nous concentrer sur le processus créatif. »