Dans un rapport de 2018 sur le DSI, International Data Corporation a estimé que les dépenses consacrées à la transformation numérique dépasseront 2 000 milliards de dollars en 2019. De plus, près de 40 % des dépenses technologiques des entreprises seront directement dédiées à la transformation numérique.
Inefficace et répétitive, la paperasse reste un obstacle majeur pour le personnel. Les signatures électroniques illustrent avec brio l’impact et le retour sur investissement de la transformation numérique sur les processus critiques de l’entreprise.
La question n’est pas de savoir si votre organisation doit adopter une solution de signature électronique pour améliorer l’expérience client, l’efficacité et la sécurité. La question est : quelle est l’option d’intégration de signature électronique qui convient à votre organisation maintenant que vous êtes prêt pour la transformation ?
Vos options pour déployer la signature électronique
Avec le nombre élevé d’options de signature électronique disponibles sur le marché, il peut vraiment être compliqué de choisir la solution qui vous convient si vous débutez !
Au sein de l’équipe Dropbox Sign, nous sommes passionnés par les workflows de signature électronique, mais nous savons que ce n’est pas le cas de tout le monde. C’est pourquoi nous vous proposons cette présentation simple pour vous aider à choisir la solution de signature électronique qui convient le mieux aux souhaits et besoins de votre organisation. Et en prime pour tous ceux qui iront jusqu’au bout de leur lecture, nous vous proposons même quelques conseils précieux pour faciliter autant que possible le déploiement de la signature électronique.
1. Utilisez la signature électronique avec une application mobile ou Web
Une application de signature électronique mobile ou Web prête à l’emploi est idéale pour les organisations dont les besoins en matière de signature électronique sont simples et qui ne prévoient pas d’effectuer des tonnes de transactions de signature. Les applications de signature électronique sont parfaites pour les documents unilatéraux comme les contrats de vente, les formulaires RH, etc.
Comme elle n’est pas intégrée étroitement avec vos workflows ou votre pile technologique, une application de signature électronique peut être opérationnelle dès que le personnel est formé à son utilisation. Si cette solution n’implique pas le recours à des ressources informatiques ou de développement sur place, cela signifie également que vous n’êtes pas en mesure de personnaliser le workflow pour ajouter votre identité de marque ou intégrer vos processus existants.
Nous avons conçu notre application Dropbox Sign (anciennement HelloSign) pour les équipes qui ont la hantise du code et qui veulent une solution de signature électronique simple et rapide. Mais si elle est simple à configurer et à utiliser, Dropbox Sign dispose aussi de toutes les fonctionnalités nécessaires.
Les outils de gestion d’équipe professionnels permettent aux administrateurs d’ajouter, de supprimer et de mettre à niveau facilement les membres de l’équipe. Vous pouvez signer des documents et demander des signatures à un maximum de 20 personnes et suivre l’avancement de vos documents tout au long de leur exécution. Vous pouvez même créer vos propres modèles pour gagner du temps et éviter les tâches répétitives !
Et pour les organisations qui souhaitent ajouter plus de dix utilisateurs, nous proposons également Dropbox Sign Premium, une plateforme de signature électronique sécurisée et évolutive.
2. Intégrez la signature électronique avec une API
Pour intégrer la signature électronique à votre workflow, votre site Web ou votre application et proposer une expérience d’utilisation fluide, nous conseillons une API de signature électronique. Les API de signature électronique renforcent l’efficacité en permettant aux entreprises de créer des processus générés par le système pour des documents complexes tels que les demandes de prêt, les déclarations de sinistre, les prêts hypothécaires, la création de comptes, etc.
Les API de signature électronique sont idéales pour les organisations dotées de workflows complexes et variables et de volumes de transactions moyens à élevés. Elles proposent une personnalisation avancée qui vous permet d’adapter leurs fonctionnalités à vos processus les plus spécifiques. Ce niveau de personnalisation s’étend à l’identité de marque et au flux d’utilisateurs. En d’autres termes, vous pouvez élaborer une expérience qui favorise à la fois son adoption par les employés et la fidélité des clients !
Bien qu’une API de signature électronique ne soit pas une solution prête à l’emploi comme son équivalent sur le Web, un fournisseur digne de confiance doit disposer d’informations sur le SDK, d’une documentation claire et d’une assistance gérée par des développeurs pour rendre votre intégration opérationnelle.
En tant qu’entreprise centrée sur l’API, il nous importe que l’API Dropbox Sign soit facile à déployer, simple à utiliser, riche en fonctionnalités et entièrement personnalisable. Nous voulons que nos clients puissent non seulement utiliser, mais aussi profiter de tous ses avantages comme une personnalisation exemplaire, une maintenance simple, des fonctionnalités juridiques et de sécurité renforcées, une configuration rapide et bien plus encore.
Vous hésitez entre une application et une API ? Contactez notre équipe d’experts Dropbox Sign chevronnés dès aujourd’hui pour savoir lequel de nos systèmes de signature électronique convient le mieux à votre entreprise.
3. Ajoutez des intégrations et des extensions de signature électronique à vos applications actuelles
Les intégrations et extensions de signature électronique vous aident à travailler plus efficacement en transférant les informations entre les services et en automatisant les actions sans avoir à quitter l’application dans laquelle vous travaillez. Découvrez comme c’est facile avec Dropbox :
Avec une extension de signature électronique, vous pouvez développer les fonctionnalités des systèmes d’entreprise que vos employés utilisent déjà. Une fois déployées dans vos workflows utilisateur, vous augmentez la rapidité d’action de vos clients, ce qui est un atout considérable !
Nous aimons créer des intégrations et des extensions qui facilitent autant que possible les signatures dans l’outil que vous utilisez. Consultez ici la liste complète de nos intégrations !
Comment déployer votre solution de signature électronique
Quelle que soit la solution que vous choisissez de déployer, son adoption initiale peut s’accompagner de certains défis.
Lorsque les choses se compliquent, ne remettez pas en question votre investissement dans les signatures électroniques : suivez ces étapes pour vous assurer que votre système de signature électronique est configuré pour durer.
Choisissez le bon partenaire
L’adoption des signatures électroniques au sein de votre workflow peut vraiment faire bouger les lignes. Voulez‑vous initier ce changement avec un prestataire de services dont l’idée du service client se résume à une page de FAQ ou souhaitez‑vous vous associer à un partenaire spécialisé qui a déjà de l’expérience dans ce domaine et qui vous accompagne à chaque étape du processus ?
Recherchez un partenaire qui anticipera vos moindres besoins et qui est prêt à vous aider à développer une feuille de route unique pour garantir la réussite de votre déploiement de signature électronique aujourd’hui et demain.
Établissez votre propre workflow
Les logiciels de signature électronique sont puissants. Il est fort probable que la solution que vous choisissez dispose de toutes sortes de nouvelles options et fonctions que vous n’aviez pas dans le passé. Prenez le temps de découvrir et d’essayer toutes ces fonctionnalités afin de savoir comment renforcer l’efficacité et la productivité de votre organisation.
Entraînez-vous pour vous perfectionner
Une fois que vous pensez que votre nouveau workflow de signature électronique est prêt, il est temps de passer au test. Non seulement votre logiciel de signature électronique doit être facile à utiliser pour les clients, mais il doit également faire gagner du temps aux membres de votre organisation qui l’utilisent, sans jamais transiger sur la sécurité et l’aspect juridique.
Les tests d’assurance qualité sont particulièrement importants si vous avez choisi d’intégrer votre solution de signature électronique étroitement avec votre configuration informatique. Même si vous pensez apporter des modifications à l’avenir, faire subir quelques essais préalables à votre nouveau processus de signature électronique est un excellent moyen de vous assurer que le programme part du bon pied et qu’il bénéficie d’une adoption rapide.
Le bon déploiement de signature électronique, simplifié avec Dropbox Sign
Que vous ayez besoin de la simplicité d’une application, de la personnalisation d’une API ou de la productivité optimale qu’offrent les intégrations et les extensions, choisir le bon déploiement de signature électronique est une décision importante que chaque entreprise devra prendre pour réaliser sa transformation numérique.
Quel que soit votre choix, Dropbox Sign a l’option de déploiement qu’il vous faut. Aucune d’entre elles ne transige sur la sécurité, la conformité et la facilité d’utilisation qui ont fait notre renommée.
Et si la solution que vous choisissez aujourd’hui ne vous convient plus dans quelques années, aucun problème ! Nos solutions sont évolutives et notre équipe s’adapte très facilement. Inscrivez‑vous à une offre d’essai gratuite dès aujourd’hui et faites‑vous votre opinion. Si vous ne trouvez pas la solution qui vous correspond, nous la construirons pour vous.
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