Comment préparer et animer une réunion avec les parties prenantes

Les réunions avec les parties prenantes sont essentielles à la réussite du projet. Dans ce guide, nous vous expliquerons comment préparer et mener des réunions efficaces avec les parties prenantes afin d’obtenir des résultats.

Les réunions avec les différentes parties prenantes sont essentielles pour assurer le bon déroulement des projets et garantir que toutes les personnes impliquées partagent la même vision. Mais qu’est-ce qu’une réunion entre parties prenantes et comment en organiser une efficacement ?

Dans cet article, nous répondrons à ces questions et vous donnerons quelques conseils pour utiliser Dropbox et rendre vos réunions avec les parties prenantes encore plus productives.

Qu’est-ce qu’une réunion avec les parties prenantes ?

Une réunion entre parties prenantes réunit toutes les personnes clés impliquées dans un projet ou une relation commerciale : en deux mots, vous, en tant que fournisseur de produits ou services, et vos clients. Ces réunions offrent aux parties prenantes l’occasion de partager leurs idées, d’exprimer leurs préoccupations et de prendre des décisions concernant le projet.

Le choix des participants à une réunion entre parties prenantes dépend de l’objectif et des résultats attendus.

Différents types de réunions avec les parties prenantes

Il existe différents types de réunions avec les parties prenantes, chacune avec son format et ses objectifs spécifiques. En voici quelques exemples :

• Réunions de lancement : organisées au début d’un projet pour en définir la vision, les objectifs et le périmètre. Elles sont aussi l’occasion de présenter l’équipe projet et les parties prenantes les uns aux autres.
• Entretiens avec les parties prenantes : il s’agit de réunions individuelles avec les parties prenantes pour vous aider à comprendre leur vision, leurs objectifs, leurs processus actuels et leurs préoccupations.
• Réunions supplémentaires avec les parties prenantes : ces réunions sont organisées tout au long du cycle de vie du projet afin de faire le point avec les parties prenantes, de les tenir informées des progrès et de recueillir leurs commentaires.

Comment se préparer à une réunion avec les parties prenantes

Pour que votre réunion soit productive, il est important de la préparer au préalable. Voici quelques conseils à garder en tête pendant l’animation d’une réunion :

Avoir un objectif

Définissez un objectif clair pour la réunion : s’agit-il de faire le point sur la situation ? Souhaitez-vous des commentaires sur un livrable en particulier ? Avez-vous un différend ou un désaccord à régler ?

Lorsque vous savez pourquoi vous devez rencontrer les parties prenantes et lorsque vous clarifiez pourquoi elles doivent vous rencontrer, le choix des participants se fait plus naturellement.

Établir un ordre du jour de réunion

Préparez un ordre du jour pour donner une structure et une orientation à votre réunion. Vous pouvez envoyer votre ordre du jour par e‑mail aux participants avant la réunion, afin qu’ils puissent préparer des questions et des points de discussion supplémentaires, et utiliser Dropbox Envoyer et suivre pour suivre qui consulte ce document avant votre réunion.

Voici quelques points que vous pourriez aborder :

• Calendriers ou feuilles de route des projets
• Événements clés du projet
• Livrables récents ou à venir
• Résultats ou performances
• Préoccupations ou risques
• Prochaines étapes ou actions

Avec Dropbox, partagez des liens vers les ressources et documents associés à l’ordre du jour, dans un format facilement accessible par tous.

Comprendre qui doit participer à la réunion et ce qui est important pour chacun

Inviter trop de personnes à une réunion peut vite devenir chaotique. Comme on dit : trop de cuisiniers gâtent la sauce ! C’est presque aussi improductif que de multiplier les réunions : vous perdez un temps précieux qui pourrait être consacré à un travail effectif.

En n’invitant que les parties prenantes pertinentes, vous gagnez en productivité. Si votre projet implique de nombreux intervenants, limitez le nombre de participants en vous demandant pourquoi une personne n’a pas besoin d’assister, plutôt que pourquoi elle devrait être présente.

Organiser des réunions avec moins de participants permet également d’échanger sur les priorités individuelles de chacun, ainsi que sur le raisonnement derrière certains désaccords ou certaines décisions. Dans une grande réunion, il est impossible de répondre aux préoccupations de chacun, à moins d’y consacrer la journée entière !

Qu’est-ce qu’une partie prenante ?

En termes simples, une partie prenante est une personne ayant un intérêt direct dans le processus décisionnel et les activités d’une entreprise ou d’un projet. Son soutien est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise ou du projet.

Une partie prenante peut être, par exemple, un :

• directeur ou directeur adjoint
• investisseur
• directeur des systèmes d’information, directeur financier ou directeur général
• chef de projet

Mais plus largement, il existe des parties prenantes internes (vos employés, propriétaires et responsables) et des parties prenantes externes, comme vos clients, actionnaires, créanciers, le gouvernement, les syndicats…

Être prêt à répondre aux différentes questions

Quelle que soit votre préparation, les parties prenantes vous poseront probablement des questions auxquelles vous n’avez pas pensé. Pour démontrer votre professionnalisme et votre engagement envers le projet, il est recommandé d’anticiper certaines questions et de s’y préparer.

Il est impossible de tout prévoir, mais vous impressionnerez certainement vos parties prenantes si vous avez des réponses structurées prêtes à l’emploi.

Comment organiser une réunion avec les parties prenantes

Une fois votre réunion avec les parties prenantes prête, il est temps de l’animer. Voici quelques conseils :

Donner le bon exemple

En tant qu’hôte, vous donnez le ton à la réunion. Montrez-vous courtois et impliqué. Pratiquez l’écoute active et soyez pleinement présent.

Rester concentré

Essayez de suivre votre ordre du jour et n’oubliez pas les points/questions supplémentaires que vous avez préparés. Démontrez que vous êtes un hôte proactif qui a anticipé les difficultés potentielles, plutôt que réactif et incapable de gérer les problèmes évitables. Vous pourrez ainsi instaurer un climat de confiance avec vos parties prenantes.

En respectant autant que possible votre ordre du jour, vous pouvez ensuite prévoir du temps pour un brainstorming ou une séance de questions-réponses à la fin de la réunion. Essayez d’encourager chacun à s’exprimer et à participer, pas seulement les acteurs clés.

Adapter votre langage à vos parties prenantes

Nous considérons parfois à tort que nos clients comprennent les aspects techniques de notre travail. Bien qu’ils connaissent bien leur propre secteur d’activité, ils ne sont probablement pas experts de votre produit ou service, contrairement à vous.

Essayez d’éviter le jargon trop technique ou confus que les parties prenantes pourraient ne pas comprendre. Concentrez-vous plutôt sur ce qui compte vraiment pour elles.

Conseils après la réunion

Après votre réunion avec les parties prenantes, il est important d’assurer un suivi, de vérifier la bonne réalisation des actions convenues et de programmer la prochaine réunion si nécessaire.

Dropbox peut vous aider en vous fournissant un espace centralisé pour stocker les notes de réunion, les liens vers les documents utiles et les enregistrements vidéo. Vous pouvez également utiliser la fonction Envoyer et suivre pour envoyer des documents de réunion et suivre qui les a consultés.

Ou, si vous avez enregistré votre réunion, vous pouvez la partager directement depuis votre compte Dropbox, ce qui renforcera l’engagement des parties prenantes : les absents pourront se mettre à jour et les participants pourront s’y replonger.

Organiser des réunions efficaces avec les parties prenantes grâce à Dropbox

Dropbox est le partenaire idéal pour faciliter vos réunions avec les parties prenantes. Grâce à des fonctionnalités comme Envoyer et suivre, les statistiques sur les documents et les contrôles de partage avancés, Dropbox simplifie la préparation, l’animation et le suivi des réunions avec les parties prenantes.