La réussite d’une entreprise peut dépendre de la manière dont sont gérés les contrats. Des difficultés dans le workflow peuvent entraîner des problèmes juridiques, se transformer en gouffre financier et endommager les partenariats. À l’inverse, lorsque les contrats sont gérés correctement, votre organisation peut éviter les litiges et maintenir de bonnes relations avec ses partenaires, deux facteurs essentiels à la croissance.
Découvrons comment créer et optimiser un processus de gestion des contrats qui pourra évoluer avec votre organisation, ainsi que tous les avantages associés.
Activez les notifications automatisées
Personne dans l’équipe ne veut se charger de suivre chaque événement clé du processus de gestion des contrats, car c’est une tâche difficile. De plus, toutes les étapes de ce workflow n’exigent pas une intervention humaine.
Il est possible de faire appel à un système automatisé pour recevoir les nouvelles demandes de contrat, rédiger le texte juridique de base des nouveaux contrats et simplifier l’audit, la création de rapports, les approbations et les renouvellements.
La possibilité de définir des rappels sur la plateforme et même d’activer les rappels automatiques par e‑mail évite également aux membres de votre équipe, probablement déjà très occupés, d’avoir à se souvenir de tout. Ils peuvent ainsi se concentrer davantage sur leurs objectifs.
Ajoutez des fonctionnalités de signature électronique
L’aspect “signature” est probablement l’élément le plus important d’un contrat. Aucun accord ne peut être passé tant que le contrat n’est pas signé.
Avec la signature électronique comme option, votre équipe peut s’assurer que tous les documents sont signés le plus rapidement possible.
Les signatures numériques permettent de passer des contrats en déplacement, de façon sécurisée et efficace. Veillez à les intégrer à vos outils de gestion des contrats.
Gagnez du temps avec les modèles
Nul besoin de rédiger tous les contrats de A à Z. Même si vous souhaitez certainement que chaque contrat ait l’air personnalisé pour chaque client (voire qu’il le soit réellement), quelques procédés standardisés peuvent faire la différence. Une bibliothèque fiable de contrats vous donnera des bases solides pour développer les contrats les plus complexes.
Avec Dropbox Sign, vous pouvez convertir vos contrats les plus fréquemment utilisés en modèles ou télécharger certains formulaires courants comme les accords de confidentialité, les accords de conseil et les politiques relatives aux réseaux sociaux.
Autres façons de maintenir vos processus de gestion des contrats à jour
Évaluez votre workflow actuel
La façon de gérer vos contrats va considérablement évoluer au fil du temps. Donnez donc à votre équipe les moyens de revoir ce processus régulièrement (tous les trimestres ou tous les ans). N’ayez pas peur de célébrer vos victoires clés, mais n’oubliez pas de résoudre les difficultés et défis qui se dressent sur votre route. Grâce à ces informations, vous allez pouvoir améliorer la façon dont sont gérés les contrats dans votre organisation.
Que votre objectif soit d’éliminer certains risques ou de faire des économies, il est important de savoir exactement pourquoi vous revoyez votre approche de la gestion des contrats. Pour repenser les processus de traitement des contrats de votre entreprise, vous devez déterminer le “pourquoi” et le “comment”.
Tenez-vous-en à un seul système
Oui, chaque client nécessite un engagement personnalisé. Et même si cela peut sembler un peu contre-intuitif, la standardisation de votre processus de gestion des contrats vous permet de vous occuper de chaque client plus efficacement.
L’utilisation d’un système de gestion des contrats permettant de centraliser l’ensemble de vos contrats et interactions avec les parties prenantes peut vous éviter des problèmes de documents manquants et de mauvaise communication en aval.
Avec un système unique, la communication est améliorée entre les différents acteurs intervenant dans le processus de traitement des contrats, et les informations sensibles sont mieux protégées.
Entrez dans l’ère moderne
Que votre équipe de vente travaille à l’amélioration de la gestion des contrats ou que vous ayez besoin de repenser ce processus dans l’ensemble de votre organisation, nous avons les outils et les ressources pour vous aider à simplifier votre processus.
Avec un peu de préparation et l’aide des services cloud, vous pouvez transformer la gestion des contrats en un processus simple et efficace qui vous aidera à accélérer votre croissance.
