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Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle ? Et quand est-il nécessaire d’utiliser ce type de fonctionnalité ?

6 minutes

1 décembre 2024

Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle ?

Imaginez-vous un peu : un club secret et surpuissant réservé à vos fichiers confidentiels et autres documents importants. C’est le principe d’une salle de données virtuelle. Un peu comme une forteresse numérique, mais en plus intéressant.

Pour faire simple, une salle de données virtuelle est un espace en ligne sécurisé dans lequel vous pouvez réunir toutes les personnes qui ont besoin d’accéder à ces données, leur permettant de collaborer sur des projets top secret et de partager des informations sensibles en toute sécurité.

Votre salle de données virtuelle met à votre disposition tout ce dont vous avez besoin en assurant la protection à l’aide d’un chiffrement puissant et de contrôles d’accès renforcés.

Les salles de données virtuelles regroupent toutes ces fonctionnalités avancées qui rassurent les personnes autorisées et protègent vos fichiers et documents confidentiels. Elles constituent l’une des fonctionnalités de DocSend et offrent un moyen idéal de réaliser les opérations suivantes :

  • Importer et stocker vos fichiers confidentiels
  • Protéger vos documents et données
  • Organiser vos données de façon systématisée

En utilisant une salle de données virtuelle, vous vous entourez des meilleurs alliés en matière de gestion des documents et fichiers numériques. Il s’agit de la meilleure option pour vos processus de due diligence, vos introductions en bourse et vos autres projets confidentiels.

En résumé, c’est du sérieux. En effet, la confiance numérique est aujourd’hui plus importante que jamais : une étude de McKinsey révèle d’ailleurs que 53 % des personnes interrogées privilégient les entreprises réputées pour la protection des données.

La confiance encourage la croissance, et si vous ou votre entreprise manipulez des données sensibles, vous avez réellement besoin d’envisager l’utilisation d’une salle de données virtuelle.

Un groupe de personnes réunies autour d’un ordinateur portable dans un bureau physique

Comment fonctionne une salle de données virtuelle sécurisée ?

Parce qu’elle est à la fois sécurisée et disponible en ligne, votre salle de données virtuelle est accessible partout et à tout moment. Que vous soyez à la maison au chaud dans vos chaussons ou attablé dans votre café préféré, votre « labo secret » contenant toutes vos précieuses données est toujours là, à seulement quelques clics.

Voyons les fonctionnalités clés qui rendent cela possible :

  • Chiffrement de pointe
  • Contrôle d’accès strict
  • Paramètres d’autorisations versatiles

Sans oublier les fonctionnalités de collaboration !

Vous pouvez ajouter des commentaires, discuter de vos projets et travailler en temps réel sur des fichiers, le tout dans un espace en ligne dédié et sécurisé.

DocSend combine la sécurité, les statistiques et d’autres fonctionnalités pratiques dans une salle de données virtuelle intuitive. 

Argumentez, analysez et concluez des transactions au même endroit.

Avec Dropbox DocSend, vous pouvez réduire le nombre d’outils, le temps passé et la complexité, et ainsi accélérer les transactions.

À quoi sert une salle de données virtuelle ?

Il est possible d’utiliser votre salle de données virtuelle d’une multitude de façons, qu’il s’agisse de collecter des fonds pour une start-up, de sécuriser les communications avec votre conseil d’administration, d’obtenir des commentaires sur vos présentations, etc.

Elles sont dotées de toutes les fonctionnalités nécessaires pour éloigner les regards indiscrets, ce qui les rend idéales pour :

  • Protéger vos documents, comme vos papiers officiels et dossiers médicaux
  • Stocker vos documents et fichiers dans un emplacement centralisé, lors de fusions ou d’autres transactions
  • Héberger de grands volumes de données pour y faciliter l’accès par différentes personnes
  • Examiner, localiser ou suivre des documents sur plusieurs appareils sans utiliser de logiciel supplémentaire
  • Collaborer efficacement au sein d’une grande organisation ou sur un projet complexe avec de nombreuses données

DocSend est un outil de collaboration puissant qui vous offre toutes ces possibilités, dont les salles de données virtuelles ne sont qu’un aperçu. Essayez-le gratuitement.

Contrats, litiges, gestion de la propriété intellectuelle, audits pour la vente de biens immobiliers, transactions de location ou remèdes médicaux… Votre équipe peut y travailler en toute sécurité dans une salle de données virtuelle.

Une capture d’écran des modèles de salle de données virtuelle disponibles dans DocSend.

Vous souhaitez préserver la confidentialité d’un projet ?

DocSend fournit un contrôle et une visibilité accrus, avec un suivi des documents et des statistiques en temps réel. C’est une solution sécurisée, accessible et conçue pour mettre en valeur vos données.

Découvrez ce que nos clients pensent de DocSend :

Utilisez DocSend pour créer une salle de données virtuelle sécurisée

Voilà donc ce qu’est une salle de données virtuelle : un genre de club sécurisé auquel seules les personnes autorisées peuvent accéder. Et DocSend constitue le meilleur moyen d’en créer une !

Grâce aux capacités de chiffrement sophistiquées, vous pouvez décider qui peut s’approcher de vos données. Oubliez les pièces jointes, et faites place au travail simplifié grâce au partage de documents sécurisé.

FAQ sur les salles de données virtuelles

Lorsque la sécurité et la confidentialité sont vos priorités, les salles de données virtuelles sont plus adaptées que les dossiers partagés. Il s’agit du meilleur choix pour stocker et consulter les fichiers sensibles qu’un groupe de personnes précises doit pouvoir utiliser. Elles sont également tout indiquées si vous avez besoin de fonctionnalités comme des autorisations ou des statistiques et de pouvoir collaborer, ce que n’offrent pas les applications de partage de fichiers.

Les salles de données virtuelles servent à regrouper les fichiers, documents et données qui requièrent un niveau de sécurité élevé. De nombreuses personnes, dans les équipes RH par exemple, travaillent à longueur de journée avec des fichiers confidentiels. Une salle de données virtuelle est donc idéale pour stocker ces fichiers et collaborer dessus au quotidien. D’autres encore, comme les start-up qui organisent des séries de financement, ont moins souvent besoin de travailler sur des fichiers confidentiels partagés, et utiliseront donc les salles de données virtuelles uniquement en cas de besoin.

Les deux reposent sur les mêmes bases, mais, comme son nom l’indique, la salle physique stocke vos données dans un emplacement physique, tandis que la salle virtuelle le fait en ligne. Les salles de données physiques étaient monnaie courante avant Internet, mais leur version virtuelle offre aujourd’hui un mode de collaboration plus pratique, économique et traçable.

Pour accéder à une salle de données virtuelle, il vous faut un logiciel de stockage de données comme Dropbox, afin de bénéficier d’une sécurité de pointe. Des autorisations, paramètres d’accès et certifications supplémentaires contribuent également à renforcer la sécurité, pour que vos données restent protégées même si vous avez des exigences complexes au niveau des personnes autorisées à y accéder. Les salles de données virtuelles sont bien plus sûres que les e‑mails, le stockage sur ordinateur ou les dossiers partagés.

Votre compte Dropbox vous permet d’essayer DocSend gratuitement et de créer une salle de données virtuelle. Les utilisateurs existants peuvent se connecter avec leur compte Dropbox, et les nouveaux peuvent créer un compte DocSend pour profiter d’une offre d’essai pendant 14 jours. La facilité d’utilisation, la sécurité des données et les fonctionnalités de stockage des données de Dropbox en font l’une des meilleures salles de données virtuelles disponibles.

Les salles de données virtuelles permettent de stocker en toute sécurité vos fichiers et documents, d’autoriser plusieurs personnes à y accéder, et constituent une base de données en ligne pour toutes vos informations confidentielles. Elles jouent le rôle de centre de distribution et de stockage sécurisé pour tous types de documents, en particulier lors des processus de due diligence, auxquels plusieurs personnes ont besoin d’accéder.

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