Edit Expand crée huit fois plus de vidéos avec Dropbox, rapidement, à moindre coût et en toute sécurité

Arrière-plan

Edit Expand est une agence de production vidéo qui aide ses clients à donner vie à leurs idées. En se concentrant sur l’utilisation des ressources existantes des clients et en travaillant avec des clients novices dans la production vidéo, l’équipe Edit Expand adapte le contenu en fonction des besoins des clients et crée les processus qui les maintiennent en activité. L’agence est passionnée par la diffusion de contenus captivants qui suscitent et maintiennent l’engagement, comme les démonstrations et les webinaires, qui sont souvent négligés, mais qui jouent pourtant un rôle crucial dans la fidélisation de la clientèle.

Défi : une petite équipe avec une grosse charge de travail

La petite équipe de cinq personnes d’Edit Expand qui travaille à distance, gère simultanément 10 à 20 projets. Pour suivre le rythme, ils ont besoin d’un moyen simple de stocker, partager et rechercher des fichiers. De plus, ils doivent stocker et partager les fichiers en toute sécurité, ce qui est particulièrement crucial lorsqu’on travaille avec des grandes entreprises comme Adobe et Amazon.

Edit Expand cherchait une solution plus efficace pour la synchronisation et le stockage de fichiers, ainsi qu’une plateforme qui rassemblerait les commentaires et les idées des clients sur lesquels toute l’équipe pourrait travailler. « Le plus grand défi pour moi, c’est que chaque client se sente écouté et compris », confie Adam Nielson, fondateur d’Edit Expand. « J’ai souvent besoin de regrouper les avis, les commentaires et les réflexions de 15 fils de discussion distincts, ce qui peut s’avérer fastidieux. »

Solution : tout avoir au même endroit

Edit Expand a essayé différentes solutions de stockage infonuagique, mais elles présentaient toutes des limites. L’une d’entre elles présentait des problèmes de synchronisation de fichiers volumineux, tandis que d’autres avaient des problèmes de lenteurs dans la lecture ou d’enregistrement des versions de fichiers. Adam Nielson a ensuite fait entrer Dropbox dans l’histoire en déclarant : « Je suis un fidèle de Dropbox depuis longtemps. Ça fonctionne tout simplement. »

Aujourd’hui, l’agence stocke tous ses projets sur Dropbox et y travaille, ce qui en fait sa seule source de vérité. Tout, des scripts en passant par les montages jusqu’aux révisions, est géré dans Dropbox, du début à la fin. « Les fichiers sont synchronisés sur tous nos appareils, ce qui élimine toute redondance. Nous pouvons ainsi être certains de travailler avec les plus récentes versions fournies par nos clients », explique Nick Spinder, rédacteur en chef chez Edit Expand. Les membres de l’équipe reçoivent également des notifications lorsque les fichiers sont mis à jour, ce qui accélère la collaboration.

Avec Dropbox Replay, les clients et les membres de l’équipe peuvent laisser des notes sur des premières ébauches de vidéos, des scripts ou encore des images spécifiques. Adam Nielson peut ensuite consolider et filtrer les commentaires pour fournir aux éditeurs les détails dont ils ont besoin pour effectuer des modifications. « On reçoit beaucoup trop de courriels et de messages Slack avec des commentaires sur les fichiers et les images », explique-t-il. « Il est donc important de suivre tous les changements que nous avons effectués et de nous assurer que seules les informations les plus importantes parviennent aux monteurs. Je peux ensuite mettre le tout dans Dropbox Paper. »

Résultats : gain de temps, réduction des coûts, plus de création

Avoir tout sur une seule plateforme signifie que l’équipe Edit Expand peut effectuer différentes tâches en toute transparence. « Je gère des dizaines de vidéos et j’enchaîne plusieurs projets en même temps. Grâce à Dropbox, je peux passer facilement d’une tâche à l’autre », explique Nick Spinder.

Dropbox garde également toutes les ressources bien organisées pour que l’équipe puisse trouver rapidement les fichiers. Il s’agit-là d’une fonctionnalité clé pratique utilisée dans le traitement de grandes quantités de données. Dans un projet, Adobe a demandé à Edit Expand de créer une vidéo illustrant l’utilisation combinée de ses produits. Cette vidéo a nécessité des captures d’écran détaillées et la participation d’environ 10 spécialistes par produit.  Étant donné que l’entreprise Edit Expand devait créer les ressources elle-même, Nick Spinder a simplement utilisé les fonctions de recherche de Dropbox pour trouver facilement les versions de démonstration et les fichiers dont il avait besoin. « Nous pensions au début que les ressources étaient insuffisantes. Mais en un rien de temps, nous avons pu redresser la barre », explique-t-il.

Par conséquent, l’équipe d’Edit Expand, qui est certes petite, mais puissante, peut produire une quantité impressionnante de contenus. En 2024, en plus d’autres projets clients pour Cloudinary et Amazon, ils ont réalisé plus de 150 projets pour Adobe, notamment des publicités et des webinaires. Cela a nécessité de passer au peigne fin plusieurs centaines de fichiers vidéo et de segments audio. « Autrefois, il fallait fouiller dans le placard pour trouver les disques durs », ajoute Adam Nielson.

Dropbox permet à l’équipe de travailler efficacement, n’importe où, n’importe quand.

« La créativité dépend de la capacité des gens à être dans le bon état d’esprit. En laissant mon équipe travailler quand elle est la plus productive, on économise des milliers, voire des dizaines de milliers de dollars par projet. »

En travaillant à distance, Edit Expand évite également les frais de location de bureaux. Si le système d’un monteur n’est pas assez puissant pour produire des vidéos, l’équipe peut simplement accéder au fichier du projet, effectuer des mises à jour et gérer le rendu sur un autre ordinateur, ce qui permet d’éviter des dépenses en matériel inutiles. « Dans l’ensemble, je pense qu’on économise entre 50 000 et 100 000 $ par an, car on n’a pas besoin d’un immeuble entier ou de serveurs massifs pour faire avancer les choses », ajoute Adam Nielson.

Dropbox a aussi apporté à Edit Expand une tranquillité d’esprit : l’équipe ne s’inquiète plus de la maintenance des serveurs, de l’équilibrage des charges de travail ou de la gestion des temps d’arrêt imprévus. « On apprécie la fonction de synchronisation sélective, car on peut choisir ce qu’on veut avoir en ligne pour pouvoir continuer à travailler dessus », explique Adam Nielson. Dropbox garantit que les fichiers seront toujours entièrement synchronisés et mis à jour, même lorsque les monteurs travaillent à partir d’endroits avec une mauvaise connexion Internet. En cas de problèmes d’Internet, l’équipe peut continuer à travailler sur les fichiers présents dans ses disques locaux. Une fois que l'Internet est rétabli, Dropbox télécharge les mises à jour en toute transparence.

Adam Nielson trouve facile de gérer les autorisations d’accès aux fichiers et les paramètres de sécurité, comme le chiffrement et l’authentification multifacteur. Cela signifie que l’agence peut répondre aux attentes des clients et gagner la confiance des plus grandes entreprises. Même en cas de suppression accidentelle de grandes quantités de données, Adam Nielson recevra une alerte et pourra rapidement restaurer les fichiers pour l’équipe.

Cette sécurité et cette fiabilité apportent aussi une tranquillité d’esprit à leurs clients. « Quand les clients voient que leurs fichiers et leurs avis sont sécurisés, organisés et regroupés au même endroit, ils se détendent », explique Adam Nielson. « Ça nous permet d’économiser des heures, voire des jours, de va-et-vient inutiles et de se concentrer sur le processus de création. »