La collaboration avec Dropbox permet à l’Université de Floride de respecter ses obligations liées à son statut d’université financée par le gouvernement fédéral
La plus grande université publique de Floride utilise Dropbox pour relier ses différents pôles universitaires répartis dans 67 comtés et offrir ses services directement aux résidents de l’État.
« Cela peut paraître tout simple, mais Dropbox facilite vraiment la collaboration pour les employés. La plupart des utilisateurs gèrent leurs propres dossiers et structures de fichiers sans la moindre difficulté. »
Produits utilisés
Dropbox
Secteur d’activité
Enseignement
Taille
Plus de 1 000
Emplacement
Gainesville, Floride
Défi : la technologie au service de la cohésion des campus
Avec la multiplication des campus satellites et l’essor du travail à distance, de nombreuses universités cherchent à améliorer la collaboration entre leurs différents sites. Mais pour l’Université de Floride, ce défi et la technologie qu’il requiert revêtent une importance encore plus stratégique.
En tant qu’université publique, l’Université de Floride est tenue par la loi d’être présente physiquement dans chaque comté de Floride pour pouvoir dispenser son enseignement aux résidents de l’État.
L’IFAS (Institut de l’alimentation et de l’agronomie de l’Université de Floride), qui gère les obligations de l’établissement en matière d’attributions foncières, se retrouve ainsi avec un pôle universitaire dans chacun des 67 comtés de Floride, et un total de 102 sites répartis dans tout l’État.
Pour son équipe informatique, une nouvelle technologie était indispensable pour éliminer les barrières physiques à la collaboration. Mais normaliser les outils et les processus sur ces différents sites n’était pas une mince affaire. « Le plus compliqué, dans notre travail, ce n’est pas la technologie, mais la communication », explique Dan Cromer, directeur informatique de l’IFAS (Institut de l’alimentation et de l’agronomie de l’Université de Floride). « Faire en sorte que tous les utilisateurs suivent les mêmes processus demande beaucoup de travail. » L’institut s’est rendu compte qu’en l’absence d’une solution simple d’utilisation, les employés utilisaient leurs comptes Dropbox personnels pour collaborer malgré la distance. Il en résultait une dispersion des données et une multiplication des processus dans les différents systèmes qui nuisaient à la fois à la sécurité et à la collaboration.
« Nous avons remarqué que les utilisateurs accomplissaient beaucoup de choses dans Dropbox, ce qui n’aurait pas forcément été le cas avec un autre outil. Le déploiement de Dropbox a permis de poursuivre tout ce travail sans interruption et de la façon la plus sécurisée possible. »
Plus les besoins de collaboration augmentaient, plus l’utilisation de Dropbox se démocratisait. Dans le cadre d’une initiative de sécurité, l’équipe informatique centrale de l’Université s’est donc intéressée à l’utilisation officieuse de Dropbox au sein de l’établissement pour découvrir qu’il existait de solides réseaux de collaboration Dropbox dans l’ensemble de l’Université. « Les outils dont nous disposions posaient des difficultés à l’égard des politiques de partage et de la collaboration impliquant des types de fichiers complexes, explique Saira Hasnain, DPI adjointe. Au fil du temps, les utilisateurs se sont tournés vers Dropbox pour collaborer enfin en toute simplicité. »
Plutôt que de supprimer l’accès à Dropbox et de forcer les utilisateurs à abandonner leurs processus et leurs données, l’institution a fait le choix inverse et s’est dotée d’un compte pour l’Université.
« Avec les directeurs informatiques, les professeurs et l’équipe administrative, nous avons remarqué que les utilisateurs accomplissaient beaucoup de choses dans Dropbox, ce qui n’aurait pas forcément été le cas avec un autre outil, explique la DPI, Elias Eldayrie. Le déploiement de Dropbox a permis de poursuivre tout ce travail sans interruption et de la façon la plus sécurisée possible. »
Solution : simplicité et sécurité
À ce jour, l’Université de Floride a déployé des licences pour plus de 5 000 employés. Les chercheurs utilisent Dropbox pour collaborer en interne et en externe pour les demandes de bourses de recherche. « Nos utilisateurs ont constaté que l’utilisation de Dropbox permettait d’éviter une bonne partie des malentendus liés à l’échange de documents par courriel », précise Lane Blanchard. Un professeur en pharmacie utilise Dropbox pour collaborer avec des chercheurs au Nigeria. Comme ses collègues disposent de connexions Internet limitées et ne peuvent pas télécharger de fichiers vidéo volumineux, il est essentiel pour eux de pouvoir les regarder directement dans Dropbox. Et comme Dropbox est conforme à la norme HIPAA, les chercheurs issus de domaines tels que la médecine peuvent conserver au même endroit l’intégralité de leurs fichiers, y compris ceux qui contiennent des informations de nature délicate.
Pour le département informatique de l’Université de Floride, Dropbox joue un rôle essentiel dans la gestion des données et la collaboration au sein de l’université. « Cela peut paraître tout simple, mais Dropbox simplifie vraiment la collaboration pour les employés, explique Lane Blanchard, responsable informatique de la faculté de pharmacologie. La plupart des utilisateurs gèrent leurs propres dossiers et structures de fichiers sans la moindre difficulté. » Toute l’équipe informatique apprécie l’approche de Dropbox, dont la simplicité réduit les besoins de formation et d’assistance. « Je ne me souviens d’aucune plainte d’utilisateur concernant Dropbox, confie Dan Cromer. Et ce n’est pas le genre de chose que l’on dit souvent dans ma profession. »