Comment trouver la bonne solution de signature électronique pour votre entreprise

Dans un rapport de 2018 sur l’état des directions des services informatiques (DSI), International Data Corporation a estimé que les dépenses consacrées à la transformation numérique dépasseraient 2 000 milliards de dollars en 2019. De plus, jusqu’à 40 % de toutes les dépenses technologiques des entreprises seront directement consacrées à la transformation numérique.

La paperasse continue de peser lourd sur le personnel, avec toutes ses inefficacités et ses redondances. Les signatures électroniques offrent un moyen simple de démontrer l’impact et le rendement du capital investi de la transformation numérique sur les processus critiques de l’entreprise.

La question n’est pas de savoir si votre organisation doit adopter une solution de signature électronique pour améliorer l’expérience client, l’efficacité et la sécurité, mais plutôt de déterminer quelle option d’intégration de signature électronique convient à votre organisation maintenant que vous êtes prêt à poursuivre la transformation.

Vos options pour déployer votre solution de signatures électroniques

Nous ne pouvons pas dire que nous sommes tristes de voir tant d’options de signature électronique apparaître, mais bon sang, il peut être déroutant de savoir quelle solution vous convient le mieux lorsque vous débutez!

Dans l’équipe Dropbox Sign, nous sommes un groupe de passionnés de processus de signature électronique, mais nous savons que tout le monde ne l’est pas. C’est pourquoi nous avons élaboré ce guide simple expliquant comment choisir la bonne solution de signature électronique selon les attentes et les besoins de votre organisation. Et en prime, pour tous ceux qui lisent jusqu’à la fin, nous vous proposons même quelques conseils géniaux pour rendre l’intégration de votre signature électronique aussi simple que possible.

1. Utilisez les signatures électroniques avec une application mobile ou Web

Une application de signature électronique mobile ou Web prête à l’emploi est idéale pour les organisations qui n’ont pas de besoins complexes en matière de signature électronique et qui ne prévoient pas d’effectuer un grand nombre de transactions de signature. Les applications de signature électronique sont idéales pour la documentation unilatérale, comme les contrats de vente, les formulaires RH (Ressources humaines), etc.

Parce qu’elle n’est pas intégrée en profondeur dans vos processus de travail ou votre infrastructure technologique, une application de signature électronique peut être opérationnelle dès que vous êtes en mesure de former votre personnel à son utilisation. Bien que cette solution signifie que vous n’avez pas besoin de ressources informatiques ou de développement à portée de main, elle implique également que vous perdez la possibilité de personnaliser le processus de travail pour ajouter votre image de marque ou intégrer vos processus existants. ‍

Nous avons créé notre application Dropbox Sign (anciennement HelloSign) pour les équipes qui appréhendent de travailler avec du code et qui veulent une solution de signature électronique simple et rapide. Mais ce n’est pas parce que Dropbox Sign est facile à configurer et agréable à utiliser qu’il manque de puissance sous le capot.

Les outils de gestion des équipes de classe professionnelle facilitent la modification des membres de l’équipe (ajout, suppression, mise à niveau). Vous pouvez signer des documents ainsi que demander des signatures à un maximum de 20 personnes différentes et suivre l’évolution de vos documents tout au long de leur processus de signature. Vous pouvez même créer vos propres modèles pour gagner du temps et éliminer l’anxiété associée à des signatures multiples!

Et pour les organisations qui souhaitent ajouter plus de dix utilisateurs, nous proposons également Dropbox Sign Premium, une plateforme de signature électronique sécurisée et évolutive.

2. Intégrer des signatures électroniques à une API

Pour intégrer de manière transparente une expérience de signature électronique élégante directement dans votre processus de travail, votre site Web ou votre application, nous vous recommandons une API de signature électronique. Les API de signature électronique augmentent l’efficacité en aidant les entreprises à créer des processus générés par le système pour des documents complexes, tels que les demandes de crédit, les réclamations d’assurance, les prêts hypothécaires, la création de comptes, etc.

Les API de signature électronique sont idéales pour les organisations avec des processus de travail complexes et nuancés et des volumes de transactions moyens à élevés. Elles offrent généralement une personnalisation avancée du processus de travail, vous permettant de peaufiner et d’intégrer étroitement leurs fonctionnalités pour qu’elles s’adaptent même à vos processus les plus spécifiques. Ce niveau de personnalisation s’étend à l’image de marque et au flux utilisateur, ce qui signifie que vous êtes en mesure de créer une expérience qui favorise l’adoption des employés ainsi que la fidélisation des clients!

Bien qu’une API de signature électronique ne soit pas une solution prête à l’emploi, comme son homologue Web, un fournisseur fiable doit offrir des informations SDK, une documentation claire et un soutien fourni par des développeurs pour aider vos équipes de développement à mettre en place et à intégrer votre solution en toute fluidité.

En tant qu’entreprise axée sur les API, nous nous engageons à simplifier l’intégration de l’API Dropbox Sign, à la rendre facile à utiliser, fonctionnelle et entièrement adaptable aux besoins spécifiques de nos clients Nous souhaitons que nos clients utilisent notre logiciel, mais aussi qu’ils en tirent le meilleur parti. Il offre une personnalisation sans faille, un entretien simplifié, des fonctionnalités juridiques et de sécurité renforcées, une configuration rapide, et bien plus encore.

Vous ne savez pas si une application ou une API vous convient le mieux? Contactez dès aujourd’hui l’équipe Dropbox Sign, serviable et experte en technologies, pour découvrir lequel de nos puissants systèmes de signature électronique est le mieux adapté à votre entreprise.

3. Ajoutez des intégrations et des extensions de signature électronique à vos applications actuelles

Les intégrations et extensions de signature électronique vous aident à accomplir vos activités plus efficacement en transférant des informations entre les services et en automatisant les actions sans que vous ayez à quitter l’application dans laquelle vous travaillez. Découvrez à quel point c’est facile avec Dropbox :

Avec une extension de signature électronique, vous pouvez étendre les fonctionnalités des systèmes d’entreprise que vos employés utilisent déjà. Lorsqu’elles sont intégrées à vos processus de travail orientés utilisateur, elles peuvent aider les clients à accomplir leurs tâches plus rapidement, ce que nous pouvons tous apprécier!

Nous aimons créer des intégrations et des extensions qui facilitent au maximum la signature, quel que soit l’outil que vous utilisez. Découvrez notre liste complète d’intégrations ici!

Comment déployer votre solution de signature électronique

Quelle que soit la solution que vous choisissez de déployer, la mise en œuvre de toute initiative comporte ses propres défis initiaux.

Lorsque les choses se compliquent, ne remettez pas en question votre investissement dans les signatures électroniques : suivez ces étapes pour vous assurer que votre système de signature électronique est configuré pour un succès durable.

Choisissez le bon partenaire avec soin

L’intégration de signatures électroniques dans votre processus de travail peut vraiment changer la donne. Souhaitez-vous vivre ce changement avec un fournisseur dont l’idée du service à la clientèle est une page FAQ ou souhaitez-vous faire équipe avec un partenaire spécialisé qui a déjà fait cela et qui vous accompagne à chaque étape ?

Recherchez un partenaire qui anticipera vos besoins et sera prêt à vous aider à élaborer une feuille de route unique pour garantir le succès de votre intégration de signature électronique maintenant et à l’avenir.

Établissez votre processus de travail unique

Le logiciel de signature électronique est puissant. Il y a de fortes chances que, quelle que soit la solution que vous choisirez, elle offrira toutes sortes de nouvelles options et opportunités que vous n’aviez pas auparavant. Prenez le temps de découvrir et de tester toutes ces fonctionnalités pour trouver des moyens d’améliorer l’efficacité et la productivité de votre organisation.

Entraînez-vous jusqu’à ce que ce soit parfait

Une fois que vous êtes satisfait de votre nouveau processus de travail de signature électronique, il est temps de le mettre à l’épreuve. Non seulement votre logiciel de signature électronique doit être facile à utiliser pour les clients, mais il doit également faire gagner du temps aux personnes de votre organisation qui interagissent avec lui, tout en préservant la sécurité et la légalité.

Les tests d’assurance qualité sont particulièrement importants si vous avez choisi d’intégrer votre solution de signature électronique en profondeur dans votre configuration informatique. Bien sûr, vous voudrez peut-être apporter des modifications à l’avenir, mais soumettre votre nouveau processus de signature électronique à quelques essais à blanc est un excellent moyen de vous assurer que le programme démarre du bon pied et bénéficie d’une adoption rapide.

La bonne solution d’intégration de signature électronique, simplifiée avec Dropbox Sign

Que vous ayez besoin de la simplicité d’une application, de la personnalisation d’une API ou du véritable accélérateur de productivité offert par les intégrations et les extensions, choisir la bonne solution de signature électronique est une décision importante que chaque entreprise devra prendre sur la voie de la transformation numérique.

Quel que soit votre choix, Dropbox Sign dispose d’une option d’intégration adaptée à vos besoins et aucune d’entre elles ne lésine sur la sécurité, la conformité et la facilité d’utilisation pour lesquelles nous sommes connus.

Et si la solution que vous choisissez aujourd’hui n’est pas la même que celle qui vous conviendra dans quelques années, on le comprend! Nos solutions sont évolutives et notre équipe est hautement adaptable. Inscrivez-vous dès aujourd’hui pour un essai gratuit et voyez par vous-même : si vous ne trouvez pas la solution qui vous convient, nous la créerons pour vous.