Les réunions avec les intervenants sont essentielles au succès du projet. Dans ce guide, nous vous expliquerons comment préparer et mener des réunions fructueuses avec les intervenants afin d’obtenir des résultats.
Les réunions avec les intervenants sont essentielles pour assurer le bon déroulement des projets et s’assurer que toutes les personnes impliquées partagent la même vision. Mais qu’est-ce qu’une réunion avec les intervenants, exactement? Comment l’organiser efficacement?
Dans cet article, nous répondrons à ces questions et vous donnerons quelques conseils pour utiliser Dropbox afin de rendre vos réunions avec les intervenants encore plus productives.
Qu’est-ce qu’une réunion des intervenants?
Une réunion des intervenants est un rassemblement de toutes les personnes importantes impliquées dans un projet ou une relation d’affaires — en gros, vous en tant que fournisseur de produit ou de service et vos clients. Ces réunions offrent aux intervenants l’occasion de partager leurs idées, d’exprimer leurs préoccupations et de prendre des décisions concernant le projet.
La participation à une réunion des intervenants dépend de l’objectif et du résultat escompté de cette réunion.
Différents types de réunions avec les intervenants
Il existe plusieurs types de réunions avec les intervenants, chacune ayant son propre but et son propre format. Voici quelques exemples de réunions avec les intervenants :
- Réunions de lancement : ces rencontres ont lieu au début d’un projet afin d’en définir l’objectif, les buts et le périmètre. Elles constituent également une bonne occasion de présenter l’équipe de projet et les intervenants les uns aux autres.
- Entretiens avec les intervenants : il s’agit de rencontres individuelles avec les intervenants visant à vous aider à comprendre leur vision, leurs objectifs, leurs processus actuels et leurs préoccupations.
- Réunions supplémentaires avec les intervenants : ces rencontres sont organisées tout au long du cycle de vie du projet afin de faire le point avec les intervenants, de les tenir au courant des progrès réalisés et de recueillir leurs avis.
Comment se préparer à une réunion avec les intervenants
Pour que votre réunion avec les intervenants soit productive, il est important de la préparer au préalable. Voici quelques conseils à garder en tête en tant qu’animateur de réunion :
Avoir un but
Fixez-vous un objectif clair pour la réunion : faut-il faire le point sur la situation? Avez-vous besoin d’avis sur un livrable en particulier? Avez-vous un différend ou un désaccord à régler?
Lorsque vous savez pourquoi vous devez rencontrer vos intervenants et que vous leur expliquez clairement pourquoi ils devraient vous rencontrer, il deviendra beaucoup plus évident de déterminer qui devrait participer à la réunion.
Établir un ordre du jour de la réunion
Préparez un ordre du jour pour donner une structure et un objectif à votre réunion. Vous pouvez envoyer votre ordre du jour par courriel aux participants avant la réunion, afin qu’ils puissent préparer des questions et des points de discussion supplémentaires, et utiliser la fonctionnalité Dropbox Envoyer et suivre pour surveiller qui interagit avec ce document avant votre réunion.
Voici quelques points que vous pourriez aborder :
- Calendriers ou feuilles de route des projets
- Étapes clés du projet
- Livrables récents ou à venir
- Résultats ou rendement
- Risques ou inquiétudes potentiels
- Prochaines étapes ou actions
Envoyez les liens vers les documents et supports pertinents de l’ordre du jour dans un format facilement accessible grâce à Dropbox.
Comprendre qui doit y assister et ce qui est important pour eux
Inviter trop de personnes à une réunion peut vite devenir chaotique — quand il y a trop d’intervenants, ça se complique, n’est-ce pas? C’est presque aussi néfaste que d’avoir trop de réunions : ça devient chaotique et vous fait perdre du temps précieux que vous pourriez consacrer à des tâches concrètes.
En n’invitant à la réunion que les intervenants concernés, vous pouvez être beaucoup plus productif. Lors de la planification de votre projet, assurez-vous de limiter le nombre de participants aux réunions en vous posant la question de la nécessité de la présence de chaque personne, plutôt que de vous demander si elle est vraiment nécessaire.
Organiser des réunions en plus petit nombre permet également d’ouvrir la discussion aux priorités individuelles des intervenants, ainsi qu’au raisonnement qui sous-tend certaines décisions ou certains désaccords. À moins d’avoir toute la journée, il est impossible de répondre aux préoccupations et aux questions de chacun lors d’une grande réunion!
Qui est un intervenant?
En termes simples, un intervenant est une personne ayant un intérêt direct dans le processus décisionnel et les activités d’une entreprise ou d’un projet. Sans leur soutien, l’entreprise ou le projet ne pourrait pas fonctionner.
Voici quelques exemples d’intervenants :
- Directeur ou directeur adjoint
- Investisseur
- Directeur des systèmes d’information, directeur financier ou directeur général
- Chef de projet
Mais plus largement, il existe des intervenants internes (vos employés, propriétaires et gestionnaires) et des intervenants externes. Il s’agit de vos clients, actionnaires, créanciers, gouvernement, syndicats, etc.
Soyez prêt à répondre à d’autres questions.
Peu importe le niveau de préparation, vos intervenants vous poseront probablement des questions auxquelles vous n’aviez pas pensé. Pour démontrer votre professionnalisme et votre engagement envers le projet, vous devriez anticiper les questions ou points susceptibles d’être abordés et vous y préparer.
On ne peut pas toujours prévoir ces situations, mais vous impressionnerez certainement vos intervenants si vous avez d’excellentes réponses à portée de la main.
Comment organiser une réunion avec les intervenants
Une fois votre réunion avec les intervenants préparée, il est temps de la mener. Voici quelques conseils :
Donnez le bon exemple
En tant qu’hôte, vous donnez le ton à la réunion. Vous devez respecter les bonnes pratiques en réunion et participer activement. Pratiquez l’écoute active et restez présent.
Restez concentré
Essayez de suivre votre ordre du jour et n’oubliez pas les sujets/questions supplémentaires que vous avez préparés. Démontrez que vous êtes un hôte proactif qui a anticipé les problèmes potentiels, plutôt qu’un hôte réactif incapable de gérer les problèmes évitables. Cela contribuera à établir un climat de confiance avec vos intervenants.
En respectant au maximum votre ordre du jour, vous pouvez ensuite prévoir du temps pour un remue-méninges ou une séance de questions-réponses à la fin de la réunion. Essayez d’encourager tout le monde à parler et à participer, et pas seulement les acteurs clés.
Utilisez un langage que vos intervenants comprennent.
Nous tenons parfois pour acquis que nos clients comprennent les aspects techniques de notre travail. Bien qu’ils connaissent bien leur propre secteur d’activité, ils ne sont probablement pas des experts de votre produit ou service, contrairement à vous.
Essayez d’éliminer tout jargon confus ou trop technique que les intervenants pourraient ne pas comprendre, et concentrez-vous plutôt sur ce qui compte le plus pour elles.
Conseils après la réunion
Après votre réunion avec les intervenants, il est important d’assurer un suivi et de vérifier que toutes les actions prévues sont bien menées, et de planifier votre prochaine réunion, si nécessaire.
Dropbox peut vous aider en vous fournissant un espace centralisé pour stocker les notes de réunion, les liens vers le contenu et les enregistrements vidéo. Vous pouvez également utiliser la fonction Envoyer et suivre pour transmettre des documents de réunion et suivre qui les a consultés.
Ou, si vous avez enregistré votre réunion, vous pouvez la partager directement depuis votre compte Dropbox, ce qui renforcera l’engagement des intervenants : ceux qui n’ont pas pu y assister pourront se rattraper et ceux qui y ont assisté pourront rafraîchir leurs connaissances.
Réunions fructueuses avec les intervenants grâce à Dropbox
Dropbox est le partenaire idéal pour les réunions avec les intervenants. Grâce à des fonctionnalités, telles que l’envoi et le suivi, l’analyse des documents et des contrôles de partage avancés, Dropbox facilite la préparation, le déroulement et le suivi des réunions avec les intervenants.
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