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Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle et pourquoi en ai-je besoin ?

6 min de lecture

1er décembre 2024

Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle?

Imaginez ceci : un club secret et surpuissant réservé à vos fichiers confidentiels et autres documents importants. C’est le principe d’une salle de données virtuelle. Un peu comme une forteresse numérique, mais en plus intéressant.

En termes simples, une salle de données virtuelle est un espace en ligne sécurisé où vous pouvez réunir toutes les personnes qui ont besoin d'accéder à ces données, leur permettant de collaborer sur des projets top secret et de partager des informations importantes de façon sécuritaire.

Votre « clubhouse » VDR contient tout ce dont vous avez besoin, à portée de main. Mais, au lieu d'une échelle en corde et/ou d'une tyrolienne, il possède un chiffrement puissant et des contrôles d'accès avancés.

Les salles de données virtuelles regroupent toutes les fonctionnalités avancées qui rassurent les personnes autorisées et protègent vos fichiers et documents confidentiels. Les salles de données virtuelles sont une caractéristique de DocSend, permettant :

  • Téléverser et stocker vos fichiers confidentiels
  • Protéger vos documents et données
  • Organiser vos données de façon systématisée

En utilisant une VDR, vous vous associez aux alliés de confiance de la gestion de fichiers et de documents numériques. C’est une fonctionnalité incontournable pour la diligence raisonnable, les introductions en bourse et autres projets confidentiels.

En résumé, c’est du sérieux. En effet, la confiance numérique est aujourd’hui plus importante que jamais : une étude de McKinsey révèle d’ailleurs que 53 % des personnes interrogées privilégient les entreprises réputées pour la protection des données.

La confiance encourage la croissance, et si votre entreprise manipule des données sensibles, vous avez réellement besoin d’envisager l’utilisation d’une salle de données virtuelle.

Un groupe de personnes réunies autour d’un ordinateur portable dans un bureau.

Comment fonctionne une salle de données virtuelle sécurisée?

Parce qu'une salle de données virtuelle (VDR) est à la fois sécurisée et en ligne, vous pouvez y accéder n'importe où et n'importe quand. Que vous soyez en pyjama, en train de siroter une tasse de café à la maison ou dans votre café préféré, le clubhouse secret contenant toutes vos précieuses données est à quelques clics.

Voyons les fonctionnalités clés qui rendent cela possible :

  • Chiffrement de pointe
  • Contrôle d’accès strict
  • Paramètres d’autorisations flexibles

Sans oublier les fonctionnalités de collaboration!

Vous pouvez laisser des commentaires, discuter de projets et travailler sur des fichiers en temps réel, le tout dans un espace en ligne sécurisé et dédié.

DocSend combine sécurité, statistiques et autres fonctionnalités pratiques dans une salle de données virtuelle intuitive. 

Faites des présentations, analysez et concluez des ententes au même endroit

Avec Dropbox DocSend, vous réduisez le nombre d’outils utilisés, le temps et la complexité, ce qui vous permet de conclure des ventes plus rapidement.

À quoi sert une salle de données virtuelle?

Il est possible d’utiliser votre salle de données virtuelle d’une multitude de façons, qu’il s’agisse de collecter des fonds pour un démarrage d’entreprise, de sécuriser les communications avec votre conseil d’administration, d’obtenir des commentaires sur vos présentations, etc.

Elles sont dotées de toutes les fonctionnalités nécessaires pour éloigner les regards indiscrets, ce qui les rend idéales pour :

  • Protéger vos documents, comme vos papiers officiels et vos dossiers médicaux
  • Stocker vos documents et vos fichiers dans un emplacement centralisé, lors de fusions ou d’autres transactions
  • Héberger de grands volumes de données pour y faciliter l’accès par différentes personnes
  • Examiner, localiser ou faire le suivi des documents sur plusieurs appareils sans utiliser de logiciel supplémentaire
  • Collaborer efficacement au sein d’une grande organisation ou sur un projet complexe avec de nombreuses données

DocSend est un outil de collaboration puissant qui vous offre toutes ces possibilités, dont les salles de données virtuelles ne sont qu’un aspect. Vous pouvez l’essayer gratuitement pour réaliser toutes les tâches mentionnées précédemment.

Contrats, litiges, gestion de la propriété intellectuelle, audits pour la vente de biens immobiliers, transactions de location ou traitement d’une maladie… Votre équipe peut y travailler en toute sécurité dans une salle de données virtuelle.

Une capture d’écran des modèles de salle de données virtuelle disponibles dans DocSend.

Vous souhaitez préserver la confidentialité d’un projet?

DocSend offre un contrôle et une visibilité accrus, avec suivi des documents et analyses en temps réel. C’est une solution sécurisée, accessible et conçue pour mettre en valeur vos données.

Découvrez ce que nos clients pensent de DocSend :

Utilisez DocSend pour créer une salle de données virtuelle sécurisée

Voilà donc la salle de données virtuelle : L'endroit où vos données peuvent se détendre, se mêler aux bonnes personnes et faire la fête de manière responsable. Et DocSend est le moyen idéal de le faire !

Grâce à des capacités de chiffrement sophistiquées, vous pouvez décider qui peut accéder à vos données. Adieu pièces jointes, et bonjour travail simplifié grâce au partage de documents sécurisé.

Questions fréquentes sur les salles de données virtuelles

Lorsque la sécurité et la confidentialité sont vos priorités, les salles de données virtuelles sont plus efficaces que les dossiers partagés. Il s’agit du meilleur choix pour stocker et consulter les fichiers sensibles qu’un groupe de personnes précises doit pouvoir utiliser. Elles sont également tout indiquées si vous avez besoin de fonctionnalités, comme les autorisations, les statistiques et la collaboration, ce que n’offrent pas les applications de partage de fichiers.

Les salles de données virtuelles servent à regrouper les fichiers, les documents et les données qui requièrent un niveau de sécurité élevé. De nombreuses personnes, les membres des équipes RH par exemple, travaillent à longueur de journée avec des fichiers confidentiels. Une salle de données virtuelle est donc idéale pour stocker ces fichiers et y collaborer au quotidien. D’autres encore, comme les jeunes entreprises qui organisent des séries de financement, ont moins souvent besoin de travailler sur des fichiers confidentiels partagés, et utiliseront donc les salles de données virtuelles uniquement en cas de besoin.

Les deux reposent sur les mêmes bases, mais, comme son nom l’indique, la salle physique stocke vos données dans un emplacement physique, tandis que la salle virtuelle le fait en ligne. Les salles de données physiques étaient monnaie courante avant Internet, mais leur version virtuelle offre aujourd’hui un mode de collaboration plus pratique, économique et exploitable.

Pour accéder à une salle de données virtuelle, vous devez avoir recours à un logiciel de stockage de données comme Dropbox, qui propose une sécurité de pointe. Des autorisations, des paramètres d’accès et des certifications supplémentaires contribuent également à renforcer la sécurité pour que vos données restent protégées, même si vous avez des exigences complexes quant aux personnes qui sont autorisées à y accéder. Les salles de données virtuelles sont bien plus sûres que les courriels, que le stockage sur ordinateur ou que les dossiers partagés.

Votre compte Dropbox vous permet d’essayer DocSend gratuitement et de créer une salle de données virtuelle. Les utilisateurs existants peuvent se connecter avec leur compte Dropbox, et les nouveaux peuvent créer un compte DocSend pour profiter d’un essai gratuit de 14 jours. La facilité d’utilisation, la sécurité des données et les fonctionnalités Dropbox de stockage des données en font l’une des meilleures salles de données virtuelles sur le marché.

Les salles de données virtuelles permettent de stocker en toute sécurité vos fichiers et documents, d’autoriser plusieurs personnes à y accéder, et constituent une base de données en ligne pour toutes vos informations confidentielles. Elles jouent le rôle de centre de distribution et de stockage sécurisé pour tous types de documents, en particulier lors des processus de diligence raisonnable, auxquels plusieurs personnes ont besoin d’accéder.

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