Edit Expand membuat 8x lebih banyak video dengan Dropbox—dengan cepat, terjangkau, dan aman

Latar belakang

Edit Expand adalah agensi produksi video yang membantu mewujudkan ide klien. Berfokus pada pengambilan sumber daya klien yang ada dan bekerja dengan pelanggan yang baru dalam produksi video, tim Edit Expand menyesuaikan konten dengan kebutuhan pelanggan dan menciptakan proses yang membuat mereka terus maju. Agensi tersebut bersemangat dalam menyampaikan konten yang tidak hanya menarik perhatian tetapi juga mempertahankan keterlibatan—seperti demo dan webinar, yang sering diabaikan tetapi memainkan peran besar dalam mempertahankan pelanggan.

Tantangan: tim kecil, beban kerja besar

Edit Tim kecil Expand yang terdiri dari lima orang dan bekerja dari jarak jauh menangani 10 hingga 20 proyek dalam satu waktu. Agar dapat mengikutinya, mereka membutuhkan cara mudah untuk menyimpan, berbagi, dan menemukan file. Selain itu, mereka harus menyimpan dan berbagi file dengan aman, yang sangat penting saat bekerja dengan perusahaan besar seperti Adobe dan Amazon.

Edit Expand sedang mencari solusi yang lebih efektif untuk sinkronisasi dan penyimpanan file, serta platform yang akan menyatukan masukan dan ide klien untuk dikerjakan oleh seluruh tim. “Bagi saya, tantangan terbesar adalah memastikan bahwa setiap pelanggan merasa didengarkan dan dipahami,” ungkap Adam Nielson, Pendiri Edit Expand. “Saya sering kali harus mengumpulkan umpan balik, komentar, dan pemikiran dari 15 utas email yang berbeda, yang bisa jadi sulit.”

Solusi: memiliki semuanya di satu tempat

Edit Expand mencoba beragam solusi penyimpanan cloud, tetapi semuanya punya keterbatasan—ada yang bermasalah dalam menyinkronkan file besar, sementara yang lain mengalami pemutaran yang lambat atau masalah dalam menyimpan versi file. Nielson lalu menyinggung Dropbox, dengan mengatakan, “Saya sudah lama menjadi loyalis Dropbox. Benar-benar berfungsi dengan baik.“

Saat ini, agensi tersebut menyimpan setiap proyek di Dropbox dan mengerjakannya di sana, menjadikannya satu-satunya sumber kebenaran mereka. Dari awal hingga akhir, seluruh proses—skrip, suntingan, ulasan—terjadi di dalam Dropbox. “File-file tersebut disinkronkan di seluruh perangkat kami, sehingga menghilangkan redundansi dan memastikan kami semua hanya bekerja pada versi terbaru yang dibagikan oleh klien kami,” kata Nick Spinder, Editor di Edit Expand. Anggota tim juga menerima pemberitahuan saat file diperbarui, sehingga mempercepat kolaborasi.

Dengan Dropbox Replay, pelanggan dan anggota tim dapat meninggalkan catatan pada draf video, skrip, dan bahkan frame tertentu. Nielson kemudian dapat menggabungkan dan menyaring komentar untuk memberikan editor rincian yang mereka perlukan untuk membuat perubahan apa pun. “Kami menerima banyak sekali email dan pesan Slack berisi komentar orang-orang mengenai file dan bingkai tersebut,” katanya. “Jadi penting untuk melacak semua perubahan yang telah kami buat dan memastikan bahwa hanya informasi yang paling penting yang sampai ke editor, yang dapat saya masukkan ke Dropbox Paper.”

Hasil: menghemat waktu, memangkas biaya, menciptakan lebih banyak

Memiliki segalanya dalam satu platform berarti tim Edit Expand memiliki fleksibilitas untuk mengerjakan banyak tugas dengan lancar. “Saya mengelola lusinan video dan mengerjakan beberapa proyek sekaligus—dan Dropbox memungkinkan saya untuk beralih antartugas dengan mudah,” ungkap Spinder.

Dropbox juga menjaga semuanya tetap terorganisir agar tim dapat menemukan file dengan cepat, fitur utama saat menangani data dalam jumlah besar. Dalam satu contoh, Adobe meminta Edit Expand untuk membuat video yang memamerkan cara kerja produk mereka bersama—ini memerlukan tangkapan layar produk yang ekstensif dan sekitar 10 spesialis produk untuk setiap tangkapan layar.  Karena Edit Expand harus menemukan asetnya sendiri, Spinder cukup menggunakan fungsi pencarian Dropbox untuk dengan mudah menemukan demo dan file yang dibutuhkannya. “Awalnya, sepertinya kami tidak punya cukup uang. "Dan begitu saja, kami kembali ke jalur yang benar," katanya.

Hasilnya, tim Edit Expand yang kecil tetapi hebat dapat menghasilkan konten dalam jumlah yang mengesankan. Pada tahun 2024, di luar proyek klien lain untuk Cloudinary dan Amazon, mereka mengirimkan lebih dari 150 proyek untuk Adobe, termasuk iklan dan webinar. Ini memerlukan penyaringan ratusan berkas video dan segmen audio. “Dulu, kami harus mencari-cari hard drive di lemari,” imbuh Nielson.

Dropbox memungkinkan tim bekerja secara efisien, di tempat dan waktu mana pun yang mereka pilih.

“Karya kreatif bergantung pada orang-orang yang berada dalam kondisi pikiran yang tepat. Dengan membiarkan tim saya bekerja kapan pun mereka paling produktif, kami menghemat ribuan—bahkan puluhan ribu—dolar untuk setiap proyek.”

Dengan bekerja jarak jauh, Edit Expand juga menghindari biaya yang terkait dengan sewa kantor. Jika sistem editor tidak cukup kuat untuk merender video, tim dapat mengakses berkas proyek, membuat pembaruan, dan menangani rendering di komputer lain, sehingga terhindar dari biaya perangkat keras yang tidak perlu. “Secara keseluruhan, saya perkirakan kami dapat menghemat sekitar $50.000 hingga $100.000 per tahun karena kami tidak memerlukan gedung atau server besar untuk mewujudkannya,” imbuh Nielson.

Dropbox juga memberikan Edit Expand ketenangan pikiran—tim tidak lagi khawatir tentang pemeliharaan server, menyeimbangkan beban kerja, atau menangani waktu henti yang tidak terduga. “Kami menyukai fitur sinkronisasi selektif karena kami dapat memilih apa yang ingin kami tampilkan secara daring sehingga kami dapat terus mengerjakannya,” ungkap Nielson. Dropbox memastikan file selalu tersinkronisasi dan diperbarui sepenuhnya, bahkan saat editor bekerja dari lokasi dengan koneksi internet buruk. Jika internet padam, tim masih dapat mengerjakan berkas di drive lokal mereka, dan saat internet kembali online, Dropbox akan mengunggah pembaruan dengan lancar.

Nielson juga merasa mudah dalam mengelola hak akses file dan pengaturan keamanan, seperti enkripsi dan autentikasi multi-faktor. Artinya, agensi tersebut dapat memenuhi kebutuhan klien dan memperoleh kepercayaan dari perusahaan yang lebih besar. Bahkan jika sejumlah besar data terhapus secara tidak sengaja, Nielson akan menerima peringatan dan dapat segera mengembalikan file tersebut kepada tim.

Keamanan dan keandalan ini juga memberikan ketenangan pikiran bagi pelanggan mereka. "Saat klien melihat berkas dan masukan mereka aman, terorganisasi, dan terkonsolidasi di satu tempat, mereka merasa tenang," kata Nielson. "Ini menghemat waktu berjam-jam—terkadang berhari-hari—dari bolak-balik yang tidak perlu dan memungkinkan kami fokus pada proses kreatif."