Latar belakang

Selama lebih dari 100 tahun, Motion Picture & Television Fund (MPTF) telah menyediakan bantuan keuangan, perawatan kesehatan, dan perumahan bagi pekerja industri hiburan. Baik membantu aktor saat sedang tidak bekerja di proyek, membantu kru di balik layar membayar biaya hidup, atau menyelenggarakan acara penggalangan dana tahunan, MPTF memiliki misi yang jelas: mengulurkan bantuan kepada yang membutuhkan.

Tantangan: berbagi berkas yang kacau dan tidak dapat diandalkan

Meski demikian, untuk membuat misi tetap berjalan, mereka harus bekerja cepat. Tim pemasaran MPTF yang kecil tapi tangguh dapat menangani segala hal, mulai dari kampanye penggalangan dana hingga mengumpulkan video dari selebritas yang menjadi pendukung. Dari rekaman acara hingga grafik media sosial, MPTF sering membagikan file, baik secara internal, kepada vendor, maupun kepada pendukung terkemuka. Namun, sistem lama yang mereka miliki kurang sesuai dengan cara mereka bekerja. 

• Tautan berkas sering kali gagal, sehingga menyulitkan mitra untuk mengakses konten.
• Pengumpulan aset berlangsung kacau, dengan kontributor menggunakan metode berbeda untuk mengirim berkas.
• Persetujuan berlarut-larut, memperlambat kampanye dan produksi acara langsung.

Ketika tiba saatnya acara penggalangan dana terbesar mereka—telethon tahunan—masalah-masalah ini bahkan lebih mendesak. MPTF membutuhkan cara untuk mengumpulkan, berbagi, dan meninjau aset dengan cepat dari berbagai kolaborator, mulai dari editor hingga selebritas.

Solusi: mengumpulkan, mengirim, meninjau file dengan lancar

Untuk menyederhanakan berbagi file dan bekerja lebih efisien, MPTF beralih menggunakan Dropbox. “Tim Dropbox sangat mendukung dan bersemangat memenuhi kebutuhan kami,” ungkap Clymer. Mereka menawarkan berbagai solusi, memberi kami akses awal ke beberapa fitur, dan memastikan kami memiliki semua yang kami butuhkan. Kami merasa sangat diperhatikan.

Beberapa karyawan juga gembira dengan peralihan ke Dropbox, setelah merasakan kemudahan penggunaannya sebelumnya. LaRosa menambahkan, “Saya tahu betapa mudahnya bekerja dengan Dropbox, karena ketika semuanya online, Anda dapat mengaksesnya dengan cepat dan kapan saja, bahkan jika Anda tidak membuka file tersebut selama lebih dari dua tahun.”

MPTF dengan segera menyiapkan alur kerja baru untuk mengumpulkan aset. Kini, karyawan cukup membagikan tautan publik sehingga kolaborator dapat mengunggah file langsung ke folder yang tepat, bahkan tanpa akun Dropbox.

LaRosa sekarang berkolaborasi lebih mudah pada proyek seperti buletin MPTF. Sebelumnya, dia mengelola umpan balik buletin melalui dokumen dan email, di mana suntingannya dapat dengan mudah hilang. Sekarang, dia melacak suntingan dan komentar langsung di Dropbox Paper, menandai editor untuk masukan dan menautkan ke aset relevan, semuanya disimpan dan diatur di Dropbox.

Tim MPTF juga menggunakan Dropbox Replay untuk meninjau rekaman.

Sebelumnya, Clymer akan melakukan streaming video daring, mencatat catatan dan kode waktu dalam sebuah dokumen, dan mengirimkannya melalui email kepada editor. Tanpa penanda yang pasti, editor harus melakukan banyak tebakan. Dengan Replay, Clymer cukup mengeklik tautan, menonton video, dan meninggalkan komentar spesifik pada bingkai. “Rasanya seperti kembali berada di ruang edit bersama, bahkan saat kami bekerja jarak jauh,” tambah Clymer.

Hasil: kolaborasi yang lebih sederhana dan lebih cepat

Dropbox tidak hanya menyederhanakan alur kerja MPTF—tetapi juga memberi mereka kembali waktu untuk fokus pada misi mereka.

• Persetujuan konten 20% lebih cepat
• Lebih banyak aset dari pendukung selebriti, berkat unggahan yang mudah
• Produksi acara yang lebih lancar, dengan akses instan ke file-file penting

Pada telethon terakhir, seorang selebriti mengirimkan video pada menit terakhir, tepat sebelum ditayangkan. Dengan Dropbox, tim mengunduhnya secara instan—mengintegrasikannya dengan lancar ke dalam pertunjukan.

Dan ketika tiba saatnya Festival Film Instan MPTF, Dropbox memastikan bahwa tim dapat berkolaborasi tanpa hambatan apa pun—menjaga aset tetap terorganisir dan proyek berjalan sesuai kecepatan produksi.

Bagi Clymer, kemenangan sesungguhnya adalah bagaimana Dropbox membuat hidup lebih mudah bagi semua orang—dari tim MPTF hingga para selebritas dan mitra yang mendukung mereka. “Selebriti terus-menerus dimintai bantuan, jadi Anda harus membuatnya semudah mungkin bagi mereka untuk mengatakan ya. Dengan Dropbox, kami tinggal bilang, 'Ambil ini di ponsel Anda, klik tautan ini, unggah.' Selesai,” tambah Clymer.

Bagi Clymer, manfaat terbesar adalah betapa mudahnya bagi perusahaan dan kolaborator untuk mengirim dan menerima aset dengan tautan. “Saya sangat bersimpati kepada orang-orang yang hanya ingin membuka berkas tanpa melalui banyak langkah. Mereka akan berkata, 'Saya tidak mengerti. Saya hanya ingin melihatnya. Mengapa ini tidak semudah itu?' Dengan Dropbox, akhirnya mudah,” ungkapnya.