Bagi bisnis kecil, perlindungan data harus menjadi prioritas utama. Metode pencadangan data 3-2-1 ideal untuk menjaga keamanan data Anda. Namun, apa itu strategi cadangan 3-2-1, dan bagaimana Anda dapat menggunakannya dalam bisnis Anda?
Melindungi data Anda sangatlah penting. Apa pun berkasnya—gambar, video, dokumen, lembar kerja, basis data, atau yang lainnya—selalu ada risiko berkas tersebut dapat terhapus dari komputer Anda selamanya atau jatuh ke tangan yang salah…
Ini semua mungkin terdengar agak menakutkan, tetapi akan masuk akal jika dipikirkan dengan baik. Sangat penting untuk bersiap menghadapi segala jenis insiden kehilangan data, dan bukan hanya akibat niat jahat. Sekitar seperempat pelanggaran data disebabkan oleh kesalahan manusia.
Banyak di antara kita yang pernah secara tidak sengaja menghapus file penting, atau merasa frustrasi akibat hard drive yang rusak. Apa pun penyebabnya, kehilangan file yang tidak dapat dipulihkan bukan hanya merepotkan, tetapi juga bisa sangat berbahaya bagi bisnis Anda.
Itu sebabnya Anda memerlukan rencana pencadangan jangka panjang seperti strategi 3-2-1. Sebelum kami menjelaskan apa saja yang termasuk dalam metode pencadangan 3-2-1, mari kita mengingat kembali mengapa pencadangan data penting untuk bisnis Anda.
Pertama: Mengapa rencana pencadangan data penting?
Setiap orang harus memiliki rencana untuk menjaga keamanan data mereka—baik file pribadi seperti foto keluarga maupun dokumen bisnis seperti spreadsheet dan basis data.
Bisnis perlu memilih strategi cadangan. Tidak ada yang lebih buruk daripada tidak memiliki persiapan ketika Anda kehilangan data penting karena server mati, laptop dicuri, atau insiden kehilangan data serupa terjadi.
Jika Anda pikir Anda tidak berisiko, pikirkan lagi. Menurut Laporan Investigasi Pelanggaran Data Verizon tahun 2024, kesalahan manusia merupakan komponen dari 68% serangan. Perusahaan yang lebih besar kemungkinan akan memiliki anggaran dan sumber daya untuk berinvestasi dalam solusi keamanan siber berskala besar. Namun, untuk usaha kecil atau solopreneur, menemukan dan mencegah serangan hanya menjadi tanggung jawab beberapa pihak, atau bahkan hanya satu orang.
Kehilangan data permanen tidak selalu berarti bencana besar, tetapi Anda dapat menghindarinya dengan strategi pencadangan yang andal seperti metode 3-2-1. Proses pencadangan menawarkan perlindungan terhadap serangan siber dan aplikasi penipuan (ransomware), kesalahan manusia seperti penghapusan file yang tidak disengaja, bencana alam seperti banjir, bahkan kerusakan perangkat keras.
Dengan membuat banyak salinan berkas, Anda memastikan bisnis Anda dapat segera kembali beroperasi jika terjadi kesalahan.
Apa itu "strategi 3-2-1"?
Aturan 3-2-1 adalah cara untuk mencadangkan data. Membantu Anda mendapatkan kembali data dengan cepat jika Anda kehilangannya.
Singkatnya, strategi pencadangan umum ini melibatkan:
- Tiga salinan data Anda
- Dua dari salinan ini disimpan secara lokal di perangkat penyimpanan yang berbeda, seperti hard drive internal komputer Anda dan media penyimpanan yang dapat dilepas, seperti hard drive eksternal
- Satu salinan data disimpan jarak jauh, menggunakan solusi di luar lokasi seperti perangkat lunak pencadangan awan
Poin dari penerapan strategi pencadangan 3-2-1 adalah untuk mengurangi dampak potensial dari “satu titik kegagalan”. Artinya, jika salah satu perangkat Anda rusak dan satu salinan data terhapus, Anda tidak perlu terlalu khawatir karena masih ada dua alternatif sebagai penyelamat!
Mengapa penting untuk memiliki cadangan di lokasi dan di luar lokasi?
Metode pencadangan di tempat seperti flash drive sangatlah praktis. Jika hard drive komputer Anda rusak atau Anda mengalami masalah koneksi internet, yang perlu Anda lakukan hanyalah menghubungkan perangkat cadangan Anda—dan Anda akan mendapatkan kembali data Anda.
Namun, pencadangan di tempat memerlukan input manual—Anda harus ingat untuk menjadwalkan pencadangan atau melakukannya sendiri. Anda juga harus selalu memperbarui cadangan data di situs Anda.
Pencadangan di luar lokasi dalam solusi cloud seperti Dropbox Backup menghindari masalah ini, karena sebagian besar proses dapat diotomatisasi. Pencadangan daring juga melindungi data Anda dari risiko fisik yang terkait dengan pencadangan lokal, seperti pencurian dan kegagalan perangkat—atau bahkan sesuatu yang sama sekali tidak dapat diprediksi seperti bencana alam.
Solusi pencadangan berbasis cloud juga memungkinkan Anda melakukan lebih banyak hal dengan berkas Anda, seperti pencadangan “selalu aktif” yang berkelanjutan yang secara otomatis menyimpan setiap pembaruan yang Anda buat pada berkas yang tersimpan di sistem. Anda juga dapat mengakses file cadangan Anda kapan saja, di mana saja Anda membutuhkannya—yang Anda perlukan hanyalah koneksi internet.
Itulah sebabnya strategi pencadangan yang layak memerlukan cadangan di lokasi dan di luar lokasi. Jika hanya menggunakan satu metode, Anda mungkin tidak dapat memulihkan file secepat atau semudah yang diperlukan. Misalnya, saat Wi-Fi tiba-tiba terputus atau laptop Anda dicuri.
Bila Anda mengikuti metode 3-2-1, Anda dapat merasa yakin bahwa data Anda aman dan dapat dipulihkan jika terjadi kesalahan pada salah satu cadangan Anda.
Apa itu “strategi 3-2-1-1-0”?
Metode 3-2-1-1-0 dibangun berdasarkan aturan cadangan 3-2-1 tetapi lebih jauh lagi. Selain tiga salinan yang disarankan dalam metode 3-2-1, strategi ini menyarankan untuk membuat satu salinan offline atau “air-gapped” tambahan dari data Anda.
Yang terpenting, salinan ini harus terpisah secara fisik dari data yang dicadangkan. Salinan ini dapat berupa rekaman yang disimpan di luar lokasi dalam layanan penyimpanan, atau di cadangan awan dengan sifat tetap (artinya data tidak dapat dimodifikasi).
Dalam strategi Anda, Anda harus memantau cadangan (idealnya setiap hari) untuk memastikan tidak ada kesalahan di semua solusi di lokasi/offline dan di luar lokasi/online.
Apa itu "strategi 4-3-2"?
Strategi ini umumnya digunakan untuk data yang dikelola oleh layanan pemulihan bencana. Cara ini merekomendasikan untuk membuat empat salinan data, yang disimpan di tiga lokasi berbeda.
Perbedaan antara metode ini dan metode 3-2-1 adalah bahwa dua lokasi dalam strategi 4-3-2 harus berada di luar kantor. Salinan Anda akan disimpan secara geografis terpisah satu sama lain dan pada jaringan yang berbeda.
Salinan data Anda di luar lokasi ini disimpan dengan sifat tidak dapat diubah (artinya tidak dapat dimodifikasi) dan dimaksudkan untuk sepenuhnya melindunginya dari bencana alam dan potensi kerusakan.
Cara menerapkan strategi pencadangan data 3-2-1
Jika Anda adalah bisnis kecil atau solopreneur, sistem pencadangan 3-2-1 adalah cara ideal untuk memastikan Anda dapat kembali beroperasi dengan cepat jika terjadi kesalahan pada data Anda.
Penting untuk memikirkan pilihan Anda sebelum menerapkan rencana cadangan Anda. Solusi apa pun yang Anda pilih—baik di lokasi maupun di luar lokasi—harus terjangkau, aman, dan sederhana. Seharusnya tidak sulit untuk mengambil data Anda!
Anda juga harus membuat rencana pemulihan, sehingga Anda dan tim Anda tahu apa yang harus dilakukan dengan cadangan Anda jika dan ketika terjadi peristiwa kehilangan data. Berapa waktu pemulihan yang ideal bagi Anda, dan bagaimana kejadian tersebut akan memengaruhi kelangsungan bisnis?
Lebih baik bertindak dini daripada bersikap reaktif saat sesuatu terjadi.
Setelah Anda memiliki berbagai jenis media dan lokasi luar kantor, waktunya membuat cadangan. Mulailah dengan memilih salinan yang akan disimpan di lokasi luar kantor dan salinan yang akan dikirim ke cloud.
Anda mungkin ingin mencadangkan file yang berbeda ke lokasi yang berbeda. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin menyimpan file yang perlu diakses secara rutin di awan. Dengan Dropbox Backup, setiap perubahan yang Anda lakukan pada file akan disimpan secara otomatis sehingga Anda tidak perlu menjadwalkan pencadangan manual.
Tetapkan jadwal pencadangan untuk pencadangan di tempat dan pastikan semua media cadangan fisik disimpan di lokasi yang sangat aman. Terakhir, uji cadangan Anda sebelum meluncurkan strategi di seluruh perusahaan atau tim! Untuk berjaga-jaga.
Pastikan kehidupan digital Anda tetap aman dengan Dropbox Backup
Memastikan file Anda aman dan mudah dipulihkan seharusnya tidak menjadi proses yang rumit. Dengan Dropbox, Anda mendapatkan fitur pemulihan file dan riwayat versi yang canggih. Dengan demikian, Anda dapat memulihkan file apa pun dengan mudah.
Dropbox Backup memudahkan Anda mencadangkan file ke penyimpanan awan secara otomatis. Anda dapat memulihkan proses kerja dengan cepat dan lancar setelah hal tak terduga terjadi.
