Ketika menjadi seorang pekerja lepas, Anda terbiasa untuk memegang banyak jabatan. Anda bukan hanya genius kreatif di balik pekerjaan Anda; Anda juga seorang akuntan, tenaga pemasar, dan perwakilan layanan pelanggan. Dan salah satu tugas terpenting Anda adalah mengirimkan faktur kepada klien Anda.
Namun apa cara terbaik untuk melakukan ini? Dalam artikel ini, kami akan memberikan beberapa panduan tentang kapan dan bagaimana Anda harus mengirimkan faktur profesional kepada klien, termasuk alat untuk menyederhanakan proses dan kiat untuk menindaklanjuti faktur yang belum dibayar.
Kapan saya harus mengirimkan faktur saya?
Ada beberapa pendapat berbeda tentang kapan harus mengirim faktur ke klien. Beberapa pekerja lepas lebih suka mengirimkan faktur sebelum mulai bekerja, sementara yang lain menunggu hingga pekerjaan selesai. Setiap opsi memiliki manfaatnya masing-masing:
Sebelum: Ideal untuk komisi atau proyek satu kali di mana Anda perlu membeli bahan tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan, atau untuk proyek jangka panjang di mana pekerjaan dikirimkan secara mencicil. Anda juga dapat meminta pembayaran di muka sebagian jika arus kas terbatas, atau jika klien yang dimaksud memiliki riwayat tenggat waktu yang terlewat dan pembayaran yang terlambat.
Sesudah: Sebagian besar pekerja lepas menagih klien mereka segera setelah pesanan atau proyek dipenuhi. Alternatifnya, Anda dapat memberikan waktu beberapa hari antara penyerahan proyek dan pengiriman faktur sehingga klien dapat memastikan kepuasan mereka. Untuk kontrak yang sedang berjalan, akan lebih mudah untuk mengirimkan faktur setiap bulan. Ini berarti Anda mendapatkan pembayaran yang konsisten dan dapat diprediksi, dan memudahkan klien Anda untuk menerbitkan dan memproses faktur.
Pada akhirnya, waktu terbaik untuk mengirimkan faktur Anda bergantung pada tiga faktor utama
- Jenis produk atau layanan yang Anda tawarkan.
- Syarat pembayaran dan tuntutan atau situasi keuangan Anda.
- Hubungan Anda dengan klien.
Berbagai cara untuk mengirim faktur
Setelah Anda memutuskan kapan akan mengirim faktur, Anda harus memilih bagaimana Anda akan mengirimkannya. Ada beberapa opsi berbeda yang tersedia, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.
1. Di dalam pos
Di era email dan faktur online, mengirimkan faktur melalui pos mungkin tampak seperti peninggalan masa lalu. Namun, masih ada beberapa kasus di mana ini mungkin merupakan pilihan terbaik. Misalnya, jika klien Anda tidak menggunakan email atau faktur online, atau jika Anda lebih menyukai keamanan pengiriman dokumen fisik, maka mengirimkan faktur Anda mungkin merupakan cara yang tepat.
Penting untuk diingat bahwa pengiriman faktur melalui pos bisa lebih lambat, kurang aman, dan lebih mahal daripada metode pembayaran dan penagihan daring. Selain itu, proses ini lebih rentan terhadap kesalahan—orang dan bisnis sering berpindah lokasi, dan Anda tidak selalu dapat menjamin bahwa Anda memiliki informasi kontak terkini (atau bahwa Anda telah menuliskannya dengan benar di amplop!)
2. Melalui email
Email adalah cara paling umum bagi pekerja lepas untuk mengirim faktur. Cepat, mudah, dan nyaman, serta memungkinkan Anda melacak dengan mudah kapan faktur Anda telah dibuka dan dilihat.
Untuk mengirim email faktur, cukup unggah file faktur sebagai lampiran, tulis baris subjek yang sesuai, dan kirim email ke klien Anda. Anda juga dapat menyertakan pesan singkat di badan email, seperti “Terlampir faktur saya untuk proyek terbaru Anda.”
3. Melalui penyimpanan cloud Anda
Jika Anda menggunakan perangkat lunak seperti Dropbox untuk mengelola faktur, Anda dapat mengirim faktur langsung dari akun Anda hanya dengan tautan. Ini bisa menjadi pilihan yang nyaman karena memungkinkan Anda membuat, mengelola, dan mengirim semua faktur dari satu tempat.
Cara mengirim faktur dengan Dropbox
Dengan Dropbox, Anda dapat mengunggah templat faktur ke akun Anda dan mengubahnya menjadi, PDF yang dapat diedit dan dapat digunakan kembali serta dapat dibagikan secara langsung dari Dropbox atau dengan tautan sederhana.
Setelah faktur Anda siap dikirim, pertimbangkan untuk menggunakan alat berbagi dokumen khusus seperti Dropbox DocSend untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana klien berinteraksi dengan faktur Anda setelah dibagikan. Hal ini sangat berguna jika Anda ingin memastikan bahwa klien Anda telah menerima dan melihat faktur Anda.
Anda juga dapat menetapkan pengaturan berbagi yang unik untuk setiap penerima, memantau tindakan yang diambil pada konten Anda, dan menganalisis tren penayangan file yang Anda bagikan dalam satu dasbor pusat.
Kiat untuk menindaklanjuti faktur
Jika Anda tidak menerima pembayaran faktur dalam jangka waktu yang disepakati, Anda mungkin perlu menindaklanjutinya dengan klien Anda.
Berikut adalah beberapa tips untuk menindaklanjuti faktur yang belum dibayar:
- Mulailah dengan panggilan telepon untuk memastikan bahwa Anda mengirimkan faktur ke orang atau departemen yang tepat
- Kirim email pengingat pada hari jatuh tempo pembayaran jika belum dibayar
- Jika tidak berhasil, coba metode alternatif, seperti mengirim surat melalui pos
- Bersikaplah tegas namun sopan dalam komunikasi Anda dan nyatakan dengan jelas konsekuensi jika tidak membayar tepat waktu, seperti keterlambatan biaya atau penghentian layanan di masa mendatang
- Catat semua upaya tindak lanjut Anda dan tanggapan yang Anda terima jika Anda perlu meningkatkan situasinya
- Pertimbangkan untuk menawarkan opsi pembayaran alternatif, seperti paket pembayaran, untuk memudahkan klien Anda melakukan pembayaran
- Jika semua upaya gagal, pertimbangkan untuk mencari nasihat hukum atau menggunakan agen penagihan utang untuk menagih pembayaran
Ingatlah untuk selalu bersikap profesional dan menangani situasi dengan integritas, karena menjaga hubungan baik dengan klien Anda sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda.
Sederhanakan setiap langkah proses pembuatan faktur
Dropbox dapat membantu Anda menyederhanakan seluruh proses pembuatan faktur, mulai dari membuat dan menyesuaikan faktur hingga mengirimkannya ke klien dan melacak kemajuan mereka.
Konversi faktur PDF dengan mudah menjadi templat yang dapat diedit dan dapat Anda sesuaikan sebelum dikirim ke klien
Dengan menggunakan Dropbox, Anda dapat menghemat waktu dan menghemat kerumitan pada tugas pembuatan faktur, sehingga Anda dapat berfokus pada hal terbaik yang dapat Anda lakukan: Menciptakan pekerjaan hebat untuk klien Anda.
