Pertemuan pemangku kepentingan sangat penting untuk keberhasilan proyek. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan cara mempersiapkan dan menjalankan rapat pemangku kepentingan yang efektif dan membuahkan hasil.
Rapat pemangku kepentingan sangat penting untuk menjaga proyek tetap berjalan pada jalurnya dan memastikan semua yang terlibat memiliki pemahaman yang sama. Namun, apa sebenarnya rapat pemangku kepentingan itu dan bagaimana cara menjalankannya dengan efektif?
Dalam artikel ini, kami akan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dan memberi Anda beberapa kiat untuk menggunakan Dropbox agar rapat pemangku kepentingan Anda lebih produktif.
Apa itu rapat pemangku kepentingan?
Rapat pemangku kepentingan adalah pertemuan semua orang penting yang terlibat dalam suatu proyek atau hubungan bisnis—pada dasarnya, Anda sebagai penyedia produk atau layanan dan klien Anda. Pertemuan-pertemuan ini memberikan kesempatan bagi para pemangku kepentingan untuk berbagi masukan, menyuarakan keprihatinan mereka, dan membuat keputusan tentang proyek.
Siapa yang harus menghadiri rapat pemangku kepentingan bergantung pada tujuan dan hasil yang diharapkan dari rapat tersebut.
Berbagai jenis pertemuan pemangku kepentingan
Ada beberapa jenis rapat pemangku kepentingan, masing-masing dengan tujuan dan formatnya sendiri. Beberapa jenis rapat pemangku kepentingan yang umum meliputi:
- Rapat kick-off: Rapat ini diadakan di awal proyek untuk menetapkan tujuan, sasaran, dan ruang lingkup proyek. Ini juga merupakan kesempatan yang baik untuk memperkenalkan tim proyek dan pemangku kepentingan satu sama lain.
- Wawancara pemangku kepentingan: Ini adalah pertemuan tatap muka dengan pemangku kepentingan untuk membantu Anda memahami visi, tujuan, proses terkini, dan kekhawatiran mereka.
- Rapat pemangku kepentingan tambahan: Rapat ini diadakan sepanjang siklus hidup proyek untuk menghubungi pemangku kepentingan, memberi mereka informasi tentang kemajuan, dan memperoleh masukan mereka.
Cara mempersiapkan pertemuan pemangku kepentingan
Untuk memastikan bahwa rapat pemangku kepentingan Anda produktif, penting untuk melakukan beberapa persiapan sebelumnya. Berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat sebagai fasilitator rapat:
Memiliki tujuan
Miliki tujuan yang jelas untuk rapat tersebut—apakah Anda memberikan pembaruan status? Apakah Anda memerlukan umpan balik pada hasil tertentu? Apakah Anda memiliki perselisihan atau ketidaksetujuan yang perlu diselesaikan?
Bila Anda tahu mengapa Anda perlu bertemu dengan para pemangku kepentingan Anda—dan menjelaskan mengapa mereka harus bertemu dengan Anda—siapa yang harus menghadiri rapat akan menjadi jauh lebih jelas.
Memiliki agenda rapat
Siapkan agenda untuk menjadikan rapat Anda fokus dan terstruktur. Anda dapat mengirimkan agenda melalui email kepada peserta sebelum rapat agar mereka dapat menyiapkan pertanyaan dan poin diskusi tambahan. Gunakan juga Dropbox Kirim dan lacak untuk memantau siapa saja yang berinteraksi dengan agenda sebelum rapat dilaksanakan.
Hal-hal yang mungkin ingin Anda diskusikan meliputi:
- Garis waktu atau peta jalan proyek
- Tonggak sejarah proyek
- Hasil kerja terkini atau yang akan datang
- Hasil atau kinerja
- Risiko atau kekhawatiran potensial
- Langkah atau tindakan selanjutnya
Kirim tautan ke dokumen dan materi agenda yang relevan dalam format yang mudah diakses dengan Dropbox.
Pahami siapa yang perlu hadir—dan apa yang penting bagi mereka
Mengundang terlalu banyak orang ke rapat Anda bisa jadi berantakan—terlalu banyak juru masak, bukan? Hampir sama buruknya dengan terlalu banyak rapat—rapat menjadi kacau dan menyita waktu berharga yang dapat Anda gunakan untuk melakukan pekerjaan sebenarnya.
Dengan hanya mengundang pemangku kepentingan yang relevan ke rapat, Anda bisa menjadi jauh lebih produktif. Jika ada banyak pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek Anda, batasi jumlah peserta rapat dengan mempertimbangkan mengapa orang tertentu tidak perlu hadir, daripada mengapa mereka perlu hadir.
Mengadakan pertemuan yang lebih kecil juga memungkinkan Anda membuka diskusi terhadap prioritas individu para pemangku kepentingan, dan alasan di balik keputusan atau ketidaksetujuan tertentu. Kecuali Anda punya waktu seharian, Anda tidak dapat menjawab semua kekhawatiran atau pertanyaan orang lain dalam rapat besar!
Siapakah pemangku kepentingan?
Secara sederhana, pemangku kepentingan adalah seseorang yang memiliki kepentingan dalam proses pengambilan keputusan dan aktivitas suatu bisnis atau proyek. Tanpa dukungan mereka, bisnis atau proyek tidak akan dapat berjalan.
Pemangku kepentingan dapat berupa salah satu contoh berikut:
- Direktur atau wakil direktur
- Investor
- Kepala Informasi, Keuangan, atau Pejabat Eksekutif
- Manajer proyek
Namun secara lebih luas, ada pemangku kepentingan internal—karyawan, pemilik, dan manajer Anda—dan pemangku kepentingan eksternal. Mereka adalah pelanggan, pemegang saham, kreditor, pemerintah, serikat buruh, dan seterusnya.
Bersiaplah untuk pertanyaan tambahan
Tidak peduli seberapa banyak Anda mempersiapkan diri, pemangku kepentingan Anda kemungkinan akan menanyakan beberapa pertanyaan yang tidak Anda rencanakan dalam agenda Anda. Untuk menunjukkan profesionalisme dan komitmen Anda terhadap proyek, Anda harus mengantisipasi dan mempersiapkan beberapa pertanyaan potensial yang mungkin muncul.
Anda tidak selalu dapat memprediksikannya, tetapi Anda pasti akan membuat pemangku kepentingan Anda terkesan jika Anda memiliki jawaban hebat di saku Anda.
Cara menjalankan rapat pemangku kepentingan
Setelah Anda mempersiapkan rapat pemangku kepentingan, saatnya menjalankan rapat tersebut. Berikut beberapa kiatnya:
Berikan contoh yang baik
Sebagai tuan rumah, Anda menentukan suasana rapat. Anda harus menunjukkan etika rapat yang baik dan terlibat. Berlatihlah mendengarkan secara aktif dan tetap hadir.
Tetap fokus
Cobalah untuk mengikuti agenda Anda dan ingat topik/pertanyaan tambahan yang telah Anda persiapkan. Tunjukkan bahwa Anda adalah tuan rumah proaktif yang telah memperkirakan potensi masalah sebelumnya, alih-alih tuan rumah reaktif yang tidak dapat mengelola masalah yang dapat dihindari. Ini akan membantu membangun kepercayaan dengan para pemangku kepentingan Anda.
Bila Anda berpegang teguh pada agenda Anda semaksimal mungkin, Anda dapat menyediakan waktu untuk bertukar pikiran atau tanya jawab di akhir rapat. Cobalah untuk mendorong semua orang untuk berbicara dan berpartisipasi—bukan hanya para pemain kunci.
Gunakan bahasa yang dipahami oleh pemangku kepentingan Anda
Kadang-kadang kita berasumsi bahwa klien kita memahami teknis dari apa yang kita lakukan. Meskipun mereka berpengetahuan luas tentang industri mereka sendiri, mereka mungkin bukan ahli dalam produk atau layanan Anda—tetapi Anda ahli.
Cobalah untuk menghilangkan jargon yang membingungkan atau terlalu teknis yang mungkin tidak dipahami oleh para pemangku kepentingan, dan sebaliknya fokuslah pada apa yang paling penting bagi mereka.
Tips pasca-pertemuan
Setelah rapat pemangku kepentingan, penting untuk menindaklanjuti dan memastikan semua tindakan telah diselesaikan—dan menjadwalkan rapat berikutnya, jika perlu.
Dropbox dapat membantu Anda dengan menyediakan tempat terpusat untuk menyimpan notula rapat, tautan ke konten, dan rekaman video. Anda juga dapat menggunakan Kirim dan lacak untuk mengirimkan materi rapat dan melacak siapa yang telah melihatnya.
Atau, jika rapat direkam, Anda dapat membagikan rekamannya langsung dari akun Dropbox Anda. Hal ini meningkatkan keterlibatan pemangku kepentingan karena peserta yang tidak hadir dapat mengetahui isi rapat dan peserta yang hadir dapat menyegarkan ingatan mereka.
Pertemuan pemangku kepentingan yang efektif dengan Dropbox
Dropbox adalah mitra yang sempurna untuk rapat pemangku kepentingan. Dengan fitur-fitur seperti Kirim dan lacak, analitik dokumen, dan kontrol berbagi lanjutan, Dropbox memudahkan persiapan, pelaksanaan, dan tindak lanjut rapat pemangku kepentingan.
