Manajemen kontrak dapat membuat atau menghancurkan bisnis. Gangguan dalam alur kerja dapat menyebabkan masalah hukum, menggerogoti pendapatan, dan merusak hubungan kerja dengan mitra. Di sisi lain, ketika kontrak dikelola secara efektif, organisasi Anda dapat menghindari perselisihan dan mempertahankan kemitraan yang sehat—keduanya penting bagi pertumbuhan.
Mari kita jelajahi bagaimana Anda dapat membuat dan mengoptimalkan proses manajemen kontrak yang siap untuk disesuaikan dengan organisasi Anda, dan semua manfaat yang menyertainya.
Aktifkan notifikasi otomatis
Tidak ada anggota tim yang menginginkan tugas berat untuk melacak setiap tonggak dalam proses kontrak—dan tidak setiap langkah dalam alur kerja manajemen kontrak memerlukan sentuhan manusia.
Sistem otomatis dapat digunakan untuk menerima permintaan kontrak baru, menyusun bahasa hukum dasar untuk kontrak baru, serta menyederhanakan proses audit, pelaporan, persetujuan, dan perpanjangan.
Kemampuan untuk mengatur pengingat dalam platform dan bahkan mengaktifkan pengingat email otomatis juga menghilangkan beban mengingat dari tugas tim Anda (yang mungkin sangat penuh), dan memungkinkan mereka fokus pada gambaran yang lebih besar dalam mencapai target dan meraih tujuan bisnis.
Tambahkan kemampuan eSignature
Bagian tanda tangan bisa dibilang merupakan bagian terpenting dalam kontrak. Tidak ada kesepakatan sampai kontrak ditandatangani.
Dengan tanda tangan elektronik sebagai pilihan, tim Anda dapat memastikan bahwa semuanya ditandatangani secepat mungkin.
Tanda tangan digital memungkinkan transaksi untuk dikonfirmasi saat bepergian, sekaligus memastikan keamanan dan efisiensi di waktu yang sama. Pastikan proses ini menjadi bagian dari susunan manajemen kontrak Anda.
Hemat waktu dengan templat
Tidak perlu menyusun setiap kontrak dari awal. Meskipun Anda tentu ingin setiap kontrak terasa (dan sampai batas tertentu benar-benar) dipersonalisasi untuk setiap klien, sedikit standardisasi dapat membawa manfaat besar. Memiliki perpustakaan kontrak yang andal akan memberi Anda fondasi yang kuat untuk mengembangkan kontrak yang paling rumit sekalipun.
Dengan Dropbox Sign, Anda dapat mengubah kontrak yang paling sering digunakan menjadi templat atau mengunduh beberapa formulir yang umum digunakan seperti NDA, perjanjian konsultasi, dan kebijakan media sosial.
Lebih banyak cara untuk menjaga manajemen kontrak Anda tetap mutakhir
Audit alur kerja Anda saat ini
Cara Anda mengelola kontrak untuk beberapa klien pertama Anda harus dan akan berubah secara signifikan, jadi perkuat tim Anda dengan meninjau proses manajemen kontrak secara berkala (triwulanan atau tahunan). Jangan takut untuk menyerukan kunci kemenangan sekaligus mengatasi tantangan dan risiko yang muncul. Berbekal informasi dasar tersebut, Anda dapat mulai meningkatkan cara penanganan kontrak dalam organisasi Anda.
Baik tujuan Anda adalah menghilangkan risiko tertentu atau menghemat biaya, penting untuk mengetahui secara pasti mengapa Anda mengubah pendekatan manajemen kontrak Anda. Untuk memperbarui cara kerja manajemen kontrak di perusahaan Anda, Anda memerlukan alasan dan caranya.
Tetap berpegang pada satu sistem
Ya, setiap klien memerlukan keterlibatan yang dipersonalisasi. Dan meskipun mungkin tampak agak berlawanan dengan intuisi, standardisasi proses manajemen kontrak memungkinkan Anda mendukung setiap klien dengan lebih efektif.
Memiliki sistem manajemen kontrak yang menjaga semua kontrak dan interaksi Anda dengan pemangku kepentingan tetap sama dapat menyelamatkan Anda dari masalah seperti hilangnya dokumen dan miskomunikasi.
Satu sistem tunggal memungkinkan komunikasi yang lebih baik antara pihak-pihak terkait dalam proses kontrak dan menjaga semua informasi sensitif lebih aman.
Melangkah menuju era modern
Baik tim penjualan Anda sedang berupaya untuk meningkatkan manajemen kontrak mereka atau Anda perlu merombak cara organisasi mengelola kontrak secara keseluruhan, kami memiliki alat dan sumber daya untuk membantu menyederhanakan prosesnya.
Dengan sedikit perencanaan matang dan bantuan dari layanan cloud, Anda dapat mengubah manajemen kontrak dari sebuah tantangan bagi organisasi Anda menjadi proses yang lancar dan efisien yang membantu mempercepat pertumbuhan.
