Virtual private network (VPN) memungkinkan Anda mengakses dengan aman sumber daya khusus — seperti server file — dari luar jaringannya. Meskipun mengatur VPN akses jarak jauh merupakan tugas teknis yang kemungkinan membutuhkan bantuan profesional TI, setelah dikonfigurasikan, pengguna bisa terhubung ke jaringan pribadi dan berinteraksi secara langsung dengan file dan server file meski mereka bekerja dari jauh.
Menggunakan VPN untuk memfasilitasi koneksi ke server file pada jaringan lain terasa serupa dengan FTP dari sudut pandang pengguna umumnya. Kedua solusi ini memberi kemampuan berbagi file melalui internet, menawarkan struktur folder/file yang sudah umum dikenal, dan menyediakan pusat untuk semua dokumen perusahaan Anda. Namun, VPN merupakan cara yang jauh lebih mudah untuk terhubung ke server dan berkolaborasi pada file, karena tidak perlu mengunggah dan mengunduh file secara manual dari server jarak jauh sebelum mengerjakannya.
Banyak perusahaan memelihara jaringan lokal untuk komunikasi internal dan berbagi dokumen, yang disebut intranet. Tidak seperti internet, ini biasanya merupakan jaringan pribadi yang hanya tersedia bagi pengguna yang yang terhubung langsung dengannya (maksudnya, secara fisik berada di dalam kantor). Ini menimbulkan kesulitan untuk kolaborasi bagi pekerja jarak jauh dan kontraktor di luar kantor.
Di sinilah peran jaringan pribadi virtual (VPN) dibutuhkan. VPN memungkinkan pengguna jarak jauh mengakses jaringan internal perusahaan melalui Internet. Setelah koneksi terhubung, pengguna jarak jauh tampak seperti berada secara fisik di dalam kantor, dengan kemampuan mengakses sumber daya bersama di jaringan internal — seperti server file dan perangkat penyimpanan bersama lainnya.
