Edit Expand crea un numero otto volte maggiore di video con Dropbox in modo rapido, conveniente e sicuro

Sfondo

Edit Expand è un’agenzia di produzione video che aiuta a realizzare le idee dei clienti. Concentrandosi sulle risorse esistenti dei clienti e lavorando con clienti alle prime armi con la produzione video, il team di Edit Expand adatta i contenuti alle esigenze dei clienti e crea i processi che li fanno andare avanti. L’agenzia si impegna a fornire contenuti che non solo catturino l’attenzione, ma mantengano anche il coinvolgimento, come demo e webinar, spesso trascurati ma che svolgono un ruolo importante nella fidelizzazione dei clienti.

La sfida: un piccolo team, ma con un grande carico di lavoro

Il piccolo team da remoto di Edit Expand, composto da cinque persone, gestisce da 10 a 20 progetti alla volta. Per stare al passo, i membri del team hanno bisogno di un modo semplice per archiviare, condividere e trovare i file. Oltre a ciò, devono archiviare e condividere i file in modo sicuro, il che è particolarmente importante quando si lavora con grandi aziende come Adobe e Amazon.

Edit Expand era alla ricerca di una soluzione più efficace per la sincronizzazione e l’archiviazione dei file, nonché di una piattaforma che riunisse i feedback e le idee dei clienti su cui tutto il team potesse lavorare. “Per me, la sfida più grande è garantire che ogni cliente si senta ascoltato e compreso”, afferma Adam Nielson, fondatore di Edit Expand. “Spesso devo mettere insieme feedback, commenti e pensieri da 15 diversi thread di email, il che può essere difficile”.

La soluzione: avere tutto in un unico posto

Edit Expand ha provato diverse soluzioni di spazio di archiviazione cloud, ma tutte presentavano delle limitazioni: una aveva problemi con la sincronizzazione di file di grandi dimensioni, mentre altre avevano delle riproduzioni lente o problemi nel salvataggio delle versioni dei file. Adam Nielson ha presentato Dropbox, dicendo: “Sono un cliente fedele di Dropbox da molto tempo. È una soluzione che funziona perfettamente”.

Oggi l’agenzia archivia ogni progetto su Dropbox e ci lavora, rendendolo la sua unica fonte di verità. Dall’inizio alla fine, l’intero processo (script, modifiche, revisioni) avviene all’interno di Dropbox. “I file vengono sincronizzati su tutti i nostri dispositivi, eliminando qualsiasi ridondanza e garantendo che tutti lavoriamo solo sulle ultime versioni condivise dai nostri clienti”, afferma Nick Spinder, editor di Edit Expand. I membri del team ricevono anche notifiche quando i file vengono aggiornati, velocizzando la collaborazione.

Con Dropbox Replay, i clienti e i membri del team possono lasciare note su bozze video, script e persino su fotogrammi specifici. Adam Nielson può quindi consolidare e filtrare i commenti per fornire agli editor i dettagli necessari per apportare eventuali modifiche. “Riceviamo così tante email e messaggi Slack con i commenti delle persone su file e fotogrammi”, afferma. “Per questo è importante tenere traccia di tutte le modifiche apportate e assicurarsi che solo le informazioni più importanti arrivino agli editor, che potranno poi inserirle in Dropbox Paper”.

I risultati: risparmio di tempo, riduzione dei costi, creazione di più contenuti

Con tutti i file su un’unica piattaforma, il team di Edit Expand ha la flessibilità di svolgere più attività contemporaneamente senza problemi. “Gestisco decine di video e lavoro a più progetti contemporaneamente; Dropbox, infatti, mi consente di passare facilmente da un’attività all’altra”, racconta Nick Spinder.

Dropbox inoltre mantiene tutto organizzato in modo che il team possa trovare rapidamente i file, una funzionalità fondamentale quando si gestiscono grandi quantità di dati. Ad esempio, una volta Adobe ha chiesto a Edit Expand di creare un video che mostrasse come i loro prodotti funzionano insieme: per farlo sono state necessarie numerose acquisizioni delle schermate dei prodotti e circa 10 specialisti di prodotto per ciascuna di esse.  Dal momento che Edit Expand ha dovuto procurarsi da sola le risorse, Nick Spinder ha semplicemente utilizzato le funzionalità di ricerca di Dropbox per trovare facilmente le demo e i file di cui aveva bisogno. “All’inizio sembrava che non avessimo abbastanza risorse. Ma in un attimo siamo tornati in pista”, racconta.

Di conseguenza, il piccolo ma potente team di Edit Expand è in grado di produrre una quantità impressionante di contenuti. Nel 2024, oltre ad altri progetti per Cloudinary e Amazon, il team ha realizzato oltre 150 progetti per Adobe, tra cui spot pubblicitari e webinar. Per farlo è stato necessario esaminare centinaia di file video e segmenti audio. “In passato avremmo dovuto frugare nell’archivio per trovare i dischi rigidi”, aggiunge Adam Nielson.

Dropbox consente al team di lavorare in modo efficiente, ovunque e in qualsiasi momento desideri.

“Il lavoro creativo si basa sul fatto che le persone abbiano la giusta predisposizione mentale. Lasciando che il mio team lavori quando è più produttivo, risparmiamo migliaia, se non decine di migliaia di dollari, su ogni progetto”.

Lavorando da remoto, Edit Expand evita anche i costi associati all’affitto dell’ufficio. Se il sistema di un editor non è abbastanza potente per il rendering dei video, il team può semplicemente accedere al file di progetto, apportare aggiornamenti e gestire il rendering su un altro computer, evitando inutili costi hardware. “Nel complesso, direi che risparmiamo tra i 50.000 e i 100.000 dollari all’anno perché non abbiamo bisogno di un intero edificio o di server enormi per portare avanti il lavoro”, aggiunge Adam Nielson.

Dropbox ha inoltre garantito a Edit Expand la massima tranquillità: il team non deve più preoccuparsi della manutenzione dei server, del bilanciamento dei carichi di lavoro o di tempi di inattività imprevisti. “Adoriamo la funzionalità di sincronizzazione selettiva perché possiamo scegliere quali contenuti vogliamo avere online, in modo da poter continuare a lavorarci”, racconta Adam Nielson. Dropbox garantisce che i file siano sempre completamente sincronizzati e aggiornati, anche quando gli editor lavorano da luoghi con connessioni Internet insufficienti. In caso di interruzione della connessione Internet, il team può continuare a lavorare sui file presenti nelle unità locali e, quando la connessione viene ripristinata, Dropbox carica gli aggiornamenti senza problemi.

Adam Nielson trova inoltre semplice gestire i diritti di accesso ai file e le impostazioni di sicurezza, come la crittografia e l’autenticazione a più fattori. Ciò significa che l’agenzia può soddisfare le esigenze dei clienti e guadagnarsi la fiducia delle aziende più grandi. Anche se una grande quantità di dati venisse accidentalmente cancellata, Adam Nielson riceverebbe un avviso e sarebbe in grado di ripristinare immediatamente i file per il team.

Questa sicurezza e affidabilità porta tranquillità anche ai clienti. “Quando i clienti vedono che i loro file e feedback sono al sicuro, organizzati e consolidati in un unico posto, si rilassano”, afferma Adam Nielson. “In questo modo si risparmiano ore, a volte giorni, di inutili tira e molla e ci si può concentrare sul processo creativo”.