Come Myth Studio, uno studio di animazione, si è organizzato per cambiare in base alla domanda

La difficoltà da superare: gestire progetti vasti per grossi clienti tenendo sotto controllo i costi e rispettando i protocolli di sicurezza

Myth Studio ha iniziato la propria attività nel momento perfetto, ossia durante una pandemia, quando gli ordini gestiti da casa rendevano estremamente difficile eseguire riprese video utilizzando persone, con conseguente aumento della necessità di soluzioni digitali come l'animazione e la grafica animata.

L'azienda, fondata nel Regno Unito, opera da remoto, ma recentemente ha aperto uno studio fisico a Londra. È specializzata in tutto ciò che riguarda l'animazione, producendo video esplicativi, grafiche animate, animazione 3D e comunicazioni aziendali per clienti di tutto il mondo. Per rispondere alle esigenze di un progetto, il team iniziale si è ampliato e grazie alla suite di prodotti e servizi Dropbox, è riuscito ad adattarsi rapidamente e in modo adeguato.

All'inizio, Myth è cresciuta lentamente, ma in modo costante, ricevendo progetti da piccole agenzie e da brand. A metà del 2022, però, lo studio ha ricevuto un incarico da Budweiser per un progetto che è stato presentato a Cannes. "Per noi è stato un punto di svolta", afferma Jimmy Gordon, direttore dello sviluppo aziendale di Myth. Dopo l'ingaggio da parte di una multinazionale, altre si sono fatte avanti.

Aziende più grosse significa progetti di dimensioni maggiori, budget più voluminosi e carichi di lavoro maggiori. Tuttavia, Myth non intendeva crescere troppo velocemente e invece di aumentare il lavoro dei membri del suo staff, operativi otto ore al giorno, ha optato per affidarsi a una vasta rete di freelance altamente competenti.

"Principalmente realizziamo il lavoro creativo internamente grazie a un incremento dello staff da due a otto (e presto a nove) membri in meno di 12 mesi, quindi avevamo bisogno di garantire la condivisione all'interno del team di base e, allo stesso tempo, di ampliare anche il numero di appaltatori in base alle esigenze per colmare le lacune di competenze specialistiche", afferma Gordon. "L'adozione di un modello di lavoro ibrido implicava la necessità di una soluzione semplice che permettesse di espandersi e garantisse l'accesso ai nostri file di progetto sia da parte dei nostri impiegati sia da parte di risorse esterne."

Inoltre, le agenzie che subappaltavano il lavoro a Myth e le grandi aziende con cui lo studio lavorava direttamente avevano spesso requisiti di sicurezza molto rigidi, quindi occorreva un modo per proteggere il lavoro con una password e garantire che i freelance avessero accesso unicamente ai file di cui avevano bisogno.

La soluzione: un sistema tecnologico infrastrutturale integrato

In quanto azienda nata in un mondo di lavoro ibrido, Myth ha sempre messo al centro dei propri sistemi tecnologici l'efficienza, la flessibilità e la sicurezza. Con Dropbox, Gordon e il team di Myth hanno scoperto di essere in grado di adattarsi e crescere insieme all'azienda grazie a una collaborazione intelligente con il proprio agente di vendita per l'upgrade del loro piano. "Ci hanno fornito moltissimi suggerimenti davvero utili per la nostra azienda", dice Gordon.

Gordon utilizza Capture per registrare video di istruzioni. "Attraverso un lavoro davvero dettagliato, ho ripercorso i diversi software e sistemi che usiamo per diversi processi, per esempio per la stesura della bozza e la modifica dei contratti", dichiara. "Abbiamo creato un archivio con tutte le informazioni facili da dimenticare. Fa risparmiare veramente molto tempo."

Lo staff di Myth utilizza Replay per eseguire con facilità il lavoro di revisione con i clienti. "Utilizzo la funzione di revisione in tempo reale sia con i clienti che internamente", dichiara il produttore senior Frankie Evans. "Anziché condividere lo schermo e discutere il filmato man mano, il che può essere un processo lungo e noioso, eseguiamo una revisione in tempo reale. È semplicissimo: è sufficiente condividere un link al quale tutti accedono. I clienti ne sono davvero entusiasti. Successivamente, per la gestione dei file, possiamo caricare una nuova versione nello stesso link, il che è di grande aiuto ed evita confusione e disordine nelle cartelle."

Gordon lavora anche con Dash e con le raccolte. "Utilizzo le raccolte per lo sviluppo aziendale", afferma. "Quando faccio il punto con il nostro direttore, utilizzo un foglio di calcolo che tiene traccia delle nostre richieste. Inoltre, come elenco di controllo delle responsabilità e del piano di sviluppo aziendale, usiamo un modulo Dropbox Paper. Apro le raccolte e le uso per trovare ciò che mi serve."

Da piccola azienda che mira a operare a livelli alti, la professionalità è fondamentale. È per questo motivo che Myth ha iniziato a utilizzare il trasferimento di file brandizzato. "È semplicissimo", afferma Gordon. "Poter preparare materiale che riporta il nostro logo e uno sfondo tratto da una delle nostre animazioni fa la differenza in termini di visibilità agli occhi delle aziende. Sono spesso fuori sede per lavoro, quindi è straordinario poter accedere all'app, creare un trasferimento file nel momento in cui il team completa il lavoro e inviarlo al cliente. Inoltre, il tutto si presenta lineare e ordinato."

Myth archivia tutti i lavori in una cartella di progetto principale e crea sottocartelle per ogni progetto, all'interno delle quali genera altre sottocartelle, quindi, le autorizzazioni sono una funzionalità fondamentale per il controllo dell'accesso. "La minuziosità della sicurezza è cruciale", dichiara Gordon, che si definisce un "pignolo" per quanto riguarda questo tema. "Quando ci rivolgiamo a un freelance, deve poter accedere solo ai progetti su cui sta lavorando."

I risultati: uno sguardo al futuro

• 23 clienti nuovi negli ultimi 12 mesi
• In un anno, lo staff si è allargato da 2 a 8 membri a tempo pieno
• Uso dello spazio di archiviazione Dropbox sestuplicato da marzo 2022

In definitiva, Dropbox aumenta notevolmente la produttività di Myth. "Spesso lavoriamo in collaborazione con altre agenzie, accedendo e uscendo da file di lavoro e condividendo risorse", spiega Gordon. "Avevamo bisogno di una piattaforma che ci consentisse non solo di coinvolgere facilmente i membri del team di Myth, ma anche di collaborare con i nostri partner di agenzia e con i clienti. Si rivela particolarmente utile quando lavoriamo su progetti di dimensioni più grandi."

"Ambiamo molto a diventare sempre più grandi e sempre migliori", dichiara Gordon. "Vorremmo essere coinvolti in molti ambiti diversi dell'animazione e della grafica animata, anche aumentando il numero di lavori 3D ed eventualmente lavorando a qualche serie televisiva." Con 20 licenze Dropbox sul piano Enterprise, Myth gode di ampio spazio per crescere con ulteriori freelance e nuovi membri dello staff.