Contesto 

Southbase Group è un’impresa di costruzioni con sede in Nuova Zelanda che realizza progetti complessi per il settore pubblico e privato in tutto il Paese. Arriva ad avere fino a 20 cantieri attivi contemporaneamente, quindi il lavoro raramente si svolge in un unico luogo, e diversi appalti prevedono rigidi requisiti di sicurezza.

Affinché le attività si svolgano senza intoppi, i responsabili di cantiere, i subappaltatori e i team di progetto necessitano di un modo sicuro per accedere alla documentazione più aggiornata, ovunque si trovino. Questa responsabilità spetta a Lem Prestage, manager IT del gruppo, che si assicura che le informazioni siano facilmente reperibili e adeguatamente protette.

Nel settore edile, la fiducia non è un’opzione, ma una necessità. Anche le minime lacune nelle comunicazioni o delle piccole falle nella sicurezza possono degenerare rapidamente, trasformando piani obsoleti o dettagli mancanti in costosi errori.

Sfida: sistemi lenti e ad alto rischio

Quando Prestage è entrato a far parte di Southbase, ha ereditato un sistema concepito per un’epoca diversa. I file erano archiviati su un server locale e i team sul campo dovevano connettersi tramite VPN per accedervi.

Sebbene Southbase abbia quasi 200 dipendenti, solo una persona alla volta poteva accedere a un singolo file.

“Accedere ai dati era un incubo”, afferma Prestage. “[E] non c’era alcuna collaborazione con nessuno dei nostri subappaltatori, cosa che invece è fondamentale.”

Southbase necessitava di una solida base in grado di tenere il passo con team distribuiti, poste in gioco elevate e margine di errore nullo. Perché quando le informazioni non sono chiare o aggiornate, le conseguenze si accumulano rapidamente e possono costare milioni di dollari.

Soluzione: dall’archiviazione semplificata alla ricerca più intelligente

Per far fronte a questa realtà, Prestage ha integrato Dropbox. Aveva un obiettivo chiaro: costruire un sistema che le persone avrebbero effettivamente utilizzato nel mondo reale, sotto pressione, in decine di cantieri.

Con la crescita di Southbase, sono aumentati anche il volume e l’importanza dei dati presenti in Dropbox. “Al momento abbiamo terabyte di dati su Dropbox”, afferma Prestage. “E non abbiamo ancora nemmeno scalfito la superficie di ciò che potremmo utilizzare.”

Con così tanti lavori in corso contemporaneamente, era logico che l’azienda volesse mantenere i team connessi attraverso lo stesso ecosistema. Adottare strumenti come Dropbox Sign e Dropbox Dash è stato il passo successivo naturale.

Per semplificare le approvazioni e le firme, Sign è stata “una scelta ovvia”, afferma Prestage. “I documenti non escono da Dropbox. Rimangono dove sono e sono al sicuro.”

E Dash? Ha reso più facile trovare e accedere alle informazioni. La sua funzione di ricerca universale basata sull’intelligenza artificiale consente ai team di trovare file su Dropbox e nelle app collegate. Invece di dover rovistare tra strumenti e cartelle, le persone possono effettuare una sola ricerca e ottenere le risposte di cui hanno bisogno in pochi secondi, ovunque si trovino e senza dover aspettare il proprio turno.

Non ci è voluto molto perché Dash entrasse a far parte del flusso di lavoro quotidiano di Prestage che utilizza la chat basata sull’intelligenza artificiale integrata per risolvere i problemi e generare i rapporti. Ciò che una volta gli richiedeva giorni, ora gli richiede pochissimo tempo.

Risultati: ore (e preoccupazioni) risparmiate

L’impatto di Dash è diventato particolarmente evidente durante un progetto complesso in un cantiere aeroportuale attivo, dove i lavori procedevano senza sosta. I requisiti di sicurezza erano rigorosi e le informazioni dovevano essere precise.

Per mantenere tutti allineati, l’azienda ha utilizzato Dash per creare un insieme di contenuti basati sul progetto: una Raccolta. Questa offre al team un unico luogo dove collaborare, trovare link e chiedere a Dash informazioni contestuali.

Prestage spiega: “Abbiamo creato una Raccolta di 150 documenti, che possiamo poi confrontare e consultare rapidamente.” Quella Raccolta includeva piani e procedure di collaudo e ispezione per quasi ogni fase del lavoro, in modo che chiunque potesse confermare i requisiti, individuare le incongruenze e rimanere allineato sulle fasi successive.

“Questo significava un risparmio di ore per i team di progetto”, afferma Prestage. “E il tempo è denaro.”

Dash ha inoltre ridotto le difficoltà quotidiane per il reparto IT che non è più il punto di riferimento predefinito per l’escalation ogni volta che qualcuno non riesce a trovare un file; adesso infatti le persone possono trovare autonomamente le risposte sul momento. I flussi di lavoro sono più fluidi e tranquilli.

Con la continua crescita di Southbase, Prestage considera Dropbox e Dash come elementi fondamentali che aiutano i team a lavorare con chiarezza, proteggere il proprio lavoro e mantenere le informazioni critiche a portata di mano, ovunque li porti la loro attività.