Come trovare la soluzione di firma elettronica giusta per la propria azienda

In un rapporto del 2018 di State of the CIO, International Data Corporation ha stimato che la spesa per la trasformazione digitale supererà i 2 trilioni di dollari nel 2019. Inoltre, fino al 40% di tutta la spesa aziendale in tecnologia sarà destinato direttamente alla trasformazione digitale.

La documentazione cartacea continua a pesare enormemente sul personale, con le sue inefficienze e ridondanze. Le firme elettroniche rappresentano una soluzione semplice per dimostrare l’impatto e il ROI della trasformazione digitale sui processi aziendali critici.

La domanda non è se la tua organizzazione debba o meno adottare una soluzione di firma elettronica per migliorare l’esperienza cliente, l’efficienza e la sicurezza, ma quale integrazione per la firma elettronica è più adatta per la tua organizzazione ora che desideri intraprendere la strada verso la trasformazione.

Opzioni per una soluzione di firma elettronica

Non che tutti questi popup relativi alle opzioni di firma elettronica ci diano fastidio, ma possono confondere le idee, soprattutto all’inizio.

Noi del team Dropbox Sign siamo un gruppo di appassionati del flusso di lavoro delle firme elettroniche, ma sappiamo che non è così per tutti. Ecco perché abbiamo messo insieme questa semplice guida introduttiva su come scegliere la giusta soluzione di firma elettronica in base ai desideri e alle esigenze della tua organizzazione. E come bonus per tutti coloro che leggeranno fino alla fine, aggiungeremo anche alcuni consigli utili per rendere l’implementazione della firma elettronica il più semplice possibile.

1. Usa le firme elettroniche con un’app web o per dispositivi mobili

Un’applicazione di firma elettronica pronta all’uso, basata su dispositivi mobili o sul web, è la soluzione ideale per le organizzazioni che non hanno esigenze complesse in materia di firma elettronica e non intendono effettuare numerose transazioni di firma. Le app per la firma elettronica sono ideali per la documentazione redatta su un solo lato, come contratti di vendita, moduli delle risorse umane e simili.

Dato che non è profondamente integrata nei tuoi flussi di lavoro o nel tuo stack tecnologico, un’app per la firma elettronica può essere utilizzata non appena conclusa la formazione del personale. Sebbene questa soluzione significhi che non è necessario disporre di risorse IT o di sviluppo, significa anche che si rinuncia alla possibilità di personalizzare il flusso di lavoro per aggiungere il proprio branding o integrare i processi esistenti. ‍

Abbiamo ideato la nostra app Dropbox Sign (in precedenza HelloSign) pensando ai team che non hanno molta dimestichezza con il codice e cercano una soluzione di firma elettronica semplice e veloce. Ma solo perché Dropbox Sign è semplice da configurare e piacevole da usare non significa che manchi di potenza.

Gli strumenti di gestione dei team di livello aziendale consentono agli amministratori di aggiungere, rimuovere ed eseguire l’upgrade dei membri del team con facilità. Puoi firmare documenti e richiedere firme fino a 20 persone e monitorare l’avanzamento dei tuoi documenti lungo tutto il processo. Puoi anche creare i tuoi modelli per risparmiare tempo e stress per gli eventi di firma ripetitivi.

E per le organizzazioni che desiderano aggiungere più di dieci utenti, offriamo Dropbox Sign Premium, una piattaforma sicura e scalabile per la firma elettronica.

2. Incorpora le firme elettroniche con un’API

Per incorporare al meglio un’esperienza ottimale di firma elettronica direttamente nel tuo flusso di lavoro, nel sito web o nella tua applicazione, ti consigliamo un’API per la firma elettronica. Le API per le firme elettroniche migliorano l’efficienza aiutando le aziende a creare processi generati dal sistema per documenti complessi come richieste di credito, richieste di risarcimento, mutui, creazione di account e molto altro.

Queste API sono ideali per le organizzazioni con flussi di lavoro complessi e poco lineari e per volumi di transazioni medio-alti poiché tendono a offrire una personalizzazione dei flussi di lavoro avanzata, per poter modificare e integrare saldamente la loro funzionalità persino nei processi più esclusivi. Il livello di personalizzazione si estende al branding e al flusso utente, il che significa che hai la possibilità di creare un’esperienza che ispira l’adozione da parte dei dipendenti e la fedeltà dei clienti.

Sebbene un’API di firma elettronica non sia una soluzione plug-and-play come la sua controparte basata sul web, un fornitore affidabile dovrebbe disporre di informazioni sull’SDK, documentazione chiara e supporto gestito dagli sviluppatori per aiutare le risorse di sviluppo a far funzionare l’integrazione senza problemi.

In qualità di azienda che privilegia le API, diamo priorità a rendere la Dropbox Sign API facile da implementare, priva di complicazioni, ricca di funzionalità e completamente personalizzabile. Vogliamo che i nostri clienti non solo utilizzino il prodotto, ma si godano anche tutti i vantaggi, come la personalizzazione impeccabile, la facile manutenzione, le solide funzionalità legali e di sicurezza, la rapida configurazione e molto altro ancora.

Non sai se sia meglio adottare un’app o un’API? Contatta oggi stesso l’utilissimo e super competente team di Dropbox Sign per scoprire quale dei nostri potenti sistemi di firma elettronica più si adatta alla tua azienda.

3. Aggiungi integrazioni ed estensioni per la firma elettronica alle tue app correnti

Le integrazioni e le estensioni per la firma elettronica ti aiutano a svolgere il tuo lavoro in modo più efficiente, spostando le informazioni tra i servizi e automatizzando le azioni senza dover mai uscire dall’app in cui stai lavorando. Scopri quanto è facile con Dropbox.

Con un’estensione per la firma elettronica, puoi migliorare la funzionalità dei sistemi aziendali in uso dai tuoi dipendenti. Implementate nei flussi di lavoro rivolti all’utente, possono aiutare i clienti a completare le attività più rapidamente, cosa che sicuramente apprezzeranno.

Amiamo creare integrazioni ed estensioni che si integrino al meglio con tutti gli strumento che utilizzi. Scopri l’elenco completo delle integrazioni qui.

Come implementare una soluzione di firma elettronica

A prescindere dalla soluzione che si decide di utilizzare, l’implementazione di qualsiasi iniziativa comporta delle sfide.

Quando le cose si fanno difficili, non mettere in dubbio il tuo investimento nelle firme elettroniche ma segui questi passaggi per avere la certezza che il sistema di firma elettronica sia configurato al meglio per un successo duraturo.

Scegli con cura il partner giusto

L’implementazione delle firme elettroniche nel tuo flusso di lavoro può davvero rivoluzionare le cose. Vuoi affrontare questo cambiamento con un fornitore di servizi la cui idea di servizio clienti è una pagina di Domande frequenti oppure preferisci collaborare con un partner specializzato che vanta una solida esperienza in materia e ti accompagna in ogni fase del percorso?

Cerca un partner che anticipi le tue esigenze e sia disposto ad aiutarti a sviluppare una roadmap unica per garantire il successo dell’implementazione della tua firma elettronica, ora e in futuro.

Stabilisci il tuo flusso di lavoro unico

I software dedicati alle firme elettroniche sono potenti. A prescindere dalla soluzione scelta, ti verranno proposte nuove opzioni e opportunità di cui non disponevi in passato. Prenditi del tempo per conoscere e sperimentare tutte queste funzionalità, per trovare modi per migliorare l’efficienza e la produttività in tutta l’organizzazione.

Esercitati fino a raggiungere la perfezione.

Una volta trovato il flusso di lavoro per le firme elettroniche giusto per te, è il momento di metterlo alla prova. Il software per le firme elettroniche deve essere facile da usare per i clienti e far risparmiare tempo alle persone che, nella tua organizzazione interagiscono con lui, il tutto mantenendo sicurezza e legalità.

I test di garanzia della qualità sono particolarmente importanti se hai scelto di integrare la soluzione di firma elettronica nella tua configurazione IT. Certo, potresti voler apportare delle modifiche in futuro, ma sottoporre il tuo nuovo processo di firma elettronica a qualche prova pratica è un ottimo modo per assicurarti che il programma parta con il piede giusto e la sua adozione avvenga in tempi rapidi.

La giusta implementazione della firma elettronica, semplificata con Dropbox Sign

Che tu stia cercando la semplicità di un’app, la personalizzazione di un’API o l’aumento di produttività che le integrazioni e le estensioni offrono, scegliere la giusta implementazione della firma elettronica è una decisione importante che ogni azienda dovrà prendere nel suo percorso verso la trasformazione digitale.

Qualunque sia la tua scelta, Dropbox Sign ha un’opzione di distribuzione adatta a te, e nessuna di queste lesina sulla sicurezza, la conformità e la facilità d’uso per cui siamo conosciuti.

E se la soluzione che scegli oggi non rifletterà le tue esigenze future, non preoccuparti: le nostre soluzioni sono scalabili e altamente adattabili. Iscriviti oggi stesso per una prova gratuita e se non trovi la soluzione che stai cercando, la creeremo per te.