Come facilitare l'approvazione dei progetti in tre passaggi

Il lavoro di designer e architetti non è affatto semplice. Oltre al lavoro necessario per trasformare le idee in design di interni o i progetti in splendidi edifici, è necessario addentrarsi nelle torbide acque delle opinioni. Per affrontare le critiche più brutali e schiette e riuscire a trasformare lunghi thread di feedback in un progetto che tutti approvano, occorre fare appello a tutta la pazienza di cui si è capaci.

Tuttavia, esiste un modo per rendere il processo di approvazione più simile a una conversazione che a un conflitto. Si tratta di scegliere strumenti che aiutino l’intero team a lavorare insieme senza intoppi. Ecco come iniziare.

1. Creare coesione tra le app

Se non disponi di integrazioni pratiche con le app, come le estensioni di Dropbox, i tuoi utenti dovranno prendersi il tempo di chiudere un’app, aprirne un’altra e provare a riprendere da dove avevano interrotto. Queste lacune rappresentano problemi nel flusso di lavoro e possono causare ritardi e perdita di dati. Una connessione forte può far sì che il lavoro proceda senza intoppi.

Quando i cofondatori di PritchardPeck Lighting dovevano favorire una migliore comunicazione tra i membri del team, si sono affidati a un’integrazione di Dropbox, Slack e Gmail. “Nel nostro ufficio comunichiamo tramite Slack”, afferma Kristin Peck. “È la soluzione ideale per separare le comunicazioni interne da quelle con i nostri clienti, per le quali utilizziamo Gmail. L’interfaccia di Slack è ottima perché lavoriamo sostanzialmente con messaggi istantanei. Il mio team invia un link Dropbox e io posso farci immediatamente clic sopra per aprire il file... Posso osservare ciò che accade anche senza essere presente”. 

Ecco come PritchardPeck usa Dropbox per far crescere la sua attività “piccola, ma potente”.

2. Adattarsi in base alle esigenze del progetto

Utilizzando le app più adatte a ogni attività, la tua azienda avrà più spazio per crescere in base alle necessità. Una singola soluzione potrebbe includere funzionalità extra di cui non hai bisogno o potrebbe non avere quelle importanti di cui potresti aver bisogno in un secondo momento. Un flusso di lavoro ottimizzato ti consente di selezionare le soluzioni di cui hai bisogno per crescere, senza interrompere i tuoi processi.

Ad esempio, quando lo studio di architettura pluripremiato BNIM ha inaugurato sette nuovi uffici negli Stati Uniti, si è affidato a Dropbox per aziende per semplificare i flussi di lavoro. BNIM ha utilizzato Dropbox per collaborare su file di progettazione di grandi dimensioni da qualsiasi ufficio o dispositivo e per ottenere tempi di consegna più rapidi per i progetti dei propri clienti. 

Vuoi sapere come altre aziende stanno ottimizzando i loro flussi di lavoro? Leggi altre storie di successo dei clienti di aziende che utilizzano Dropbox per gestire il proprio lavoro in modo efficiente.

3. Ottimizzare i flussi di lavoro per risparmiare tempo

Senza un buon flusso di lavoro, i dipendenti potrebbero perdere tempo cercando file o tentando di collegare processi che non funzionano bene insieme. Un flusso di lavoro fluido aiuterà i team a dedicare meno tempo al coordinamento e più tempo al lavoro vero e proprio.

Lo studio di architettura Red Dot Studio utilizza i link condivisi di Dropbox per inviare presentazioni di grandi dimensioni e file CAD ai membri del proprio team, nonché a ingegneri esterni, consulenti e clienti. Quando qualcuno deve revisionare le ultime bozze, può recuperarle rapidamente dall’app Dropbox per dispositivi mobili.

“Quando rientravamo dalle visite ai cantieri, perdevamo tempo a cercare gli schizzi, scansionarli e poi a salvarli... Adesso possiamo scattare una foto direttamente dal telefono, salvarla nella posizione corretta e condividerla sul posto. Ora è molto più semplice”. - Alix Daguin, Project Designer, Red Dot Studio

Utilizzare insieme le migliori app e i migliori strumenti ti aiuta a lavorare in modo più intelligente ed efficiente. Ciò significa più tempo per le attività principali e meno tempo trascorso a cercare tra un mare di app. Quando servono approvazioni, un lavoro di squadra chiaro evita confusione e fa risparmiare molto tempo.