Le riunioni con le parti interessate sono fondamentali per il successo del progetto. In questa guida spiegheremo come preparare e gestire riunioni efficaci con le parti interessate che producano risultati.
Le riunioni con le parti interessate sono essenziali per far sì che i progetti procedano secondo i piani e per garantire che tutti i soggetti coinvolti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Ma cos’è esattamente una riunione delle parti interessate e come si può gestirla in modo efficace?
In questo articolo risponderemo a queste domande e ti forniremo alcuni consigli su come utilizzare Dropbox per rendere le tue riunioni con le parti interessate ancora più produttive.
Cos’è una riunione delle parti interessate?
Una riunione delle parti interessate è un incontro di tutte le persone importanti coinvolte in un progetto o in una relazione commerciale, ovvero tu, in qualità di fornitore del prodotto o del servizio, e i tuoi clienti. Questi incontri offrono alle parti interessate l’opportunità di condividere i propri contributi, esprimere le proprie preoccupazioni e prendere decisioni sul progetto.
La scelta di chi far partecipare a una riunione delle parti interessate dipende dallo scopo e dall’esito previsto della riunione.
Diversi tipi di riunioni con le parti interessate
Esistono diversi tipi di riunioni con le parti interessate, ciascuna con il proprio scopo e format. Ecco alcuni tipi comuni di riunioni con le parti interessate:
- Riunioni iniziali: queste riunioni si tengono all’inizio di un progetto per definire lo scopo, gli obiettivi e la portata del progetto. Rappresentano anche una buona opportunità per le presentazioni tra il team del progetto e le parti interessate.
- Interviste con le parti interessate: si tratta di incontri individuali con le parti interessate che ti aiutano a comprendere la loro visione, i loro obiettivi, i loro processi attuali e le loro preoccupazioni.
- Ulteriori riunioni con le parti interessate: queste riunioni si tengono durante tutto il ciclo di vita del progetto per confrontarsi con le parti interessate, tenerle informate sui progressi e ricevere il loro feedback.
Come prepararsi per una riunione con le parti interessate
Per garantire che la riunione con le parti interessate sia produttiva, è importante prepararsi in anticipo. Ecco alcuni consigli da tenere a mente in qualità di facilitatore della riunione:
Avere un obiettivo
È importante avere uno scopo chiaro per la riunione: vuoi fornire un aggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori? Hai bisogno di un feedback su un particolare risultato? C'è una controversia o un disaccordo che deve essere chiarito?
Quando sei consapevole del motivo per cui devi incontrare le tue parti interessate e spieghi chiaramente perché sarebbe opportuno che vi incontraste, sarà molto più facile definire chi deve partecipare alla riunione.
Avere un ordine del giorno della riunione
Prepara un ordine del giorno per dare struttura e focus alla tua riunione. Potresti voler inviare via email il tuo ordine del giorno ai partecipanti prima della riunione, in modo che possano preparare domande e ulteriori punti di discussione, e utilizzare Inviare e monitorare di Dropbox per monitorare chi interagisce prima della riunione.
Ecco alcuni punti che potrebbero essere oggetto di discussione:
- Cronologie o roadmap del progetto
- Tappe intermedie del progetto
- Esiti attesi recenti o futuri
- Risultati o prestazioni
- Potenziali rischi o preoccupazioni
- Prossimi passi o azioni
Invia link ai documenti e ai materiali pertinenti all’ordine del giorno in un formato di facile accesso con Dropbox.
Chiarire chi deve essere invitato e cosa è importante per i partecipanti
Invitare troppe persone alla riunione può creare confusione e compromettere il risultato finale. È quasi peggio dell’avere troppe riunioni: si crea caos e perdi tempo prezioso che potresti dedicare al lavoro vero e proprio.
Invitando alla riunione solo le parti interessate pertinenti, puoi aumentare la produttività. Se nel tuo progetto sono coinvolte molte parti interessate, limita il numero dei partecipanti alla riunione, considerando il motivo per cui una persona specifica non ha bisogno di essere presente, piuttosto che il motivo per cui dovrebbe esserlo.
Organizzare riunioni più ristrette consente inoltre di aprire la discussione alle priorità individuali delle parti interessate e alle motivazioni alla base di decisioni o disaccordi specifici. A meno che non si abbia a disposizione tutto il giorno, non è possibile rispondere alle preoccupazioni o alle domande di tutti in una riunione con molti partecipanti.
Chi sono le parti interessate?
In parole povere, una parte interessata è qualcuno che ha un legittimo interesse nel processo decisionale e nelle attività di un’azienda o di un progetto. Senza il suo supporto, l’azienda o il progetto non potrebbero funzionare.
Ecco alcuni esempi di parti interessate:
- Direttore o vicedirettore
- Investitore
- Chief Information Officer, Direttore finanziario o Amministratore delegato
- Project manager
Più in generale, ci sono parti interessate interne (dipendenti, proprietari e manager) ed esterne. Si tratta di clienti, azionisti, creditori, pubblica amministrazione, sindacati e così via.
Preparati per ulteriori domande
Indipendentemente da quanto ti prepari, è probabile che le tue parti interessate ti facciano delle domande che non avevi previsto nel tuo ordine del giorno. Per dimostrare la tua professionalità e il tuo impegno nel progetto, dovresti prevedere e prepararti ad affrontare alcune potenziali domande che potrebbero sorgere.
Non è sempre possibile fare previsioni, ma sicuramente impressionerai le tue parti interessate se avrai delle ottime risposte a disposizione.
Come gestire una riunione con le parti interessate
Una volta completata la preparazione per la riunione con le parti interessate, è il momento di gestirla. Ecco alcuni consigli:
Dare il buon esempio
In qualità di ospitante, sei tu a stabilire il tono della riunione. Devi dimostrare di seguire il protocollo delle riunioni e mostrare coinvolgimento: pratica l’ascolto attivo e sii presente.
Mantieni la concentrazione
Cerca di seguire il tuo ordine del giorno e di ricordare gli argomenti/domande aggiuntivi che hai preparato. Dimostra di essere un padrone di casa proattivo che ha previsto in anticipo potenziali problemi, piuttosto che uno reattivo che non riesce a gestire problemi evitabili. Ciò contribuirà a creare fiducia con le parti interessate.
Se ti attieni il più possibile al tuo ordine del giorno, puoi lasciare del tempo per il brainstorming o per le domande e risposte alla fine della riunione. Cerca di incoraggiare tutti a parlare e a partecipare, non solo i protagonisti chiave.
Utilizza un linguaggio comprensibile per le tue parti interessate
A volte diamo per scontato che i nostri clienti comprendano gli aspetti tecnici di ciò che facciamo. Anche se conoscono bene il loro settore, probabilmente non sono esperti del tuo prodotto o servizio, ma tu lo sei.
Cerca di eliminare qualsiasi gergo che crei confusione o che sia eccessivamente tecnico, che le parti interessate potrebbero non comprendere e concentrati invece su ciò che per loro è più importante.
Consigli post-riunione
Dopo la riunione con le parti interessate è importante effettuare un follow-up e assicurarsi che tutte le azioni siano state completate e, se necessario, programmare la riunione successiva.
Dropbox può aiutarti in questo, offrendoti un luogo centrale in cui archiviare appunti di riunioni, link a contenuti e registrazioni video. Puoi anche utilizzare Inviare e monitorare per inviare materiale per la riunione e tenere traccia di chi lo ha visualizzato.
In alternativa, se hai registrato la riunione, puoi condividerla direttamente dal tuo account Dropbox, aumentando il coinvolgimento delle parti interessate, poiché coloro che non hanno partecipato potranno recuperare e coloro che hanno partecipato potranno rinfrescarsi la memoria.
Riunioni efficaci con le parti interessate con Dropbox
Dropbox è il partner perfetto per le riunioni con le parti interessate. Grazie a funzionalità come Inviare e monitorare, dati analitici sul documento e controlli di condivisione avanzati, Dropbox semplifica la preparazione, l’esecuzione e il follow-up delle riunioni con le parti interessate.
