La gestione dei contratti può fare la fortuna di un'azienda. Gli intoppi nel flusso possono causare problemi legali, erodere le entrate e danneggiare i rapporti di lavoro con i partner. D'altro canto, quando i contratti vengono gestiti in modo efficace, la tua organizzazione può evitare controversie e mantenere partnership sane, fattori essenziali per la crescita.
Esploriamo come creare e ottimizzare un processo di gestione dei contratti pronto per adattarsi alla tua organizzazione e tutti i vantaggi che ne derivano.
Abilita le notifiche automatiche
Nessun membro del team desidera l'arduo compito di tracciare ogni singola tappa intermedia all'interno del processo contrattuale, e non tutte le fasi del flusso di lavoro di gestione dei contratti necessitano di un tocco umano.
Un sistema automatizzato può essere utilizzato per ricevere nuove richieste di contratti, redigere il linguaggio legale di base per i nuovi contratti e semplificare le attività di revisione, creazione di report, approvazione e rinnovo.
La possibilità di impostare promemoria all'interno della piattaforma e persino di attivare promemoria automatici via email toglie al tuo team (probabilmente molto impegnato) l'onere di ricordare, consentendogli di concentrarsi sul quadro generale del raggiungimento dei traguardi e degli obiettivi aziendali.
Aggiungi funzionalità di firma elettronica
La parte relativa alla firma è probabilmente la parte più importante del contratto. Non c'è accordo finché non viene firmato il contratto.
Con l’opzione della firma elettronica, il tuo team può garantire che tutto venga firmato il più rapidamente possibile.
Le firme digitali consentono di confermare gli accordi ovunque, garantendo allo stesso tempo sicurezza ed efficienza. Assicurati che facciano parte della raccolta di gestione dei contratti.
Risparmia tempo con i modelli
Non è necessario redigere da zero ogni singolo contratto. Sebbene tu voglia certamente che ogni contratto sembri (e in una certa misura sia effettivamente) personalizzato per ciascun cliente, un po' di standardizzazione può fare molto. Avere una libreria affidabile di contratti ti fornirà una solida base per sviluppare anche i contratti più complessi.
Con Dropbox Sign, puoi trasformare i tuoi contratti utilizzati più di frequente in modelli o scaricare alcuni moduli di uso comune come NDA, contratti di consulenza e norme sui social media.
Altri modi per mantenere aggiornata la gestione dei tuoi contratti
Controlla il tuo flusso di lavoro attuale
Il modo in cui hai gestito i contratti per i primi clienti dovrebbe cambiare e cambierà in modo significativo, quindi consenti al tuo team di rivedere il processo di gestione dei contratti a intervalli regolari (su base trimestrale o annuale). Non aver paura di esaltare i successi chiave e allo stesso tempo di affrontare le sfide e i rischi che si presentano. Grazie a queste informazioni di base, puoi iniziare a migliorare il modo in cui i contratti vengono gestiti all'interno della tua organizzazione.
Che i tuoi obiettivi siano l'eliminazione di determinati rischi o il risparmio di denaro, è importante sapere esattamente perché stai modificando il tuo approccio alla gestione dei contratti. Per ripensare il funzionamento della gestione dei contratti all'interno dell'azienda, è necessario conoscere sia il perché che il come.
Attieniti a un sistema
Sì, ogni cliente richiede un coinvolgimento personalizzato. E anche se può sembrare un po' controintuitivo, standardizzare il processo di gestione dei contratti ti consentirà di supportare ciascun cliente in modo più efficace.
Avere un sistema di gestione dei contratti che mantenga tutti i contratti e le interazioni con le parti interessate nello stesso posto può evitare problemi in futuro dovuti alla documentazione mancante e di comunicazione errata.
Un unico sistema consente una migliore comunicazione tra le parti interessate nel processo contrattuale e mantiene tutte le informazioni sensibili più sicure.
Entra nell'era moderna
Sia che il tuo team di vendita stia lavorando per migliorare la gestione dei contratti o che tu abbia bisogno di rivedere il modo in cui l'intera organizzazione gestisce i contratti, abbiamo gli strumenti e le risorse per aiutarti a semplificare il processo.
Con un po' di pianificazione attenta e l'assistenza di servizi cloud, puoi trasformare la gestione dei contratti da una sfida per la tua organizzazione a un processo snello ed efficiente che contribuisce ad accelerare la tua crescita.
