Edit Expand は Dropbox で迅速、安全、低コストの作業を実現し、動画の制作本数を 8 倍に

背景情報

Edit Expand は、クライアントのアイデアを形にする動画制作会社です。Edit Expand のチームは、クライアントが持つ既存のリソースを活用すること、動画制作が初めての顧客にも対応することに重点を置きながら、顧客のニーズに合わせたコンテンツを制作し、継続的に運用するプロセスを構築しています。同社は、視聴者の関心を引くだけでなく、エンゲージメントを継続させるコンテンツの提供にも熱心に取り組んでいます。たとえば、デモ動画やウェビナーなどは見落とされがちですが、顧客維持に重要な役割を果たすものとして力を注いでいます。

課題：小規模チームで大量の業務に対応

Edit Expand のチームは 5 人の小規模なリモート チームで、同時に 10 〜 20 件のプロジェクトを進めています。このペースを維持するためには、ファイルを簡単に保存、共有、検索できる仕組みが必要です。さらに、Adobe や Amazon などの大企業との共同作業では、ファイルを安全に保存し共有することが特に重要です。

Edit Expand は、ファイルの同期と保存をより効率的に行えるソリューションを探していました。また、クライアントのフィードバックやアイデアをまとめてチーム全体で共有し共同作業できるプラットフォームも必要でした。「私にとって最大の課題は、すべての顧客が声を聞いてもらい理解されていると感じられるようにすることです」と、Edit Expand の創業者であるアダム・ニールソン氏は話します。「15 種類のメール スレッドからフィードバックやコメント、意見をまとめなければならないことも多く、それが大変な作業になる場合もあります。」

解決策：すべてを 1 か所に集約

Edit Expand は、さまざまなクラウド ストレージ ソリューションを試しましたが、いずれにも制約がありました。あるソリューションでは大容量ファイルの同期に問題があり、別のソリューションでは動画の再生が遅かったり、ファイルの履歴管理に問題があったりしました。そこで、ニールソン氏は Dropbox を導入することにしました。「私は長年 Dropbox を愛用していました。とにかく使いやすいんです」とニールソン氏は言います。

現在、同社はすべてのプロジェクトを Dropbox に保存し、そこで作業を進めているため、Dropbox が唯一の信頼できる情報源となっています。スクリプト作成、編集、レビューといった、開始から完成までのすべてのプロセスが Dropbox 内で行われます。「すべてのデバイス間でファイルが同期されるため、重複がなくなり、クライアントと共有された最新バージョンのみで作業することができます」と、Edit Expand の編集者であるニック・スピンダー氏は話します。ファイルが更新されるとチーム メンバーにも通知が届くため、共同作業がスピードアップします。

Dropbox Replay を利用すれば、クライアントやチーム メンバーは動画のドラフト、スクリプト、さらには特定のフレームに対してコメントを残すことができます。ニールソン氏がこれらのコメントを統合してフィルタリングし、編集者が変更を加えるために必要な情報を把握できるようにしています。「ファイルやフレームに対するコメントが、メールや Slack で大量に寄せられます」と話すニールソン氏。「そのため、私たちが行ったすべての変更を追跡し、編集者には本当に必要な情報だけが届くようにすることが重要です。その情報は Dropbox Paper にまとめることができます。」

結果：時間の節約、コスト削減、制作数アップ

すべてを 1 つのプラットフォームに集約することで、Edit Expand のチームはマルチタスクをシームレスに実行できる柔軟性が得られました。「私は何十本もの動画を管理しながら複数のプロジェクトを同時に進めていますが、Dropbox のおかげでタスクを簡単に切り替えることができます」と、スピンダー氏は述べています。

また、Dropbox であらゆるデータを整理しておけるので、メンバーはすばやくファイルを見つけられます。これは、チームで大量のデータを扱う際に特に重要な機能です。ある事例として、Adobe は自社のさまざまな製品がどのように連携するかを紹介する動画の制作を Edit Expand に依頼しました。このプロジェクトでは、製品のスクリーン キャプチャを大量に取得し、製品ごとに約 10 人の製品スペシャリストが関わる必要がありました。Edit Expand 側で必要なアセットを準備する必要がありましたが、スピンダー氏は Dropbox の検索機能を活用し、必要なデモやファイルを簡単に見つけることができました。「最初は、素材が十分に揃っていないように思えました。でも、Dropbox のおかげで、プロジェクトを再び軌道に乗せることができたのです」とスピンダー氏は話します。

その結果、Edit Expand のチームは小規模ながら高いパフォーマンスを発揮し、非常に多くのコンテンツを制作できるようになりました。2024 年には、Cloudinary や Amazon といったクライアントのプロジェクトのほか、Adobe にはコマーシャルやウェビナーなど、150 件以上のプロジェクトを納品しました。この作業では、何百もの動画ファイルや音声データを選別する必要がありました。「昔なら、ハード ドライブを探すために棚の奥を探し回らなければならなかったでしょう」とニールソン氏は言います。

また、Dropbox により、チーム メンバーは自分で好きな場所や時間を選んで効率的に作業できます。

「クリエイティブな仕事では、適切な精神状態にあることが重要です。メンバーが最も生産性の上がる時間に作業できるようにすることで、プロジェクトあたり数千 US ドル、場合によっては数万 US ドルのコストを削減しています。」

リモート ワークにより、Edit Expand はオフィス賃料にかかるコストも回避できます。編集者のシステムが動画のレンダリングに十分な性能を持っていない場合でも、チームがプロジェクト ファイルにアクセスし、別のパソコンで更新やレンダリングを行うことができるため、不必要なハードウェアのコストを削減できます。「制作を進めるために、ビルごと借りたり大規模なサーバーを用意したりする必要がないため、全体として年間で 5 万から 10 万 US ドルのコストを削減していると思います」とニールソン氏は述べています。

Dropbox によって、Edit Expand のチームに安心感も生まれました。サーバーの管理、ワークロードの調整、予期しないダウンタイムへの対応について心配する必要がなくなったのです。「選択型同期機能も非常に便利です。必要なファイルだけをオンラインにして作業を続けられます」と述べるニールソン氏。Dropbox では、編集者がインターネット接続の悪い場所で作業していても、ファイルが常に完全に同期され、更新されます。インターネットが切断されても、チームはローカル ドライブのファイルで作業を続けることができます。オンライン状態に戻ったら、Dropbox が更新内容をシームレスにアップロードします。

ニールソン氏は、ファイルのアクセス権や、暗号化や多要素認証などのセキュリティ設定を簡単に管理できる点も高く評価しています。これにより、同社はクライアントの要件を満たし、大企業からの信頼を獲得できるのです。また、大量のデータが誤って削除された場合でも、ニールソン氏はアラートを受信し、すぐにファイルを復元してチームに提供できます。

このセキュリティと信頼性は、クライアントにも安心感をもたらします。「クライアントは、自分たちのファイルやフィードバックが 1 か所にまとめて安全に保存し整理されていることがわかれば、安心できます」とニールソン氏は話します。「これにより、不要なやり取りに費やす時間が数時間、場合によっては数日分も削減され、私たちはクリエイティブな作業に集中できるのです。」