Dropbox によるコラボレーションがランドグラント大学であるフロリダ大学の基盤を強化

課題：テクノロジーによるキャンパスの統合

サテライト キャンパスやリモート ワークの増加に伴い、多くの大学が拠点間のコラボレーションを改善する方法を模索しています。しかしフロリダ大学にとって、こうした課題とその解決において必要とされるテクノロジーは、とりわけ重要な意味を持っています。

フロリダ大学はランドグラント（土地付与）大学であるため、州の住民に教育資源を提供する目的で、フロリダ州のすべての郡に物理的な拠点を置くことが法律で義務付けられています。

ランドグラント大学としての同校の義務を管理するフロリダ大学食品農業科学研究所（IFAS）の場合、物理的な拠点としてフロリダ州の 67 の郡にそれぞれ協同エクステンション センターがあり、州全体では合計 102 の施設があります。

IFAS の IT チームにとって、これはコラボレーションを妨げる大きな物理的障壁であり、テクノロジーで対処すべき課題です。しかし、複数のロケーションにわたってツールやプロセスを標準化するのは、簡単なことではありません。IFAS の IT ディレクター、ダン・クロマー氏は、「私たちが取り組むことの中で最も難しいのは、テクノロジーではなくコミュニケーションです」と述べています。「全員に同じプロセスに従ってもらうには、かなりの労力が必要です。」IFAS では、使い勝手のよい選択肢がないことから、職員たちが個人の Dropbox アカウントを利用してコラボレーションの壁を乗り越えようとしていることがわかりました。システム全体にデータやプロセスが分散していることが、セキュリティとコラボレーションの両方に悪影響を及ぼしていました。

解決方法：わかりやすさと安全性

今では、フロリダ大学の職員 5,000 人以上に導入が広まっています。研究者にとって Dropbox は、土地付与に伴う義務を果たすために大学の内外で共同作業を行ううえで大切なツールです。「本校のユーザーは、Dropbox を使うことで、ドキュメントをメールでやり取りすることから生じる連絡の行き違いを減らせることに気づきました」とブランチャード氏は述べています。薬学部のある教授は、ナイジェリアの研究者たちとの共同作業に Dropbox を使っています。ナイジェリアではインターネット環境が整っていないため、容量の大きい動画ファイルをダウンロードすることができず、Dropbox で直接動画を再生できることが極めて重要なのです。また、Dropbox は HIPAA に準拠しているため、医学などの分野の研究者たちは、機密度の高い情報も含めて、すべてのファイルを 1 か所に保存することができます。

フロリダ大学の IT チームにとって Dropbox は、大学内におけるデータ管理と共同作業において必要不可欠な役割を担っています。「単純に聞こえますが、Dropbox は職員の共同作業を簡単にしてくれます」と薬学部の IT ディレクター、レーン・ブランチャード氏は言います。「仕組みがわかりやすいので、フォルダやファイル構造を管理する作業の大部分を、ユーザーが自分で行うことができます。」IT 部門のスタッフは、アプローチがシンプルでスタッフによるトレーニングやサポートの必要が少ないことから、口を揃えて Dropbox を賞賛しています。クロマー氏は、「Dropbox に関する不満は一度も聞いたことがないと思います。この仕事をしてきた中では非常に珍しいことですよ」と述べています。