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デザインや設計は簡単な仕事ではありません。アイデアをインテリア デザインとして具現化したり、設計図から美しい建築物を作り出したりするのが大変なのはもちろんですが、関係者からの雑多な意見をまとめ上げるのも容易ではありません。情け容赦のない批判に「禅」の心で耐えながら、多様な意見を何とかまとめ上げ、誰もが認めるアイデアに昇華することが求められます。
多数の承認を得るためのプロセスを対立的ではなく対話的なものに変える方法が 1 つあります。鍵となるのは、チーム メンバー全員でスムーズに共同作業するためのツールを取り入れることです。その具体的な方法をご紹介しましょう。
1. アプリ同士を連携
Dropbox Extensions のような便利なアプリ連携がない場合、いったんアプリを閉じ、別のアプリを開き、また元のアプリに戻るという手間が生じます。こうした作業の中断はワークフローの障害となり、遅延やデータの損失を引き起こす可能性があります。強力な連携があれば、作業をスムーズに進行させることができます。
チーム コミュニケーションを活発化する必要に迫られた PritchardPeck Lighting の共同創業者クリスティン・ペック氏は、Dropbox、Slack、Gmail のインテグレーションを活用。「社内でのコミュニケーションには Slack を使っています。クライアントとのコミュニケーションには Gmail を使っており、社内外のコミュニケーションをアプリによって切り分けることができるのは便利です。社内では基本的にインスタント メッセージでやり取りをしているので、その点では Slack のインターフェースのほうが適しています。業務では Dropbox のリンクをやり取りしていますが、リンクをクリックすれば直接そのファイルを開けるので、Dropbox に移動しなくてもファイルの中身を確認できます」とペック氏は述べています。
PritchardPeck Lighting が Dropbox を活用して「小さくても力強い」ビジネスをどのように実現したか、詳細についてはこちらをご覧ください。
2. プロジェクトの必要に応じて機能を拡張
タスクごとに最適なアプリを使い分けることで、会社は必要に応じて柔軟に成長できるようになります。1 つのツールにすべてを任せると、不要な機能が多すぎたり、将来的に必要な重要な機能が足りなかったりすることもあります。ワークフローが最適化されていれば、プロセスを妨げることなく、成長のために必要なツールを導入できます。
たとえば、高い評価を得ている設計事務所 BNIM は、米国中に 7 つの新オフィスを立ち上げる際、ビジネス向け Dropbox を利用してワークフローを簡素化しました。BNIM は Dropbox を活用して、大容量の設計ファイルをどのオフィスやデバイスからでも共同作業ができるようにし、クライアント プロジェクトの納期を短縮しています。
他の企業がどのようにワークフローを最適化しているか気になりませんか？Dropbox を活用して業務を効率化している他の企業の成功事例をご覧ください。
3. ワークフローを効率化して時間を節約
適切なワークフローがないと、ファイルを探したり、スムーズにいかないプロセスを無理につなげようとしたりして、時間を浪費してしまいます。スムーズなワークフローがあれば、調整に費やす時間を減らし、より多くの時間を本来の仕事に使えるようになります。
設計事務所の Red Dot Studio は、チームのメンバーや外部の技術者、コンサルタント、クライアントに大容量のプレゼンテーション ファイルや CAD ファイルを送るのに Dropbox の共有リンクを活用しています。このため、最新のコンセプトを急いで確認したいという場合でも、Dropbox モバイルアプリを使ってすばやく必要なファイルを閲覧できます。
「これまでは現場訪問のあと、作成した見取り図を探して、スキャンして、保存して、という具合で、無駄に時間がかかっていました。…それが今では、スマートフォンで写真を撮って決められた場所に保存すれば、すぐにメンバーの手に届きます。以前に比べると、作業の流れがずっとスムーズになりました。」— Red Dot Studio プロジェクト デザイナー アリックス・ダグイン氏
最適なアプリとツールを組み合わせて使用することで、よりスマートかつ効率的に作業できるようになります。つまり、多数のアプリを行ったり来たりする時間を減らし、本来の業務にもっと時間を使えるようになるということです。承認が必要な場面では、チーム内の分担を明確にすることで、作業の混乱を防ぎ、時間を大幅に節約できます。
