バーチャル ファーストへと進化を進める中で、チーム全体で有意義なつながりを築き続ける必要があることが明らかになりつつあります。
そのためには、休憩スペースで週末の予定についておしゃべりするような、自然発生的なつながりが必要だということもわかっていました。しかし、主にバーチャルで仕事をしていると、いつもそのように自然に会話が弾むとは限りません。そこで、Dropbox ではさまざまな検証を始めました。
その結果、創造的なアイスブレイクのような構造化されたアクティビティをバーチャル ミーティングに組み込むことで、休憩スペースでのひとときを再現できるということがわかりました。
そして、その効果は歴然としています。Dropbox 社員の約 88 % が、バーチャル ファーストでうまく仕事ができていると回答しており、チームの絆も強くなっています。
独創的なアイスブレイクは、単なる時間つぶしではありません。障壁を取り払い、仕事上の課題や個人的な興味について話してもらうための方法なのです。
「アイス（氷）」とそれをブレイクする（壊す）理由
決められた議題に入ろうとして、ある種の雰囲気に気づいたことはありませんか？話しかけてみたものの、かすかな笑みと一言だけの返事が返ってきたことは？ミーティングが始まるまで、誰もが静かに秒読みを続けているように感じたことはないでしょうか？
それが氷です。そして、氷が厚いほど、気まずさが増します。
多くの場合、氷はお互いをもっとよく知る必要があることの表れであると考えられます。そして多くの意味で、これは真実です。
氷が溶けるのを妨げる層がもう 1 つあります。これは、社会学者のアーヴィング・ゴッフマンの「人との交流はパフォーマンスのようなもので、私たちは常に他人からどのように見られるかを意識している」という考えに基づくものです。
Zoom では、私たちは常に鏡のように、カメラに映る自分自身の姿に向き合うことになります。発言内容だけでなく、表情、口調、他人にどう見えるかなど、自分のパフォーマンスを評価しながら発言するため、やり取りが不自然に感じられます。
チームが、自分らしくいても安心できる境地にたどり着くには、ミーティングのたびにその氷を温めて、完全に溶かしきる必要があります。
そのための最善の方法は、話す順番が均等に与えられる仕組みを持ち、チーム メンバーがジャッジされることを恐れずに打ち解けられるようにするアイスブレイクを使用することです。
アイスブレイクですべてのリモート チーム メンバーが発言できるようにする方法
Dropbox の重要な基本原則の 1 つは、誰もが公平な競争の場にいられるようにすることです。この信念がすべての行動の根底にあり、Dropbox でハイブリッドではなく、バーチャル ファーストを取り入れている理由にもなってます。
Dropbox では、組織内の誰もが発言権を持っていると感じてほしいと考えています。社員がありのままの自分でいられ、正直な意見を述べ、チームと自由に笑い合えるほど安心できているかどうかが、正しい行動への道しるべになります。
アイスブレイクは、この点で重要な役割を果たします。
リモート環境でこのスタイルのアイスブレイクを使用してできること：
- マネージャーやグループ リーダーだけでなく、すべてのチーム メンバーからの積極的な参加を促す
- すべてのチーム メンバーが、自分がチームの重要な一員であり、独自の貢献が評価されていると感じられるようにする
- 社員が安心して自分の意見言える場を作る
凍った空気から暖かい雰囲気に変えるために、Dropbox Paper を使って職場での関係性テンプレートに記入してもらったことがあります。
これは、社員のプロフィール帳のようなもので、性格、仕事の好み、価値観、独自の特性などを伝えてくれます。
各社員にこのテンプレートを送信し、できるだけ正直に回答するように促します。このワークシートは、お互いの独自の好みと特性とともに、どのようなアクティビティが活力を与えるか、どの勤務時間を好むかなどの仕事に関連する詳細を理解できるように設計されています。
こうしたインサイトにより、参加者についてわかっていることを考慮したうえで、ミーティングに最適なアイスブレイクを選択することができます。
たとえば、チーム メンバーがオープンで率直なコミュニケーションを大切にしている場合は、単なるアイスブレイクの質問であっても、ミーティングの前にアイスブレイクの内容を伝えておくことで、準備が整い安心できるだろうとわかります。
社員が話したくなるような楽しいアイスブレイクの質問
フレッシュ、楽しい、すばらしい。これは、完璧なアイスブレイクの質問を表す 3 つの単語です。
たとえば、週次ミーティングを「心の中を天気にたとえると、今はどんな空模様ですか？（晴れ、嵐、曇り、霧雨）」という質問で始めるチームの絆を深めるための習慣を築くことができます。あるいは、「ロボットとして目覚めたら、最初に何をしますか？」のような少し変わった質問をすることもできます。
コツは、チームが Slack をスクロールしながらぼんやりするのではなく、立ち止まって考え、チーム メンバーの返答を楽しみにするような質問をすることです。
Dropbox で愛用しているアイスブレイクの質問の一部を、以下にご紹介します。
週次チーム ミーティングのチェックイン アイスブレイクの質問
1. 一言または 1 つの色で、今の気持ちを答えてください。
2. 今の気持ちを動物にたとえるなら何ですか？その理由も教えてください。
3. ストレスに対処したいとき、何をしますか？
4. 今日の気分を表すのにぴったりの曲は何ですか？具体的にどの歌詞が、今、最も心に響きますか？
5. このミーティングの冒頭で感じたことに簡潔な見出しをつけるとしたら、どんなものになりますか？
柔軟な発想を促すクリエイティブなアイスブレイクの質問
6. これから一生、1 つの色の食べ物しか食べられないとしたら、それは何色ですか？その理由も教えてください。
7. 1 つ購入するともう 1 つ無料になる史上最高のセールはどんなものですか？
8. 現在人類が頼りにしているもので、将来はなくなると思うものは何ですか？
9. 歴史上の人物と 1 週間入れ替わるとしたら、誰を選び、何をしますか？
10. あらゆる動物（陸上と海中の両方）と話ができるのと、水中で呼吸ができるのでは、どちらがいいですか？
個人的なレベルでつながりを築くための楽しいアイスブレイク
11. 目が覚めたときに透明人間になっていたら、最初に何をしますか？
12. タイム トラベルできるのと、世界中のどこにでもテレポートできるのでは、どちらがいいですか？その理由も教えてください。
13. ゾンビと吸血鬼のどちらが世界を征服するかを決めなくてはならないとしたら、どちらを選びますか？その理由も教えてください。
14. 未来の自分に 1 つだけ質問できるとしたら、何を聞きますか？
15. 理想的な金曜日の夜はどのようなものですか？
より大人数のミーティング向けのシンプルな質問
16. 今すぐ世界中のどこにでも行けるとしたら、どこを選びますか？その理由も教えてください。
17. 指を何らかの家庭用品と交換しなければならないとしたら、何を選びますか？その理由も教えてください。
18. あなたが俳優なら、スーパーヒーローとスーパーヴィランのどちらの役を演じたいですか？
19. よく晴れた暑い日に、エアコンの効いた部屋の中で仕事をするのと、屋外の日陰にいるのとどちらがいいですか？
20. 理想の個人用作業スペースを作れるとしたら、それはどのようなもので、どこに作りますか？
週次チーム ミーティング向けのアイスブレイクの質問
21. 同僚からもらった最高のアドバイスはどのようなものですか？
22. 助けを求めてそれが大きな変化をもたらしたことはありますか？
23. この 1 週間で、予想より良かったことの例を 1 つ挙げてください。
24. 仕事以外では「役に立たない」スキルだけを履歴書に書くとしたら、どのようなスキルを 1 つ追加しますか？
25. 子どもの頃になりたかった職業は何ですか？その職業と今の状況を比べるとどうですか？
次回のミーティングでは、上記のアイスブレイクの質問を 1 ～ 2 個選び、仮想ルーム内で質問をして回るか、会議前にグループ チャットに質問を投稿して、全員に 2 分間で回答を発表してもらってみてください。
もう少し違うものをお探しですか？アイスブレイクの質問の代わりに、楽しくて魅力的なアイスブレイクのゲームやアクティビティを行うこともあります。
バーチャル アイスブレイク ゲームとアクティビティ
ちょっとしたアイスブレイクのはずが、モノポリーのような時間のかかるゲームになってしまうほど最悪なことはありません。
ミーティングの主な目的を損なうことなく、ミーティングの議題の最初の 5 分間にうまく収まるアイスブレイク ゲームを選択してください。
Dropbox で愛用しているゲームをいくつかご紹介します。
26. 禅の実践
ミーティングにログインしたからといって、参加者がすぐに頭を切り替えられるわけではありません。完了した仕事、まだやることが残っている仕事、チェックしていないメール、送信する必要があるメッセージ、背後で鳴っている Slack の音など、さまざまなことが頭を占めています。
これでは消耗してしまいます。
そこで、チームが目の前のミーティングに集中できるように、簡単なグループ瞑想セッションを行います。気が散るものを遠ざけ、通知機能をオフにして、1 分間の純粋な禅を体験するようにチームを促します。
チームに簡単なボックス呼吸エクササイズを実践してもらってから、ミーティングを開始します。
- 4 秒かけて鼻からゆっくり息を吸います。
- 4 秒間呼吸を止めます。
- 4 秒かけて息を吐き出します。
- 再び、4 秒間呼吸を止めます。
- これを 4 回繰り返します。
あるいは、1 回だけ長くゆっくり息を吸って、吐き出すように促し、ストレスを手放してその場に集中できるようにします。
チームと一緒に禅を行うことに抵抗を感じる人がいるかもしれないので、マイクやカメラはオフにしてもよいことを全員に伝えてください。
誰もがより快適に感じられるように、私たちは Slack かメールで事前にメッセージを送信し、どんなことをするか、どのように心構えをしておいた方がいいのかを知らせるようにしています。同じことをしようと思う場合は、次のテンプレートをコピー & ペーストして、次回のミーティングのために使用できます。
「皆さん、こんにちは。次回のミーティングですが、まず冒頭に、60 秒間の短い瞑想を行おうと思います。全員が揃ったら瞑想を開始し、その後、議題に移ります。マイクやカメラをオンにすることに抵抗がある場合は、オフにして問題ありません。ご自身でオフにして、60 秒が過ぎたらお知らせするので戻ってきてください。それでは、［時刻を挿入］にお会いしましょう。」
27. 必須でない必需品
正直に言いましょう。私たちデスク ワーカーは皆、個人の作業スペースに、どうしても手放すことができない「非必須」のアイテムを持っています。私たちを安心させ、正気を保ってくれるものです。チーム メンバーに、それなしには生きていけないものを 1 つ発表してもらいましょう。
差し支えなければ、画面に映してもらうように頼みます。たとえば、心地よいブランケット、さまざまな種類のスナックが入ったミニ冷蔵庫、愛犬の顔がプリントされたコーヒー マグなどです。
必須でない必需品が同じ人は何人いるでしょうか。それがどうしても必要だと考える理由を話し合うように促しましょう。
ミーティング後に、非同期チャットで意見を共有することをチームに勧めます。たとえば、2 人の社員が、犬と一緒に働くことは必須のことではないが、仕事環境には不可欠な部分であることに同意しました。
この話し合いの後、2 人は連絡を取って、会話を続けました。これにより、共通の関心事について絆が深まっただけでなく、正式なミーティング以外でも打ち解けるのが容易になりました。
心理学者であり、友情の専門家であるマリサ・フランコ博士は、友情に関する Remotely Curious ポッドキャストで、友情を育む要素は 2 つあると発言しています。「連続的で計画的でない交流と、弱さの共有です。」
Remotely Curious ポッドキャスト：エピソード 3：友情をお聞きください。
このような気楽なおしゃべりにつながるアイスブレイク ゲームを使用すると、チームの結びつきが強化され、職場環境がよりリラックスして、協調的なものになります。また、仕事上の関係を友情に変える道も開くことができます。
28. すべてはカード次第
Dropbox では、ストーリーと遊びの力を通じてつながりを作り出すことを大切にしています。そこで、自信をもって最高の企業ゲームといえるものを作りました。会社でのつながりを深めるためのタロット風カードです。
遊び方は次のとおりです。タロット占いと同じように、4 枚のカードを使います。
- エネルギー カード：エネルギー レベルに関するカードです。たとえば、クリエイティブな流れに乗った瞬間や、チーム メンバーと共感力を使ってつながったときの瞬間を誰かに振り返ってもらうことができます。
- 感情カード：誰かが自分の仕事や関連するトピックについてどう感じているかを探ることができます。たとえば、行き詰ったときの気持ちや、支配欲の高まりを予測できるかもしれません。
- 関係カード：個人とチームとの関係や個人的なコミュニケーション スタイルについて、焦点を絞った質問をすることができます。たとえば、カードによりコミュニケーション不足が明らかになり、その対処方法について話し合うきっかけになるかもしれません。
- ジャーニー カード：意欲の低下やモチベーションの高まりなど、さまざまなトピックに触れながら、これまで歩んできた仕事上の道のりについて振り返れます。
さらに、ワイルドカードもあります。これは、参加者が質問に答えたくなかったり、抵抗があったりする場合に使用できます。
このゲームの目的は、配られたカードに基づいて、個人の未来についてのインサイトを得ることです。まず、次のように 4 つの状況カードを配置します。
チームで最も長く一緒に働いている人が最初に行います。
ランダムに 4 枚のカードを選択し、各状況カードの下に 1 枚ずつ並べます。
最初のカードは、現在の状況を示し、2 枚目のカードは潜在的な課題、3 枚目のカードは仕事に関連する成長機会、そして最後のカードはチームのダイナミクスを表します。
カードを引いた人は、自分の仕事の状況に照らして、各カードの意味を解釈します。たとえば、次の関係カードを引いたとします。「このカードは、あなたが何かを逃しているのではないかと恐れを抱いていることを示しています。何かとは、もっと楽しいこと、もっとよい仕事のチャンス、クールなプロジェクト、収入アップなどです。」そのカードを「現在の状況」カテゴリの下に置きます。別の役割を検討したり、もっと刺激的なプロジェクトに参加したりしないせいで、新しい機会を逃しているかもしれないと感じていたことを振り返るかもしれません。
このゲームの面白いところは、視点によってすべてが変わることです。そして、視点こそがすべてです。
組織またはグループのダイナミクスの中で、チーム メンバーが状況や役割についてどのように感じているかを具体化し、チームについてや、チームが組織内で自分たちをどのように見ているかについて多くのことを教えてくれます。
多くのミーティングでこのゲームをプレイしてきましたが、長く時間がかからないように、2 ～ 4 名の参加者に対して行うことをおすすめします。開始する前に、ここが安全なスペースであることを全員に確認します。どんなストーリーも、回答も、解釈も、グループ外で口外されません。また気が進まないことを共有する必要がないことも確認します。
29. 速射ゲーム
速射ゲームと呼んでいる楽しい質疑応答ゲームをしてミーティングを盛り上げましょう。このゲームでは、1 分のタイマーを設定して、できるだけ多くの質問をします。
速射ゲームの良いところは、完璧な回答または質問を考えようというプレッシャーを取り除くことです。
このゲームを構成するのは、安全なスペースでのスピーディーな会話、ありのままの正直さ、そしてほんの少しの弱さです。次に何が来るか誰もわからないので、誰もが同じ立場にいます。
少人数のグループでは、速射の質問として会話の糸口を見つけるカードを使い、全員が順番に質問される側になるようにします。
ミーティングの開始前に、カードを確認し、各参加者に合わせて 5 ～ 6 個の質問をカスタマイズしてリストします。たとえば、先週は 4 人の社員とのミーティングでこの方法を使用しました。
少人数のミーティングでは、質問をそのまま使用することも、ニーズに合わせてカスタマイズすることもできます。
質問の回答者を絞りたい場合や、大人数のグループの場合は、ミーティングを開始する前に、ミーティングの参加者を Dropbox Paper に招待します。
次に、一度に 1 枚のカードを画面に表示することをグループに説明します。5 秒以内に各参加者に回答を Paper の指定のセクションに記入してもらいます。その後、何人の人が同じ回答をしたかを比較したり、さまざまな回答について話し合ったりします。
30. 良いニュース共有タイム
ミーティングの冒頭で、各チームメンバーに今週の良いニュースを何か共有してもらいます。どんなに小さいことでも構いませんし、仕事に関することである必要はありません。小さな成功を共有することで、それぞれの気分が上がり、チームの結束が強まります。
議事録テンプレートに小見出しを追加して、ミーティングが始まる前に参加者が記入できるようにしておきます。これにより、誰かが早めにログインした場合でも、何を話せばいいか考えたり、気まずく座っていたりすることなく、議事録を開いてミーティング トピックについて会話を始めることができます。
さらに、同僚の生活で何が起こっているかを知れば知るほど、その人たちに重要な事柄についての会話を始めるのが容易になります。「週末はどうだった？」と尋ねる代わりに、「楽しみにしていたお祭りはどうだった？」と、より具体的な質問ができます。これは、全体的に強いつながりを築くのに役立ちます。
31. 脳のウォーミングアップ
誰のキャリアにも、山のような仕事とストレスに押しつぶされて、すべてのミーティングが泥の中を歩くように感じられるときが来ます。これは「ゾンビ期」と呼ばれるものです。身体はミーティングに出席しているのに、心はここにあらずで、誰が何を言っても耳に入りません。
チーム メンバーをゾンビ モードから復活させ、その精神にエネルギーを注入するために、競い合いながら打ち解けられる脳のウォーミングアップ ゲームを導入しましょう。
過去には、ミーティングの冒頭でランダムに文字を選択し、1 ～ 2 分のタイマーを設定して、全員でその文字から始まる単語をできるだけ多く書き出すことに挑戦するというゲームを試したことがあります。時間切れになると、結果を集計し、最も多くの単語を書き出した人が勝者になります。
もっと複雑なものにしたいなら、お題をカスタマイズしましょう。
たとえば、Dropbox では最近、次のようなゲームをプレイしました。チームに空白のチーム憲章ワークシートを渡して、5 分のタイマーを設定し、覚えている限りの憲章を記入するように言います。
チーム憲章の作成方法についての詳細なガイドと上記のワークシートのコピーをご活用ください。チーム憲章がまだない場合は、それをチーム ビルディング アクティビティにして、数か月後にアイスブレイクとして再利用してはどうでしょうか。
32. P と N
最高のアイスブレイク アクティビティは、私たちが普段は隠している、厄介で人間的な部分を垣間見せることができるものです。それにより、誰も超人ではなく、どのチーム メンバーも悩みやストレスを抱えていることを思い出させてくれます。最も重要なことは、私たちがお互いを支え合っていることを再確認できることです。
これが、P と N の優れている点です。P と N では、チームに今の気分を P（ポジティブ）から N（ネガティブ）の間で評価し、エネルギー レベルを 1 （無気力）から 5 （やる気満々）の間でスコアを付けてもらいます。
チーム メンバーに、なぜ今そのような気分なのかを説明してもらうことも、評価だけにとどめることもできます。どちらにしても、このアイスブレイクはチームのエネルギーを読み取ることができ、ありのままでよい、完璧にチームに溶け込んだり、貢献したりできるふりをしなくてよいのだと全員に思い出させることができます。
33. 感謝
短い「褒め合いセッション」を実施して、全員が順番にチーム メンバーの 1 人に感謝を伝えたり、最近メンバーがしたことで感銘を受けたことを指摘したりすることで、チームに愛情を広める機会を与えます。
このアイスブレイクの優れている点は、ミーティングだけでなく非同期チャットでも使用できることです。たとえば、私たちは、仕事を助けてくれた人に感謝を示すバーチャル カードを送信することをおすすめしています。
このような行為は、小さなことに思えるかもしれませんが、誰かが見てくれていると感じられることが大事にされ、小さな（しかし有意義な）アクションが気づかれないまま終わることがないという文化を創ることで、大きな効果をもたらします。
34. 私の○○紹介
ときにはチームが独自の解釈で楽しめるように、オープンエンドのお題でリラックスした雰囲気を保つようにしています。
お気に入りのアクティビティに「私の○○紹介」ゲームがあります。各チーム メンバーに何か新しいものを紹介するように求めます。グループ チャットで「私の犬、オリバーを紹介します」というキャプション付きでペットの写真を共有するなど、文字ベースで紹介することができます。
あるいは、想像力を発揮して、AI 画像生成 Midjourney などのツールを使って、「未来のエイリアンの親友」を紹介することもできます。
35. デスクエクササイズ ルーレット
Dropbox のミート アンド ムーブ パイロットでは、より気楽な 1 対 1 の歩きながらのミーティングの方が、チームのエネルギー レベルを引き上げ、Zoom 疲労を軽減し、創造力と集中力が向上することがわかりました。
簡単なデスクエクササイズ トレーニング セッションを開催することで、アイスブレイクを簡単に「汗を流す」時間にできます。すばらしいデスクエクササイズは多数あるので、毎週異なるアクティビティを自由に組み合わせることができます。ある週は筋力トレーニングを、次の週は有酸素運動を試すなどです。
全員参加のミーティングを主催したときには 4 分間の筋力デスク トレーニングを試しました。
これにより、メンバーは新鮮な気持ちで新しい方法を試すことができます。全員が無理なく参加できるようにするために、座ったままでも立ったままでもできるエクササイズを含めます。こうすることで、誰も疎外感を感じずに済みます。
バーチャル ミーティングに最適なアイスブレイクの見つけ方
アイスブレイクのすばらしいところは、アプローチを新鮮に保つ方法が多数あることです。単に「週末はどうだった？」と尋ねても会話は続くかもしれませんが、バーチャル タロット カードを使ったり、有意義なつながりを強化するアクティビティを行ったりするなど、クリエイティブなアイデアを試してみることもできます。
始めるためのアイデアが揃ったので、次のステップは、これらのチーム アクティビティをチーム文化と定期的なミーティング ルーチンに組み込むことです。
チームが共に仕事し、社員のライフサイクル全体で生産性を高めるために Dropbox がサポートするその他の方法については、人事ソリューション ページをご覧ください。
