プロジェクトを成功させるには、関係者会議が重要です。このガイドでは、結果につながる効果的な関係者会議を準備し、運営する方法をご紹介します。
関係者会議は、プロジェクトを順調に進め、関係者全員の足並みをそろえるために不可欠です。しかし、関係者会議とは具体的にどのようなもので、どうすれば効果的に運営できるのでしょうか？
この記事ではこれらの質問に答えるだけでなく、Dropbox を使用して関係者会議の生産性をさらに高めるためのヒントをいくつかご紹介します。
関係者会議とは？
関係者会議に参加するのは、プロジェクトやビジネスに関係するすべての重要な人々（基本的に、製品またはサービスのプロバイダーであるあなたとクライアント）です。こうした会議は、関係者が意見を共有し、懸念を表明し、プロジェクトに関する決定を下す機会となります。
関係者会議に誰が出席すべきかは、会議の目的と求められる結果によって異なります。
さまざまな種類の関係者会議
関係者会議にはいくつかの種類があり、それぞれ目的や形式が異なります。一般的な関係者会議の種類は、次のようなものです。
- キックオフ ミーティング：プロジェクトの開始時に、プロジェクトの目的、目標、範囲を設定するために行われます。また、プロジェクト チームと関係者を互いに紹介する良い機会にもなります。
- 関係者インタビュー：利害関係者との 1 対 1 のミーティングで、それぞれのビジョン、目標、現在のプロセス、懸念を理解するのに役立ちます。
- 追加の関係者会議：関係者と連絡を取り、進捗状況を常に知らせ、フィードバックを得るために、プロジェクトのライフサイクル全体を通して開催されます。
関係者会議に向けて準備を行う方法
関係者会議を生産的なものにするには、事前にある程度準備しておくことが重要です。会議のファシリテーターとして心に留めておくべきヒントをいくつか紹介します。
目的を持つ
会議の目的を明確にしましょう。進捗状況を伝えることですか？特定の成果物についてのフィードバックが必要ですか？解決しなければならない争議や意見の不一致がありますか？
なぜあなたは関係者とミーティングをする必要があるのでしょうか。なぜ関係者はあなたとミーティングをする必要があるのでしょうか。この点を明確にすれば、会議に出席すべきメンバーがいっそうクリアになります。
会議の議題を作成
議題を作成することで、会議の構造とポイントが決まります。出席者が質問や追加の論点を準備できるよう、会議の前に出席者にメールで議題を送るのもよいでしょう。また、Dropbox の「送信とトラッキング」を使用すれば、会議前に誰が積極的に参加しているかをモニタリングすることもできます。
議論のポイントは、次のようなものが考えられます。
- プロジェクトのタイムラインやロードマップ
- プロジェクトのマイルストーン
- 最近完成した、または近々完成予定の成果物
- 結果やパフォーマンス
- 潜在的なリスクや懸念
- 次のステップやアクション
Dropbox を使用して、関連する議題のドキュメントや資料へのリンクを、アクセスしやすい形式で送信しましょう。
参加すべきメンバーと、メンバーにとっての重要事項を理解する
船頭多くして船山に上ると言われるように、会議に招待する人が多すぎると混乱が生じます。無駄に多すぎる会議と同じくらい、これは良くないことです。混沌としてしまって、実作業に使える貴重な時間が奪われかねません。
関係がある人だけを会議に招待するようにすれば、生産性が大幅に向上します。プロジェクトに多くの関係者がいる場合は、特定の人が出席すべき理由ではなく、出席する必要がない理由を考慮し、会議の出席者数を制限しましょう。
会議の規模を小さくすることで、関係者それぞれが何を重視しているかをより良く知り、具体的な決定や意見の相違の背後にある理由について議論を深めることができます。一日中時間が取れるのでない限り、大きな会議で全員の懸念や質問に対処することはできません。
関係者とは誰か？
簡単に言うと、関係者とは、ビジネスやプロジェクトの意思決定プロセスや活動と利害関係がある人のことです。彼らのサポートがなければ、ビジネスやプロジェクトは機能しません。
例として、関係者には次のような人が該当する場合があります。
- 部門責任者、副責任者
- 投資家
- 最高情報責任者、最高財務責任者、最高経営責任者
- プロジェクト マネージャー
おおまかにいうと、従業員、オーナー、マネージャーなどの社内関係者と、顧客、株主、債権者、政府、労働組合などの社外関係者に分かれます。
追加の質問への備え
どれだけ準備をしても、議題で想定していなかったような質問が関係者から寄せられるかもしれません。プロジェクトに対する専門性とコミットメントを示すには、寄せられる可能性のある質問をいくつか予測し、準備する必要があります。
こうした質問を常に予測できるわけではありませんが、優れた回答をひそかに準備しておけば、関係者に好印象を与えられるはずです。
関係者会議の運営方法
関係者会議への準備が完了したら、いよいよ会議を開催するときです。いくつかのヒントをご紹介しましょう。
良い模範を示す
会議の雰囲気はホストによって決まります。会議では良いマナーを示し、積極的に参加しなければなりません。傾聴を実践し、参加する姿勢を保ちましょう。
焦点をぶれさせない
議題に沿って進めるよう心掛け、準備した追加のトピックや質問を覚えておいてください。潜在的な問題を事前に予測できる、積極的なホストであることを証明してください。よくある問題に対処できない、受動的なホストだと思われないようにしましょう。これは関係者との信頼関係を築くのに役立ちます。
できる限り忠実に議題に沿って進めれば、会議の最後にブレインストーミングや質疑応答の時間を残すことができます。発言して参加するよう、主要な参加者だけでなく全員を促しましょう。
関係者が理解できる言葉を使う
私たちは時として、クライアントは私たちの仕事の専門性を理解していると、当然のように考えてしまうことがあります。クライアントはクライアント自身の業界については知識が豊富でも、あなたの製品やサービスについては専門家ではないでしょう。しかし、あなたは専門家です。
関係者が理解できないような混乱を生む専門用語や、技術的すぎる用語は排除しましょう。その代わり、関係者にとって最も重要な点に焦点を当てるようにしてください。
会議後のヒント
関係者会議の後は、フォローアップを行ってすべてのアクション アイテムの完了を見届け、必要に応じて次の会議をスケジューリングすることが重要です。
Dropbox には、会議メモ、コンテンツへのリンク、録画した動画を一元的に保存できる場所があるため、こうした場合に役立ちます。「送信とトラッキング」を使用して会議資料を送信し、誰が閲覧したかを追跡することもできます。
また、会議を録画した場合も Dropbox アカウントから直接共有できます。これにより、出席できなかった人は進捗状況を把握でき、出席した人は記憶をリフレッシュできるため、関係者のエンゲージメントが向上します。
