배경 

사우스베이스 그룹은 뉴질랜드에 본사를 둔 건설 회사로, 전국적으로 공공 및 민간 부문 고객을 대상으로 복잡한 건설 프로젝트를 수행합니다. 동시에 최대 20개의 작업 현장이 운영되기 때문에 작업이 한 곳에 머무르는 경우는 드물며, 많은 계약에는 엄격한 보안 요건이 포함됩니다.

원활한 운영을 위해서는 현장 관리자, 하청업체 및 프로젝트 팀이 어디에 있든 최신 문서에 안전하게 접근할 수 있는 방법이 필요합니다. 그 책임은 그룹 IT 관리자인 렘 프레스타게에게 있으며, 그는 정보가 쉽게 검색되고 적절하게 보호되도록 보장합니다.

건설업에서 신뢰는 선택사항이 아닙니다. 사소한 의사소통 오류나 보안 허점조차도 순식간에 문제를 악화시켜, 시대에 뒤떨어진 계획이나 누락된 세부 정보가 값비싼 실수로 이어질 수 있습니다.

과제: 위험 부담이 크고 시스템이 느리다

프레스티지가 사우스베이스에 합류했을 때, 그는 다른 시대에 맞춰 구축된 시스템을 물려받았습니다. 파일은 사내 서버에 저장되었고, 현장 팀은 필요한 파일에 접근하기 위해 VPN을 통해 연결해야 했습니다.

사우스베이스에는 거의 200명의 직원이 있지만, 한 번에 한 사람만 하나의 파일에 접근할 수 있습니다.

프레스티지는 “데이터 접근은 악몽과 같았다”고 말합니다. “[그리고] 우리 하청업체들과의 협력이 전혀 없었는데, 이는 매우 중요한 부분입니다.”

사우스베이스는 분산된 팀, 높은 위험 부담, 그리고 오류가 전혀 허용되지 않는 상황에 발맞춰 나갈 수 있는 기반이 필요했습니다. 정보가 불명확하거나 최신 정보가 아닐 경우, 그 결과는 빠르게 누적되어 수백만 달러의 손실을 초래할 수 있기 때문입니다.

해결책: 간소화된 저장 방식에서 더욱 스마트한 검색으로

이러한 현실에 대응하기 위해 Prestage는 Dropbox를 도입했습니다. 그는 명확한 목표를 가지고 있었다. 수십 개의 작업 현장에서 압박감 속에서도 사람들이 실제로 사용할 수 있는 시스템을 구축하는 것이었다.

사우스베이스가 성장함에 따라 드롭박스 내부에 저장된 데이터의 양과 중요성도 커졌습니다. "현재 드롭박스에 테라바이트 규모의 데이터가 저장되어 있습니다."라고 프레스티지는 말합니다. "그리고 우리는 아직 활용할 수 있는 자원의 극히 일부만을 활용하고 있을 뿐입니다."

동시에 많은 작업이 진행되다 보니, 동일한 생태계를 통해 팀들을 연결하는 것이 합리적이었습니다. Dropbox Sign 및 Dropbox Dash와 같은 도구를 도입하는 것은 자연스러운 다음 단계였습니다.

승인 및 서명 절차를 간소화하는 데 Sign을 선택한 것은 "당연한 결정"이었다고 Prestage는 말합니다. "문서는 드롭박스를 벗어나지 않습니다." 그들은 지금 있는 곳에 머물고 있고 안전합니다."

그리고 대시는요? 정보를 더 쉽게 찾고 접근할 수 있게 해 주었습니다. AI 기반 통합 검색 기능을 통해 팀은 Dropbox 및 연결된 앱 전체에서 파일을 찾을 수 있습니다. 도구와 폴더를 뒤지는 대신, 한 번 검색으로 어디서든, 차례를 기다릴 필요 없이 몇 초 만에 필요한 답을 얻을 수 있습니다.

Dash가 Prestage의 일상적인 업무 흐름에 자리 잡는 데는 그리 오랜 시간이 걸리지 않았습니다. 그는 내장된 AI 챗봇을 사용하여 문제를 해결하고 보고서를 생성합니다. 예전에는 며칠씩 걸리던 일이 이제는 훨씬 짧은 시간에 끝납니다.

결과: 시간(과 두통) 절약

Dash의 효과는 24시간 내내 공사가 진행되는 실제 공항 현장에서의 복잡한 프로젝트 중에 특히 분명하게 드러났습니다. 안전 요건이 엄격했고, 정보는 정확해야 했습니다.

모든 사람이 같은 정보를 공유할 수 있도록 Dash를 사용하여 Stack이라는 프로젝트 기반 콘텐츠 모음을 만들었습니다. 이를 통해 팀은 한 곳에서 협업하고, 관련 링크를 찾고, Dash에게 상황별 인사이트를 요청할 수 있습니다.

Prestage는 "우리는 150개의 문서를 묶어 스택을 만들었고, 이를 통해 신속하게 비교하고 검색할 수 있습니다."라고 설명합니다. 해당 스택에는 작업의 거의 모든 단계에 대한 검사 테스트 계획 및 절차가 포함되어 있어 누구든지 요구 사항을 확인하고, 불일치를 발견하고, 다음에 해야 할 일에 대해 일관성을 유지할 수 있었습니다.

"덕분에 프로젝트 팀은 몇 시간씩 절약할 수 있습니다."라고 프레스티지는 말합니다. “시간은 돈이다.”

Dash는 IT 담당자의 일상적인 업무 마찰을 줄여주었습니다. 파일을 찾지 못했을 때 기본적으로 문의하는 곳이 되었던 것과는 달리, 이제는 사용자들이 직접 필요한 정보를 찾아 즉시 도움을 받을 수 있습니다. 업무 흐름이 더욱 원활해지고, 차분해집니다.

Southbase가 지속적으로 성장함에 따라 Prestage는 Dropbox와 Dash를 팀이 명확하게 업무를 구축하고, 작업을 보호하며, 업무 장소에 관계없이 중요한 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 지원하는 기반으로 보고 있습니다.