청구서는 언제 보내야 할까?
클라이언트에게 청구서를 보내는 시점에 대한 의견은 서로 다릅니다. 어떤 프리랜서들은 일을 시작하기 전에 청구서를 보내고, 어떤 프리랜서들은 일을 완료한 후에 청구서를 보내죠. 각 방식에는 각각의 이점이 있습니다.
이전: 작업을 완료하기 위해 추가 재료를 구매해야 하는 의뢰 또는 일회성 프로젝트나 작업을 분할하여 제공하는 장기 프로젝트에 이상적입니다. 현금 흐름이 부족한 경우나 해당 고객이 납부 기한을 놓친 적이 있거나 납부가 연체된 적이 있는 경우 일부 선불금을 요청할 수도 있습니다.
이후: 대부분의 프리랜서는 주문이나 프로젝트가 완료되는 즉시 고객에게 송장을 보냅니다. 혹은 프로젝트 납품과 송장 발송 사이에 며칠의 간격을 두어 고객이 만족하는지 확인할 수도 있습니다. 지속적인 계약의 경우 월 단위로 송장을 보내는 것이 더 쉬울 수 있습니다. 즉, 일관되고 예측 가능한 지불을 받을 수 있으며, 고객이 송장을 발행하고 처리하기가 더 쉬워집니다.
궁극적으로 송장을 보내는 가장 좋은 시기는 세 가지 주요 요인에 따라 달라집니다.
- 제공하는 제품이나 서비스의 유형
- 재정적 요건/상황과 지급 조건
- 클라이언트와의 관계
청구서를 보내는 다양한 방식
청구서를 언제 보낼지 결정했다면 이제 청구서를 어떻게 보낼지 결정할 차례입니다. 청구서를 보내는 방식은 다양하며, 방식마다 각각의 장단점이 있습니다.
1. 우편으로
이메일과 온라인 청구서 발행이 보편적인 세상에서 청구서를 우편으로 전송하는 것이 고리타분하게 느껴질 수 있습니다. 하지만 우편 전송이 가장 좋은 옵션으로 생각되는 경우도 여전히 있습니다. 예를 들어, 클라이언트가 이메일이나 온라인 청구서를 사용하지 않을 수도 있고, 본인이 실제 문서를 전송할 때의 안도감을 선호할 수도 있죠. 그러면 우편으로 청구서를 전송하는 방식이 가장 적합할 수 있습니다.
우편으로 송장을 보내는 것은 온라인 송장 및 지불 방법보다 느리고, 보안이 취약하며, 비용이 더 많이 들 수 있다는 점을 명심하는 것이 중요합니다. 게다가 이 과정은 실수가 발생할 가능성이 더 큽니다. 사람과 기업이 자주 사업장을 이전하고, 항상 최신 연락처 정보를 가지고 있는지(또는 봉투에 올바르게 적어 넣었는지!) 보장할 수 없기 때문입니다.
2. 이메일을 통해
프리랜서 용역 대금 청구서를 보낼 때 사용하는 가장 일반적인 방식은 바로 이메일입니다. 이메일은 쉽고, 빠르며, 간편합니다. 또한 청구서를 언제 열어 봤는지도 간편하게 추적할 수 있죠.
송장 이메일을 보내려면 송장 파일을 첨부 파일로 업로드하고, 적절한 제목을 작성한 후, 이메일을 고객에게 보내면 됩니다. 이메일 본문에 "최근 프로젝트에 대한 송장을 첨부했습니다"와 같은 짧은 메시지를 포함할 수도 있습니다.
3. 클라우드 스토리지를 통해
Dropbox 같은 소프트웨어를 사용해 청구서를 관리하고 있다면 계정에서 바로 링크 하나로 청구서를 보낼 수 있습니다. 클라우드 스토리지는 한 공간에서 청구서를 만들고, 관리하고, 전송할 수 있다는 점에서 편리한 옵션이 될 수 있습니다.
Dropbox로 청구서를 전송하는 방법
Dropbox를 사용하면 계정에 청구서 템플릿을 업로드해 반복 사용이 가능하고 편집 가능한 PDF로 변환할 수 있습니다. 그다음, 링크 하나로 Dropbox에서 바로 청구서를 공유할 수 있죠.
청구서를 전송할 준비가 되었으면 보내기 및 추적 같은 문서 공유 전용 기능을 사용해 청구서를 전송한 후에 클라이언트가 청구서에 어떻게 반응했는지 알려주는 인사이트를 확보해 보세요. 이 기능은 클라이언트가 청구서를 잘 받았고, 열어 봤는지 알고 싶을 때 특히 유용합니다.
또한 하나의 중앙 대시보드에서 수신인별로 고유한 공유 조건을 설정하고, 콘텐츠에서 발생한 활동을 모니터링하며, 공유된 파일의 열람 추세를 분석할 수 있습니다.
미지급된 대금에 대한 후속 연락을 취할 때의 팁
약정된 조건 내에 송장에 대한 대금을 받지 못할 경우 고객에게 후속 조치를 취해야 할 수도 있습니다.
미납 송장에 대한 후속 조치를 위한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.
- 먼저 전화를 걸어 청구서가 올바른 사람이나 부서에 전송되었는지 확인하는 것으로 시작하세요.
- 대금이 지급되지 않았다면 지급 기한 마지막 날에 이메일 리마인더를 전송하세요.
- 그래도 대금이 지급되지 않는다면 우편으로 서신을 보내는 등의 다른 방법을 시도해 보세요.
- 단호하면서도 정중하게 소통하고, 대금 지급이 연체될 시 연체 수수료, 향후 서비스 중단 등의 결과가 뒤따른다는 사실을 명확하게 전달하세요.
- 상황을 에스컬레이션해야 할 경우를 대비해 모든 후속 연락과 응답 내용을 기록으로 남겨두세요.
- 클라이언트가 대금을 더 수월하게 지급할 수 있도록 대금 수령 계획 등의 대안적 지급 옵션을 제공하는 것을 고려해 보세요.
- 모든 시도가 실패로 돌아갈 경우, 법적 자문을 받거나 채권 추심 전문 회수 기관에 의뢰하는 방법을 고려해 보세요.
항상 전문적인 태도를 유지하고 정직하게 상황을 처리해야 합니다. 고객과 좋은 관계를 유지하는 것은 사업의 성공에 매우 중요합니다.
청구서 발행 프로세스의 모든 단계를 간소화하세요!
Dropbox를 이용하면 송장을 만들고 맞춤화하는 것부터 고객에게 송장을 보내고 진행 상황을 추적하는 것까지 전체 송장 처리 과정을 간소화할 수 있습니다.
PDF로 된 청구서를 편집 가능한 템플릿으로 간편하게 변환해 클라이언트에 맞게 수정한 후 전송하세요.
Dropbox를 사용하면 청구서 작성 작업에 드는 시간과 번거로움을 줄일 수 있으므로, 가장 잘하는 일, 즉 고객을 위해 훌륭한 결과물을 만드는 데 집중할 수 있습니다.
