프로젝트 성공을 위해서는 이해관계자 회의가 필수적이다. 이 가이드에서는 결과를 낼 수 있는 효과적인 이해관계자 회의를 준비하고 운영하는 방법을 설명합니다.
이해관계자 회의는 프로젝트를 원활하게 진행하고 모든 참석자들이 같은 목표를 공유하도록 하는 데 필수적입니다. 그렇다면 이해관계자 회의란 정확히 무엇이며, 어떻게 효과적으로 회의를 진행할 수 있을까요?
이 글에서는 이러한 질문에 답하고 Dropbox를 사용하여 이해관계자 회의를 더욱 생산적으로 만드는 데 대한 몇 가지 팁을 제공합니다.
이해관계자 회의란 무엇인가요?
이해관계자 회의는 프로젝트나 비즈니스 관계에 관련된 모든 주요 인물이 모이는 자리입니다. 기본적으로는 제품이나 서비스 제공자와 고객이 모이는 자리입니다. 이러한 회의는 이해관계자들이 의견을 공유하고, 우려사항을 표명하고, 프로젝트에 대한 결정을 내릴 수 있는 기회를 제공합니다.
누가 이해관계자 회의에 참석해야 하는지는 회의의 목적과 의도된 결과에 따라 달라집니다.
다양한 유형의 이해관계자 회의
이해관계자 회의에는 여러 유형이 있으며, 각 유형마다 목적과 형식이 다릅니다. 일반적인 이해관계자 회의 유형은 다음과 같습니다.
- 시작 회의: 이 회의는 프로젝트 시작 시에 열리며 프로젝트의 목적, 목표, 범위를 설정합니다. 또한 이는 프로젝트 팀과 이해관계자를 서로 소개할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다.
- 이해관계자 인터뷰: 이해관계자와의 일대일 회의로, 이해관계자의 비전, 목표, 현재 프로세스, 우려 사항을 이해하는 데 도움이 됩니다.
- 추가 이해관계자 회의: 이 회의는 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 개최되어 이해관계자와 소통하고, 진행 상황을 알리고, 피드백을 받습니다.
이해관계자 회의를 준비하는 방법
이해관계자 회의를 생산적으로 진행하려면 사전에 몇 가지 준비를 하는 것이 중요합니다. 회의 진행자로서 명심해야 할 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.
목표를 가지세요
회의의 목적을 명확히 하세요. 상태 업데이트를 제공하시나요? 특정 성과물에 대한 피드백이 필요하신가요? 해결해야 할 분쟁이나 의견 불일치가 있나요?
이해관계자와 만나야 하는 이유를 알고, 그들이 왜 당신을 만나야 하는지 명확히 하면, 누가 회의에 참석해야 할지 훨씬 더 명확해질 것입니다.
회의 일정을 가지다
회의를 구성하고 집중하기 위해 안건을 준비하세요. 회의에 앞서 참석자들에게 이메일로 안건을 보내면, 해당 참석자들이 질문과 추가 토론 주제를 준비할 수 있습니다. 또한 Dropbox 보내기 및 추적을 사용하여 회의 전에 누가 참여하고 있는지 모니터링할 수 있습니다.
논의할 만한 사항은 다음과 같습니다.
- 프로젝트 타임라인 또는 로드맵
- 프로젝트 이정표
- 최근 또는 예정된 성과물
- 결과 또는 성과
- 잠재적 위험 또는 우려 사항
- 다음 단계 또는 작업
Dropbox를 이용해 쉽게 접근할 수 있는 형식으로 관련 의제 문서와 자료에 대한 링크를 보내세요.
누가 참석해야 하는지, 그리고 그들에게 무엇이 중요한지 파악하세요
회의에 너무 많은 사람을 초대하면 혼란스러울 수 있습니다. 요리사가 너무 많으면 안 되죠? 회의가 너무 많은 것만큼이나 나쁩니다. 혼란스러워지고 실제 업무에 사용할 수 있는 귀중한 시간을 빼앗기게 됩니다.
관련 이해 관계자만 회의에 초대하면 생산성을 훨씬 높일 수 있습니다. 프로젝트에 많은 이해 관계자가 참여하는 경우, 특정 사람이 왜 참석해야 하는지보다는 왜 참석할 필요가 없는지 고려하여 회의 참석자 수를 제한하세요.
회의 규모가 작으면 이해관계자들의 개별적인 우선순위와 특정 결정이나 의견 불일치의 이유에 대한 논의를 확대할 수 있습니다. 하루 종일 시간이 없다면 큰 회의에서 모든 사람의 우려나 질문을 다룰 수는 없습니다!
이해관계자란 누구인가?
간단히 말해서, 이해관계자란 기업이나 프로젝트의 의사결정 과정과 활동에 이해관계가 있는 사람을 말합니다. 그들의 지원이 없다면 사업이나 프로젝트는 제대로 기능할 수 없을 것입니다.
이해 관계자는 다음 중 하나일 수 있습니다.
- 이사 또는 부이사
- 투자자
- 최고 정보 책임자, 재무 책임자 또는 임원
- 프로젝트 관리자
하지만 더 광범위하게는 내부 이해 관계자(직원, 소유자, 관리자)와 외부 이해 관계자가 있습니다. 여기에는 고객, 주주, 채권자, 정부, 노동조합 등이 포함됩니다.
추가 질문에 대비하세요
아무리 준비를 많이 하더라도 이해관계자들은 당신이 일정에 계획하지 않은 질문을 할 가능성이 높습니다. 프로젝트에 대한 전문성과 헌신을 보여주기 위해, 나올 수 있는 잠재적인 질문을 예상하고 준비해야 합니다.
항상 이런 것들을 예측할 수는 없지만, 훌륭한 답변을 준비해 두면 이해관계자들에게 확실히 좋은 인상을 줄 수 있을 것입니다.
이해관계자 회의를 운영하는 방법
이해관계자 회의를 위한 준비가 끝나면 이제 회의를 진행할 차례입니다. 몇 가지 팁을 알려드리겠습니다.
좋은 모범을 보여주세요
주최자는 회의의 분위기를 조성합니다. 좋은 회의 예절을 보여주고 적극적으로 참여해야 합니다. 적극적으로 경청하고 현재에 집중하세요.
집중하세요
일정을 따르고, 준비해 둔 추가 주제/질문도 기억해 두세요. 피할 수 있는 문제를 관리하지 못하는 반응적인 호스트가 아닌, 잠재적인 문제를 미리 예측하는 적극적인 호스트임을 보여주세요. 이는 이해관계자와의 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다.
가능한 한 일정을 고수하면 회의가 끝난 후 브레인스토밍이나 질의응답을 위한 시간을 확보할 수 있습니다. 핵심 인물뿐만 아니라 모든 사람이 발언하고 참여하도록 장려하세요.
이해관계자가 이해할 수 있는 언어를 사용하세요
우리는 때때로 고객이 우리가 하는 일의 기술적인 측면을 이해한다고 생각합니다. 그들은 자신의 산업 분야에 대한 지식이 풍부하더라도 귀하의 제품이나 서비스에 대한 전문가는 아닐 가능성이 높습니다. 하지만 귀하는 전문가입니다.
이해관계자가 이해하지 못할 수 있는 혼란스럽거나 지나치게 기술적인 전문 용어를 제거하고 대신 그들에게 가장 중요한 것에 집중하세요.
회의 후 팁
이해관계자 회의가 끝나면 후속 조치를 취하고 모든 작업 항목이 완료되었는지 확인하는 것이 중요하며, 필요한 경우 다음 회의 일정을 잡는 것이 좋습니다.
Dropbox는 회의 메모, 콘텐츠 링크, 동영상 녹화 파일을 저장할 수 있는 중앙 저장 공간을 제공하여 이러한 작업을 지원합니다. 또한 보내기 및 추적 기능을 사용하여 회의 자료를 보내고 누가 보았는지 추적할 수 있습니다.
또는 회의를 녹화한 경우 Dropbox 계정에서 바로 공유할 수 있어 참석하지 못한 사람이 회의를 따라잡을 수 있고, 참석한 사람이 회의에 대한 기억을 되살릴 수 있으므로 이해관계자의 참여를 높일 수 있습니다.
