Latar belakang 

Southbase Group ialah sebuah syarikat pembinaan yang berpangkalan di New Zealand yang menyediakan pembinaan kompleks untuk pelanggan sektor awam dan swasta di seluruh negara. Dengan sehingga 20 tapak kerja aktif pada satu-satu masa, kerja jarang berlaku di satu tempat—dan banyak kontrak didatangkan dengan keperluan keselamatan yang ketat.

Agar operasi berjalan lancar, pengurus tapak, subkontraktor dan pasukan projek memerlukan cara yang selamat untuk mengakses dokumentasi terkini, di mana sahaja mereka berada. Tanggungjawab itu terletak pada Lem Prestage, Pengurus IT Kumpulan, yang memastikan maklumat mudah dicari dan dilindungi dengan betul.

Dalam pembinaan, kepercayaan bukanlah pilihan. Jurang komunikasi yang kecil atau kelemahan keselamatan pun boleh memuncak dengan cepat, menjadikan pelan yang ketinggalan zaman atau butiran yang hilang menjadi kesilapan yang merugikan.

Cabaran: sistem yang berisiko tinggi dan perlahan

Apabila Prestage menyertai Southbase, beliau mewarisi sistem yang dibina untuk era yang berbeza. Fail disimpan di pelayan di premis dan pasukan lapangan terpaksa bersambung melalui VPN untuk mengakses apa yang mereka perlukan.

Walaupun Southbase mempunyai hampir 200 pekerja, hanya seorang sahaja yang boleh mengakses satu fail pada satu masa.

"Akses kepada data adalah mimpi ngeri," kata Prestage. “[Dan] tiada kerjasama dengan mana-mana subkontraktor kami, yang mana amat penting.”

Southbase memerlukan asas yang dapat bersaing dengan pasukan yang tersebar, taruhan yang tinggi, dan margin kesilapan sifar. Kerana apabila maklumat tidak jelas atau terkini, akibatnya akan bertambah dengan cepat dan boleh menelan belanja berjuta-juta dolar.

Penyelesaian: daripada storan yang dipermudahkan kepada carian yang lebih pintar

Untuk menghadapi realiti itu, Prestage telah memperkenalkan Dropbox. Dia mempunyai matlamat yang jelas: untuk membina sistem yang benar-benar akan digunakan oleh orang ramai di dunia nyata, di bawah tekanan, merentasi berpuluh-puluh tapak pekerjaan.

Seiring dengan perkembangan Southbase, begitu juga dengan jumlah dan kepentingan apa yang terdapat di dalam Dropbox. “Kami mempunyai terabait data dalam Dropbox pada masa ini,” kata Prestage. "Dan kami tidak pun meneliti secara terperinci apa yang boleh kami gunakan."

Dengan begitu banyak kerja yang berlaku serentak, adalah masuk akal untuk memastikan pasukan sentiasa berhubung melalui ekosistem yang sama. Menggunakan alatan seperti Dropbox Sign dan Dropbox Dash merupakan langkah seterusnya yang semula jadi.

Untuk memperkemas kelulusan dan tandatangan, Sign adalah "satu perkara yang mudah," kata Prestage. “Dokumen-dokumen itu tidak akan keluar dari Dropbox. Mereka kekal di tempat mereka berada dan mereka selamat.”

Dan Dash? Ia memudahkan pencarian dan akses maklumat. Carian universal berkuasa AI membolehkan pasukan memaparkan fail merentasi Dropbox dan aplikasi mereka yang disambungkan. Daripada menyelongkar alatan dan folder, mereka boleh mencari sekali dan mendapatkan jawapan yang mereka perlukan dalam beberapa saat—dari mana-mana sahaja dan tanpa menunggu giliran mereka.

Tidak lama kemudian Dash menjadi sebahagian daripada aliran kerja harian Prestage. Dia menggunakan sembang AI terbina dalam untuk menyelesaikan masalah dan menjana laporan. Apa yang dahulunya mengambil masa berhari-hari sekarang mengambil sedikit masa.

Keputusan: jam (dan sakit kepala) dijimatkan

Kesan Dash menjadi sangat jelas semasa projek kompleks di tapak lapangan terbang langsung, di mana pembinaan sedang dijalankan sepanjang masa. Keperluan keselamatan adalah ketat, dan maklumat mestilah tepat.

Untuk memastikan semua orang mempunyai maklumat yang sama, mereka menggunakan Dash untuk mencipta koleksi kandungan berasaskan projek yang dipanggil Stack. Ia memberi pasukan satu tempat untuk bekerjasama, mencari pautan dan meminta Dash untuk mendapatkan pandangan kontekstual.

Prestage menjelaskan, “Kami telah mencipta satu timbunan 150 dokumen, yang kemudiannya boleh kami bandingkan dan cari dengan cepat.” Susunan itu merangkumi pelan dan prosedur ujian pemeriksaan untuk hampir setiap langkah kerja, jadi sesiapa sahaja boleh mengesahkan keperluan, mengesan ketidakkonsistenan dan kekal selaras dengan apa yang perlu berlaku seterusnya.

"Itu menjimatkan masa untuk pasukan projek," kata Prestage. "Dan masa adalah wang."

Dash juga telah mengurangkan geseran harian untuk IT. Daripada menjadi titik eskalasi lalai apabila seseorang tidak dapat menemui fail, orang ramai kini boleh mendapatkan jawapan layan diri pada masa itu. Aliran kerja lebih lancar—dan lebih tenang.

Ketika Southbase terus berkembang, Prestage melihat Dropbox dan Dash sebagai asas yang membantu pasukan membina dengan jelas, melindungi kerja mereka dan memastikan maklumat penting sentiasa mudah dicapai—di mana sahaja mereka dibawa oleh kerja tersebut.