Apabila anda seorang pekerja bebas, anda sudah biasa memainkan banyak peranan. Anda bukan sahaja genius kreatif di sebalik kerja anda; anda juga akauntan, pemasar dan wakil khidmat pelanggan. Salah satu tugas anda yang paling penting ialah menghantar invois kepada klien anda.
Tetapi apakah cara terbaik untuk melakukan ini? Dalam artikel ini, kami akan memberikan beberapa panduan tentang masa dan cara anda perlu menghantar invois profesional kepada pelanggan, termasuk alat untuk memperkemas proses dan petua untuk membuat susulan terhadap invois yang belum dibayar.
Bilakah saya perlu menghantar invois saya?
Terdapat beberapa pendapat yang berbeza tentang masa untuk menghantar invois kepada klien. Sesetengah pekerja bebas lebih suka menghantar invois mereka sebelum mereka memulakan kerja, manakala yang lain menunggu sehingga kerja selesai. Setiap pilihan mempunyai kelebihan tersendiri:
Sebelum: Sesuai untuk komisen atau projek sekali sahaja di mana anda perlu membeli bahan tambahan untuk menyiapkan kerja, atau untuk projek jangka panjang di mana kerja dihantar secara ansuran. Anda juga boleh meminta bayaran pendahuluan separa jika aliran tunai ketat, atau jika pelanggan yang dipersoalkan mempunyai sejarah terlepas tarikh matang dan pembayaran lewat.
Selepas: Kebanyakan pekerja bebas membuat invois kepada pelanggan mereka sebaik sahaja pesanan atau projek telah dipenuhi. Sebagai alternatif, anda boleh membenarkan beberapa hari antara penghantaran projek dan penghantaran invois anda supaya pelanggan boleh memastikan mereka berpuas hati. Untuk kontrak yang berterusan, lebih mudah untuk menghantar invois setiap bulan. Ini bermakna anda mendapat bayaran yang konsisten dan boleh diramal, serta memudahkan pelanggan anda mengeluarkan dan memproses invois.
Akhirnya, masa terbaik untuk menghantar invois anda bergantung pada tiga faktor utama
- Jenis produk atau perkhidmatan yang anda tawarkan.
- Terma pembayaran dan permintaan atau situasi kewangan anda.
- Hubungan anda dengan klien.
Cara yang berbeza untuk menghantar invois
Setelah anda memutuskan masa untuk menghantar invois anda, anda perlu memilih cara untuk menghantarnya. Terdapat beberapa pilihan berbeza yang tersedia, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan tersendiri.
1. Dalam mel
Pada zaman e-mel dan invois dalam talian, menghantar invois melalui pos mungkin kelihatan seperti ketinggalan zaman. Walau bagaimanapun, masih terdapat beberapa keadaan yang mana ia mungkin pilihan yang terbaik. Sebagai contoh, jika klien anda tidak menggunakan e-mel atau invois dalam talian, atau jika anda berasa lebih selamat untuk menghantar dokumen dalam bentuk fizikal, maka menghantar invois anda melalui pos mungkin merupakan cara yang terbaik.
Adalah penting untuk diingat bahawa penghantaran invois dalam mel boleh menjadi lebih perlahan, kurang selamat dan lebih mahal daripada kaedah pembayaran dan invois dalam talian. Selain itu, proses ini lebih terdedah kepada kesilapan—orang ramai dan perniagaan sering memindahkan premis dan anda tidak boleh sentiasa menjamin bahawa anda mempunyai maklumat hubungan yang paling terkini (atau anda telah menulisnya dengan betul pada sampul surat!)
2. Melalui e-mel
E-mel ialah cara paling lazim untuk pekerja bebas menghantar invois. Ia cepat, mudah dan menyenangkan, juga membolehkan anda menjejak dengan mudah ketika invois anda dibuka dan dilihat.
Untuk menghantar e-mel invois, cuma muat naik fail invois sebagai lampiran, tulis baris subjek yang sesuai dan hantar e-mel kepada pelanggan anda. Anda juga boleh memasukkan mesej ringkas dalam kandungan e-mel, seperti "Sila cari invois saya yang dilampirkan untuk projek terbaharu anda."
3. Melalui storan awan anda
Jika anda menggunakan perisian seperti Dropbox untuk mengurus invois anda, anda boleh menghantar invois terus daripada akaun anda dengan pautan sahaja. Ini boleh menjadi pilihan yang mudah, kerana ia membolehkan anda mencipta, mengurus dan menghantar invois anda semua dari satu tempat.
Cara menghantar invois dengan Dropbox
Dengan Dropbox, anda boleh memuat naik templat invois anda ke akaun anda dan mengubahnya menjadi PDF boleh diedit yang boleh digunakan semula yang anda boleh kongsi terus daripada Dropbox atau dengan pautan mudah.
Setelah invois anda sedia untuk dihantar, pertimbangkan untuk menggunakan alat perkongsian dokumen khusus seperti Dropbox DocSend untuk mendapatkan statistik tentang cara klien berinteraksi dengan invois anda selepas ia dikongsi. Ini amat berguna jika anda ingin memastikan yang klien anda telah menerima dan melihat invois anda.
Anda juga boleh menetapkan tetapan perkongsian unik untuk setiap penerima, memantau tindakan yang diambil ke atas kandungan anda dan menganalisis trend melihat bagi fail yang anda kongsi dalam satu papan pemuka pusat.
Tip untuk membuat susulan pada invois
Jika anda tidak menerima bayaran untuk invois anda dalam terma yang dipersetujui, anda mungkin perlu membuat susulan dengan pelanggan anda.
Berikut ialah beberapa petua untuk membuat susulan pada invois yang belum dibayar:
- Mulakan dengan panggilan telefon untuk memastikan anda menghantar invois anda kepada orang atau jabatan yang betul
- Hantar peringatan e-mel pada hari pembayaran perlu dijelaskan jika ia belum dibayar
- Jika ini tidak berjaya, cuba kaedah alternatif, seperti menghantar surat melalui pos
- Bersikap tegas tetapi sopan dalam komunikasi anda dan nyatakan dengan jelas akibat tidak membayar tepat pada masanya, seperti bayaran lewat atau menghentikan perkhidmatan akan datang
- Simpan rekod semua percubaan susulan anda dan respons yang anda terima sekiranya anda perlu memajukan situasi tersebut
- Pertimbangkan untuk menawarkan pilihan pembayaran alternatif, seperti pelan pembayaran, untuk memudahkan klien anda membuat pembayaran
- Jika semua percubaan gagal, pertimbangkan untuk mendapatkan nasihat undang-undang atau menggunakan agensi pemungutan hutang untuk mengutip bayaran tersebut
Ingat untuk sentiasa kekal profesional dan mengendalikan situasi dengan integriti, kerana mengekalkan hubungan yang baik dengan pelanggan anda adalah penting untuk kejayaan perniagaan anda.
Perkemaskan setiap langkah proses penginvoisan
Dropbox boleh membantu anda menyelaraskan keseluruhan proses invois, daripada membuat dan menyesuaikan invois anda kepada menghantarnya kepada pelanggan anda dan menjejaki kemajuan mereka.
Tukar invois PDF dengan mudah kepada templat boleh diedit yang boleh anda sesuaikan sebelum menghantar kepada klien
Dengan menggunakan Dropbox, anda boleh menjimatkan masa dan kerumitan tugasan penginvoisan anda, jadi anda boleh fokus pada perkara yang terbaik yang anda lakukan: Mencipta kerja yang hebat untuk pelanggan anda.
