Mesyuarat pihak berkepentingan adalah penting untuk kejayaan projek. Dalam panduan ini, kami akan menerangkan cara untuk menyediakan dan menjalankan mesyuarat pemegang kepentingan yang berkesan yang mendapat hasil.
Mesyuarat pihak berkepentingan adalah penting untuk memastikan projek berada di landasan yang betul dan memastikan semua orang yang terlibat selaras. Tetapi apakah sebenarnya mesyuarat pihak berkepentingan, dan bagaimanakah anda dapat menjalankan mesyuarat dengan berkesan?
Dalam artikel ini, kami akan menjawab soalan tersebut dan memberikan anda beberapa petua untuk menggunakan Dropbox untuk menjadikan mesyuarat pihak berkepentingan anda lebih produktif.
Apakah mesyuarat pihak berkepentingan?
Mesyuarat pihak berkepentingan ialah perhimpunan semua orang penting yang terlibat dalam projek atau perhubungan perniagaan—pada asasnya, anda sebagai penyedia produk atau perkhidmatan dan pelanggan anda. Mesyuarat ini memberi peluang kepada pihak berkepentingan untuk berkongsi input mereka, menyuarakan kebimbangan mereka dan membuat keputusan tentang projek.
Siapa yang patut menghadiri mesyuarat pihak berkepentingan bergantung pada tujuan dan hasil yang diharapkan mesyuarat itu.
Pelbagai jenis mesyuarat pihak berkepentingan
Terdapat beberapa jenis mesyuarat pemegang kepentingan yang berbeza, masing-masing dengan tujuan dan formatnya sendiri. Beberapa jenis mesyuarat pemegang kepentingan yang biasa termasuk:
- Mesyuarat permulaan: Mesyuarat ini diadakan pada permulaan projek untuk menetapkan tujuan, matlamat dan skop projek. Mereka juga merupakan peluang yang baik untuk memperkenalkan pasukan projek dan pihak berkepentingan antara satu sama lain.
- Temu bual pihak berkepentingan: Ini adalah pertemuan satu dengan satu dengan pihak berkepentingan untuk membantu anda memahami visi, matlamat, proses semasa dan kebimbangan mereka.
- Mesyuarat pihak berkepentingan tambahan: Mesyuarat ini diadakan sepanjang kitaran hayat projek untuk menyemak dengan pihak berkepentingan, memaklumkan mereka tentang kemajuan dan mendapatkan maklum balas mereka.
Bagaimana untuk menyediakan mesyuarat pihak berkepentingan
Untuk memastikan mesyuarat pihak berkepentingan anda produktif, adalah penting untuk melakukan beberapa persediaan terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa petua yang perlu diingat sebagai fasilitator mesyuarat:
Mempunyai objektif
Mempunyai tujuan yang jelas untuk mesyuarat itu—adakah anda memberikan kemas kini status? Adakah anda memerlukan maklum balas tentang penghantaran tertentu? Adakah anda mempunyai pertikaian atau perselisihan faham yang perlu diselesaikan?
Apabila anda tahu sebab anda perlu berjumpa dengan pihak berkepentingan anda—dan jelaskan sebab mereka harus berjumpa dengan anda—siapa yang harus menghadiri mesyuarat itu akan menjadi lebih jelas.
Adakan agenda mesyuarat
Sediakan agenda untuk memberikan struktur dan tumpuan pada mesyuarat anda. Anda mungkin mahu menghantar e-mel dengan agenda anda kepada hadirin sebelum mesyuarat, supaya mereka boleh menyediakan soalan dan isi penting perbincangan tambahan—dan menggunakan Hantar dan jejaki Dropbox untuk memantau orang yang terlibat dengan agenda sebelum mesyuarat anda.
Perkara yang anda mungkin ingin bincangkan termasuk:
- Garis masa projek atau peta jalan
- Pencapaian projek
- Penghantaran terbaharu atau akan datang
- Keputusan atau prestasi
- Potensi risiko atau kebimbangan
- Langkah atau tindakan seterusnya
Hantar pautan ke dokumen dan bahan agenda yang berkaitan dalam format yang mudah diakses dengan Dropbox.
Fahami siapa yang perlu hadir—dan perkara yang penting bagi mereka
Menjemput terlalu ramai orang ke mesyuarat anda boleh menjadi tidak kemas—terlalu ramai tukang masak, bukan? Ia hampir sama buruknya dengan mengadakan terlalu banyak mesyuarat—ia menjadi huru-hara dan menghilangkan masa berharga yang boleh anda luangkan untuk melakukan kerja sebenar.
Dengan hanya menjemput pihak berkepentingan yang berkaitan ke mesyuarat, anda boleh menjadi lebih produktif. Jika terdapat banyak pihak berkepentingan yang terlibat dalam projek anda, hadkan bilangan hadirin mesyuarat dengan mempertimbangkan sebab orang tertentu tidak perlu berada di sana, bukannya sebab mereka melakukannya.
Mengadakan mesyuarat yang lebih kecil juga membolehkan anda membuka perbincangan kepada keutamaan individu pihak berkepentingan, dan alasan di sebalik keputusan atau perselisihan pendapat tertentu. Melainkan anda mempunyai sepanjang hari, anda tidak dapat menangani kebimbangan atau soalan semua orang dalam mesyuarat besar!
Siapakah pemegang kepentingan?
Ringkasnya, pemegang kepentingan ialah seseorang yang mempunyai kepentingan dalam proses membuat keputusan dan aktiviti perniagaan atau projek. Tanpa sokongan mereka, perniagaan atau projek tidak akan dapat berfungsi.
Pihak berkepentingan boleh terdiri daripada mana-mana contoh berikut:
- Pengarah atau timbalan pengarah
- pelabur
- Ketua Maklumat, Kewangan atau Pegawai Eksekutif
- Pengurus projek
Tetapi secara lebih luas, terdapat pihak berkepentingan dalaman—pekerja, pemilik dan pengurus anda—dan pihak berkepentingan luar. Ini ialah pelanggan anda, pemegang saham, pemiutang, kerajaan, kesatuan pekerja dan sebagainya.
Bersedia untuk soalan tambahan
Tidak kira berapa banyak anda bersedia, pihak berkepentingan anda mungkin akan bertanya kepada anda beberapa soalan yang anda tidak rancang dalam agenda anda. Untuk menunjukkan profesionalisme dan komitmen anda terhadap projek, anda harus menjangka dan bersedia untuk beberapa soalan berpotensi yang mungkin timbul.
Anda tidak boleh selalu meramalkan perkara ini, tetapi anda pasti akan menarik perhatian pihak berkepentingan anda jika anda mempunyai jawapan yang bagus di dalam poket belakang anda.
Bagaimana untuk menjalankan mesyuarat pihak berkepentingan
Setelah anda bersedia untuk mesyuarat pihak berkepentingan anda, tiba masanya untuk menjalankan mesyuarat. Berikut adalah beberapa petua:
Tunjukkan contoh yang baik
Sebagai hos, anda menetapkan nada untuk mesyuarat. Anda harus menunjukkan etika mesyuarat yang baik dan terlibat. Berlatih mendengar aktif dan kekal hadir.
Pastikan ia fokus
Cuba ikuti agenda anda dan ingat topik/soalan tambahan yang telah anda sediakan. Tunjukkan bahawa anda seorang hos proaktif yang telah meramalkan potensi isu lebih awal, dan bukannya hos reaktif yang tidak dapat mengurus masalah yang boleh dielakkan. Ini akan membantu membina kepercayaan dengan pihak berkepentingan anda.
Apabila anda berpegang pada agenda anda sebanyak mungkin, anda boleh meninggalkan masa untuk sumbang saran atau Soal Jawab pada akhir mesyuarat. Cuba galakkan semua orang untuk bercakap dan mengambil bahagian—bukan hanya pemain utama.
Gunakan bahasa yang difahami oleh pihak berkepentingan anda
Kami kadang-kadang mengambil mudah bahawa pelanggan kami memahami teknikal perkara yang kami lakukan. Walaupun mereka berpengetahuan tentang industri mereka sendiri, mereka mungkin bukan pakar dalam produk atau perkhidmatan anda—tetapi anda pakar.
Cuba buang sebarang jargon mengelirukan atau terlalu teknikal yang mungkin tidak difahami oleh pihak berkepentingan, dan sebaliknya fokus pada perkara yang paling penting bagi mereka.
Petua selepas mesyuarat
Selepas mesyuarat pihak berkepentingan anda, adalah penting untuk membuat susulan dan memastikan bahawa sebarang item tindakan telah dilengkapkan—dan menjadualkan mesyuarat seterusnya anda, jika perlu.
Dropbox boleh membantu anda dengan menyediakan pusat untuk menyimpan nota mesyuarat, pautan kepada kandungan dan rakaman video. Anda juga boleh menggunakan Hantar dan jejaki untuk menghantar bahan mesyuarat dan menjejaki orang yang melihat bahan mesyuarat tersebut.
Atau, jika anda merakam mesyuarat anda, anda boleh berkongsi rakaman terus daripada akaun Dropbox anda—seterusnya meningkatkan penglibatan pihak berkepentingan kerana mereka yang tidak hadir tidak ketinggalan dan mereka yang hadir boleh menyegarkan ingatan mereka.
Mesyuarat pihak berkepentingan yang berkesan dengan Dropbox
Dropbox ialah rakan yang sempurna untuk mesyuarat pihak berkepentingan. Dengan ciri seperti Hantar dan jejaki, analisis dokumen dan kawalan perkongsian lanjutan, Dropbox memudahkan anda menyediakan, menjalankan dan membuat susulan pada mesyuarat pihak berkepentingan.
