Edit Expand lager 8 ganger flere videoer med Dropbox – raskt, rimelig og sikkert

Bakgrunn

Edit Expand er et videoproduksjonsbyrå som hjelper til med å bringe kundenes ideer ut i livet. Med fokus på å ta kundenes eksisterende ressurser og jobbe med kunder som er nye innen videoproduksjon, skreddersyr Edit Expand-teamet innhold til kundenes behov og lager prosessene som holder dem i gang. Byrået er lidenskapelig opptatt av å levere innhold som ikke bare fanger oppmerksomhet, men opprettholder engasjement – ​​som demoer og webinarer, som ofte blir oversett, men som spiller en stor rolle for å beholde kunder.

Utfordring: lite team, stor arbeidsmengde

Rediger Expands lille, eksterne team på fem sjonglerer 10 til 20 prosjekter om gangen. For å følge med trenger de en enkel måte å lagre, dele og finne filer på. I tillegg må de lagre og dele filene sikkert, noe som er spesielt viktig når de jobber med store selskaper som Adobe og Amazon.

Edit Expand søkte etter en mer effektiv løsning for filsynkronisering og lagring, samt en plattform som kunne samle tilbakemeldinger fra kunder og ideer for hele teamet å jobbe med. "For meg er den største utfordringen å sikre at hver kunde føler seg hørt og forstått," sier Adam Nielson, grunnlegger hos Edit Expand. "Jeg må ofte samle tilbakemeldinger, kommentarer og tanker fra 15 forskjellige e-posttråder, noe som kan være vanskelig."

Løsning: å ha alt på ett sted

Edit Expand prøvde ulike nettskylagringsløsninger, men de hadde alle begrensninger – én hadde problemer med å synkronisere store filer, mens andre hadde dårlige avspillinger eller problemer med å lagre filversjoner. Nielson tok deretter Dropbox inn i bildet og sa: «Jeg har vært Dropbox-lojalist i lang tid. Det fungerer bare», sier Collard.

I dag lagrer byrået hvert prosjekt i Dropbox og jobber med dem der, noe som gjør det til deres eneste kilde til sannhet. Fra start til slutt skjer hele prosessen – skript, redigeringer, anmeldelser – i Dropbox. "Filene synkroniseres på tvers av alle enhetene våre, så det kutter all redundans og sikrer at vi alle bare jobber med de nyeste versjonene som deles av våre kunder," sier Nick Spinder, redaktør i Edit Expand. Teammedlemmer mottar også varsler når filer oppdateres, noe som gjør samarbeidet raskere.

Med Dropbox Replay kan kunder og teammedlemmer legge igjen notater om videoutkast, skript og til og med spesifikke rammer. Nielson kan deretter konsolidere og filtrere kommentarene for å gi redaktører detaljene de trenger for å gjøre endringer. "Vi får så mange e-poster og Slack-meldinger om kommentarer folk har på filene og rammene," sier han. "Så det er viktig å spore alle endringene vi har gjort og sørge for at bare den viktigste informasjonen når redaktørene, som jeg kan legge inn i Dropbox Paper."

Resultater: spare tid, kutte kostnader, skape mer

Å ha alt på én plattform betyr at Edit Expand-teamet har fleksibiliteten til å multitaske sømløst. "Jeg administrerer dusinvis av videoer og sjonglerer med flere prosjekter samtidig - og Dropbox lar meg enkelt bytte mellom oppgaver," deler Spinder.

Dropbox holder også alt organisert slik at teamet raskt kan finne filer, en nøkkelfunksjon når de håndterer store datamengder. I ett tilfelle ba Adobe Edit Expand om å lage en video som viser hvordan produktene deres fungerer sammen – dette krevde omfattende produktskjermbilder og rundt 10 produktspesialister for hver enkelt.  Siden Edit Expand måtte komme opp med eiendelene selv, brukte Spinder ganske enkelt Dropbox sine søkefunksjoner for å enkelt finne demoene og filene han trengte. «Til å begynne med virket det som om vi ikke hadde nok. Og akkurat sånn var vi tilbake på sporet, sier han.

Som et resultat kan Edit Expands lille, men mektige team produsere en imponerende mengde innhold. I 2024, utenom andre klientprosjekter for Cloudinary og Amazon, leverte de over 150 prosjekter for Adobe, inkludert reklamefilmer og webinarer. Dette krevde siling gjennom hundrevis av videofiler og lydsegmenter. "I gamle dager måtte vi grave gjennom skapet etter harddisker," legger Nielson til.

Dropbox gjør det mulig for teamet å jobbe effektivt, uansett sted og tidspunkt de velger.

"Kreativt arbeid er avhengig av at folk er i rett headspace. Ved å la teamet mitt jobbe når de er mest produktive, sparer vi tusenvis – om ikke titusenvis – av dollar på hvert prosjekt.»

Ved å jobbe eksternt slipper Edit Expand også kostnader knyttet til kontorleie. Hvis et redaktørsystem ikke er kraftig nok til å gjengi videoer, kan teamet ganske enkelt få tilgang til prosjektfilen, foreta oppdateringer og håndtere gjengivelse på en annen datamaskin, og unngå unødvendige maskinvarekostnader. "Samlet sett vil jeg anslå at vi sparer alt fra $50 000 til $100 000 i året fordi vi ikke trenger en hel bygning eller massive servere for å få ting til å skje," legger Nielson til.

Dropbox har også gitt Edit Expand trygghet – teamet bekymrer seg ikke lenger om å vedlikeholde servere, balansere arbeidsbelastninger eller håndtere uventede nedetider. "Vi elsker den selektive synkroniseringsfunksjonen siden vi kan velge hva vi vil ha på nettet, slik at vi kan fortsette å jobbe med dem," deler Nielson. Dropbox sikrer at filer alltid er fullt synkronisert og oppdatert, selv når redaktører jobber fra steder med dårlige internettforbindelser. Hvis Internett går ut, kan teamet fortsatt jobbe med filer på sine lokale stasjoner, og når internett kommer tilbake på nettet, laster Dropbox sømløst opp oppdateringer.

Nielson finner det også enkelt å administrere filtilgangsrettigheter og sikkerhetsinnstillinger, for eksempel kryptering og multifaktorautentisering. Dette betyr at byrået kan møte kundenes krav og få tillit fra større selskaper. Selv om store mengder data ble slettet ved et uhell, ville Nielson motta et varsel og kunne gjenopprette filene umiddelbart til teamet.

Denne sikkerheten og påliteligheten gir også kundene trygghet. "Når klienter ser at filene deres og tilbakemeldinger er trygge, organisert og konsolidert på ett sted, slapper de av," sier Nielson. "Dette sparer timer - noen ganger dager - med unødvendig frem og tilbake og lar oss fokusere på den kreative prosessen."