Slik bygget Myth Studio, et animasjonsstudio, seg selv for å skalere etter behov

Utfordring: Håndtere større prosjekter for større kunder mens du kontrollerer kostnader og opprettholder sikkerhetsprotokoller

Myth Studio ble lansert på det perfekte tidspunktet: under en pandemi da portforbud og restriksjoner gjorde det ekstremt vanskelig å filme video med mennesker og overbelastet behovet for digitale løsninger som animasjon og bevegelig grafikk.

Det Storbritannia-grunnlagte selskapet, som jobber eksternt, men også nylig åpnet et fysisk studio i London, spesialiserer seg på alt som har med animasjon å gjøre. De produserer forklaringsvideoer, bevegelig grafikk, 3D-animasjon og bedriftskommunikasjon for kunder over hele verden. Kjerneteamet utvides for å dekke behovene til et prosjekt, med Dropbox' pakke med produkter og tjenester som hjelper dem med å skalere opp og ned raskt og hensiktsmessig.

Til å begynne med vokste Myth sakte, men jevnt, og de tok på seg prosjekter for små byråer og merkevarer. I midten av 2022 jobbet imidlertid studioet med et prosjekt for Budweiser som ble vist på Cannes. «Det var litt av et vendepunkt for oss», sier Myth sin direktør for forretningsutvikling, Jimmy Gordon. Når ett multinasjonalt selskap kommer og ringer, følger flere etter.

Og større selskaper betyr større prosjekter, som betyr større budsjetter som igjen betyr større arbeidsbelastning. Men Myth ønsket ikke å skalere for raskt, og valgte i stedet å utvide arbeidet til de åtte heltidsansatte og det brede nettverket deres av svært dyktige frilansere.

«Vi utfører vårt kreative arbeid hovedsakelig i egen regi – med en utvidelse fra to til åtte, snart ni, fulltidsansatte på under tolv måneder – så vi trengte en måte å kunne dele med kjerneteamet vårt, samtidig som vi kunne utvide med entreprenører etter behov for å fylle spesialistkompetanse-gapene», sier Gordon. «Ved å ta i bruk en hybrid arbeidsmodell betydde det at vi trengte en enkel løsning for å utvide og gi tilgang til prosjektfilene våre både med nyansatte og eksterne.»

I tillegg hadde byråene som la ut arbeid til Myth og de store selskapene de jobbet direkte med ofte strenge sikkerhetskrav, noe som betydde at de trengte en måte å passordbeskytte arbeid på og sikre at frilansere bare hadde tilgang til filene de trengte og ikke noe mer.

Løsning: Et integrert teknologisk infrastruktursystem

Som en virksomhet som er født i en hybrid-arbeidsverden, har Myth alltid sentrert sine teknologisystemer rundt effektivitet, fleksibilitet og sikkerhet. Med Dropbox fant Gordon og Myth-teamet ut at de var i stand til å skalere og vokse sammen med virksomheten deres, samt samarbeide med salgsrepresentanten deres for å oppgradere abonnementet deres på smarte måter. «De kom med så mange forslag til virksomheten vår, noe som var veldig kult», sier Gordon.

Gordon bruker Capture for å spille inn opplæringsvideoer. «Jeg har laget gjennomganger av forskjellige programvarer og systemer som vi bruker til forskjellige prosesser, og ting som utarbeiding og redigering av kontrakter. Virkelig detaljerte ting», sier han. «Vi har laget et arkiv med alle de små informasjonsdetaljene som kan være ganske enkle å glemme. Det sparer oss for mye tid.»

Myth-teamet bruker Replay til enkel gjennomgang av arbeidet med kunder. «Funksjonen for direktegjennomgang er noe jeg bruker både med kunder og internt», sier seniorprodusent Frankie Evans. «I stedet for å dele skjermen min og snakke gjennom en film, som kan henge etter og være irriterende, gjør vi en direktegjennomgang. Det er så enkelt: Det er bare å dele en kobling, så hopper alle på. Kundene liker det virkelig. Og så kan vi laste opp en ny versjon til samme kobling for filbehandling, noe som er veldig nyttig og forhindrer at mappene blir forvirrende og rotete.»

Gordon jobber også med Dash og Stacks. «Jeg bruker Stacks for virksomhetsutvikling», sier han. «Når jeg tar kontakt med direktøren vår, har jeg et regneark som sporer henvendelsene våre, og vi har et Dropbox Paper-skjema som er en sjekkliste over ansvarsområder og planer for virksomhetsutvikling. Jeg åpner Stacks og bruker det til å finne ting og navigere rundt.»

Som et lite firma som prøver å spille på høyt nivå, er profesjonalitet avgjørende. Til dette tyr Myth til merket filoverføring. «Det er så enkelt», sier Gordon. «Å kunne pakke noe som har logoen vår med plakat fra en av animasjonene våre, gjør virkelig en stor forskjell med tanke på hvordan bedrifter oppfatter oss. Jeg jobber ganske mye på farten, så å kunne gå inn på appen, lage en filoverføring når teamet vårt er ferdige med et prosjekt og sende det til en kunde, er fantastisk. Og det hele ser pent og ryddig ut.»

Myth legger alt arbeidet deres i én hovedprosjektmappe, og organiserer nedstrøms med en undermappe per prosjekt og undermapper under dem, så tillatelser er en viktig funksjon for å kontrollere tilgangen. «Sikkerhetens detaljer er nøkkelen», sier Gordon, som selv erklærer å være veldig streng når det gjelder sikkerhet. «Når vi henter inn en frilanser, trenger de kun tilgang til prosjektet de jobber med.»

Resultater: Ser mot fremtiden

• 23 kunder signert de siste tolv månedene
• Vokste fra to heltidsansatte til åtte på ett år
• Bruk av Dropbox-lagringsplass seksdoblet seg fra mars 2022

Når alt kommer til alt, øker Dropbox Myths produktivitet. «Vi vil ofte samarbeide med andre byråer, dykke inn og ut av arbeidsfiler og dele ressurser», sier Gordon. «Vi trengte en plattform som ikke bare gjorde det mulig for oss å enkelt få inn medlemmer til Myth-teamet, men også for å samarbeide med partnerne og kundene våre. Dette er spesielt nyttig på større prosjekter vi jobber med.»

«Vi har store ambisjoner om å fortsette å bli større og bedre», sier Gordon. «Vi ønsker å bli involvert i mange forskjellige områder innen animasjon og bevegelig grafikk, inkludert mer 3D-arbeid og noen potensielle TV-serier.» Og med 20 Dropbox-lisenser på Enterprise-abonnementet har Myth god plass til å skalere med frilansere og nye ansatte.