Bakgrunn 

Southbase Group er et New Zealand-basert byggefirma som leverer komplekse bygg for offentlige og private kunder over hele landet. Med opptil 20 aktive arbeidsplasser til enhver tid, skjer arbeidet sjelden på ett sted – og mange kontrakter kommer med strenge sikkerhetskrav.

For at driften skal gå knirkefritt, trenger anleggsledere, underleverandører og prosjektteam en sikker måte å få tilgang til den nyeste dokumentasjonen, uansett hvor de er. Det ansvaret faller på Lem Prestage, Group IT Manager, som sørger for at informasjon er lett å finne og beskyttet på riktig måte.

I bygg og anlegg er tillit ikke valgfritt. Selv små kommunikasjonshull eller sikkerhetsbrister kan eskalere raskt, og gjøre utdaterte planer eller manglende detaljer til kostbare feil.

Utfordring: høyrisiko, trege systemer

Da Prestage begynte i Southbase, arvet han et system bygget for en annen tidsalder. Filene lå på en lokal server, og feltteamene måtte koble seg til via et VPN for å få tilgang til det de trengte.

Selv om Southbase har nesten 200 ansatte, kunne bare én person få tilgang til én fil om gangen.

«Tilgang til data var et mareritt», sier Prestage. «[Og] det var ikke noe samarbeid med noen av underleverandørene våre, noe som er kritisk.»

Southbase trengte et fundament som kunne holde tritt med distribuerte team, høye innsatser og null feilmargin. Fordi når informasjonen ikke er tydelig eller aktuell, forverres konsekvensene raskt og kan koste millioner av dollar.

Løsning: fra forenklet lagring til smartere søk

For å møte den virkeligheten introduserte Prestage Dropbox. Han hadde et klart mål: å bygge et system folk faktisk ville bruke i den virkelige verden, under press, på tvers av dusinvis av arbeidsplasser.

Etter hvert som Southbase vokste, økte også volumet og viktigheten av det som fantes i Dropbox. «Vi har terabyte med data i Dropbox for øyeblikket», sier Prestage. «Og vi har ikke engang prøvd å finne ut hva vi kan bruke.»

Med så mye arbeid som skjer samtidig, var det fornuftig å holde teamene koblet sammen gjennom det samme økosystemet. Å ta i bruk verktøy som Dropbox Sign og Dropbox Dash var et naturlig neste steg.

For å effektivisere godkjenninger og signaturer var Sign «en selvfølge», sier Prestage. «Dokumentene forlater ikke Dropbox.» De blir der de er, og de er trygge.»

Og Dash? Det gjorde informasjon enklere å finne og få tilgang til. Det kunstig intelligens-drevne universelle søket lar team finne filer på tvers av Dropbox og de tilkoblede appene deres. I stedet for å grave gjennom verktøy og mapper, kan de søke én gang og få svarene de trenger på sekunder – hvor som helst og uten å vente på tur.

Det tok ikke lang tid før Dash ble en del av Prestages daglige arbeidsflyt. Han bruker den innebygde AI-chatten til å feilsøke problemer og generere rapporter. Det som en gang tok ham dager, tar nå en brøkdel av tiden.

Resultater: timer (og hodepine) spart

Effekten av Dash ble spesielt tydelig under et komplekst prosjekt på en aktiv flyplass, hvor det pågikk bygging døgnet rundt. Sikkerhetskravene var strenge, og informasjonen måtte være presis.

For å holde alle oppdatert, brukte de Dash til å lage en prosjektbasert innholdssamling kalt en Stack. Det gir teamet ett sted å samarbeide, finne lenker og be Dash om kontekstuell innsikt.

Prestage forklarer: «Vi opprettet en stabel med 150 dokumenter, som vi deretter raskt kan sammenligne og søke gjennom.» Den stakken inkluderte inspeksjonstestplaner og prosedyrer for nesten hvert trinn i jobben, slik at alle kunne bekrefte krav, oppdage uoverensstemmelser og holde seg oppdatert på hva som måtte skje videre.

«Det sparer prosjektteamene timer», sier Prestage. «Og tid er penger.»

Dash har også redusert den daglige friksjonen for IT-avdelingen. I stedet for å bli standard eskaleringspunkt når noen ikke finner en fil, kan folk nå selvbetjene svar i øyeblikket. Arbeidsflytene er smidigere – og roligere.

Etter hvert som Southbase fortsetter å vokse, ser Prestage på Dropbox og Dash som et fundament som hjelper team med å bygge med klarhet, beskytte arbeidet sitt og holde kritisk informasjon innen rekkevidde – uansett hvor jobben fører dem.