FTP

Hvordan konfigurerer jeg FTP?

Det å konfigurere en FTP-server og gjøre teammedlemmer klare til å bruke den, kan være en komplisert prosess. Du må f.eks. definere hva slags skalltilgang og filsystemtillatelser hver FTP-konto skal ha. I tillegg må alle medlemmene lære seg hvordan man bruker en FTP-klient.

FTP

  • Kjøpe en FTP-server
  • Logg inn på serverens administratorpanel
  • Opprette en FTP-konto for hver enkelt bruker
  • Installere FTP-programvare på hver enkelt brukers datamaskin

Dropbox

  • Registrer deg for Dropbox
  • Last ned Dropbox-programmet

Det er raskt og enkelt å komme i gang med Dropbox. Filene lagres i skyen, så du trenger aldri samhandle med en server. Og siden det er veldig enkelt å sette opp programvaren, kan teamet ditt fokusere på viktige oppgaver i stedet for å slite med komplisert FTP-programvare.


Hvordan deler jeg en fil med et medlem av teamet?

Med FTP må mye gjøres manuelt, noe som resulterer i mye frem-og-tilbake mellom teammedlemmene. Hver gang noen endrer en fil, må den lastes opp på nytt til FTP-serveren for å deles med resten av teamet. Alle som vil ha den nyeste versjonen av filen må laste den ned på nytt. Dersom teamet ditt ofte deler redigerte versjoner av filer med hverandre, kan dette raskt bli en flaskehals.

FTP

  • Åpne FTP-programvaren
  • Skriv inn serveradressen, porten og FTP-kontoens brukernavn og passord
  • Koble til serveren
  • Bruk FTP-programvarens filutforsker til å finne filen på datamaskinen
  • Last opp filen til serveren
  • Be teammedlemmene logge seg på FTP-serveren og laste ned filen til sin egen datamaskin
  • Gjenta prosessen hver gang filen oppdateres

Dropbox

  • Opprett en ny mappe i Dropboxen for å dele dokumenter med teamet ditt
  • Høyreklikk på mappen og del dem med teammedlemmene
  • Plasser en fil i den delte mappen på datamaskinen din. Filen dukker automatisk opp i teammedlemmenes Dropbox-mapper
  • Når noen redigerer filen, vil alle de andres kopi automatisk oppdateres.

Med Dropbox vil samarbeid være helt automatisk, så snart du har laget en delt mappe. Alle har sin egen redigerbare kopi av filen, og endringer som foretas, vil automatisk dukke opp på alles datamaskin så snart endringene foretas. Bekymret for konflikter?


Hvordan deler jeg en fil med en klient?

Det å gjøre filer tilgjengelige for klienter på en sikker måte kan være vanskelig med FTP. Du ønsker kanskje ikke at klienten skal kunne endre dokumentene dine, så FTP-kontoene deres må ha skrivebeskyttet tilgang. Du vil sannsynligvis heller ikke at de skal kunne se alle de interne filene. Dette krever nøye konfigurering av tillatelsene til FTP-serverens filsystem, noe som må gjøres av systemadministratoren.

FTP

  • Få klienten til å installere FTP-programvare på datamaskinen sin
  • Oppretting av en FTP-konto for klienten. Dette kan være litt komplisert:
    • Kontoen må ha skrivebeskyttet tilgang
    • Den må bare ha tilgang til filene du ønsker å dele med klienten
  • Gi klienten FTP-påloggingsinformasjonen og banen til filen på serveren
  • Klienten kan laste ned de ønskede filene, på samme måte som teammedlemmene

Dropbox

  • Høyreklikk på hvilken som helst fil i Dropbox-mappen din
  • Velg Del Dropbox-kobling for å lage en kobling du kan dele
  • Send koblingen til klienten. Den kan vises eller lastes ned i hvilken som helst nettleser

Dropbox gjør det mye enklere å holde teamets filer atskilt fra kundens filer. Delbare koblinger fungerer helt uavhengig av teamets delte Dropbox-mapper, noe som betyr at kundene kun får tilgang til filene du ønsker de skal ha tilgang til. Siden det ikke er nødvendig med noe ekstra programvare, kan kundene hente filene uten å måtte lære seg et nytt system. Du har også muligheten til å legge til passord og utløpsdatoer for koblinger hvis du bruker Dropbox Pro eller Dropbox Business. Du kan dessuten fjerne tilgangen til et dokument når som helst ved å deaktivere koblingen.


Hvordan kan jeg samarbeide med andre i samme fil?

Når det er flere som arbeider på samme fil, kan dette resultere i en konflikt: hvilke endringer skal aksepteres? La oss si at to brukere redigerer det samme dokumentet. Den ene er ferdig med sine oppdateringer, og laster filen opp til FTP-serveren. Like etterpå gjør den andre brukeren det samme, og sletter dermed alt arbeidet til den første brukeren.

FTP og Dropbox har svært ulike måter å håndtere dette problemet på.

FTP

  • FTP støtter ikke konfliktløsning
  • Den nyeste kopien av filen overskriver alle andres arbeid
  • Løsningen er ofte å «sjekke ut» filene, så det er bare én person som kan redigere dem til enhver tid

Dropbox

  • Når en konflikt oppstår, beholder Dropbox en kopi av begge filene
  • Dette lar deg vise begge brukernes endringer, så du kan avgjøre hvordan de skal slås sammen

Når du bruker FTP, risikerer du stadig konflikter. Denne typen menneskelige feil kan bare unngås ved å implementere en arbeidsflyt som bare lar én bruker redigere en gitt fil til enhver tid.

I motsetning til dette, håndteres kopier i konflikt i Dropbox på en måte som fungerer som et sikkerhetsnett, slik at du unngår tap av data. Ingen grunn til å bekymre seg når det gjelder å «sjekke ut» filer eller overskrive andres data, siden Dropbox gir deg beskjed når en konflikt oppstår.


Hvordan administrerer jeg gamle versjoner av en fil?

En FTP-server har bare én enkelt kopi av hver fil. Den har ingen forestilling om en fils historie, noe som betyr at det er fare for å miste data. Sletter eksempelvis en av brukerne deler av informasjonen og laster dokumentet opp til serveren igjen, er denne informasjonen borte for alltid.

FTP

  • FTP støtter ikke versjonskontroll for filer
  • En vanlig løsning er å kopiere filen og endre navnet på den, så det inneholder et versjonsnummer

Dropbox

  • Høyreklikk på filen i Dropbox-mappen
  • Velg menyelementet Vis tidligere versjoner for å liste opp filens historikk
  • Velg den ønskede versjonen og klikk Gjenopprett

Når filene ligger på Dropbox, vil hver eneste lagrede endring registreres. Hvis du innser at viktige data ble slettet for en stund siden, kan du hente tilbake dataene med noen få museklikk. På lik linje med fildeling, skjer dette helt automatisk – du trenger aldri tenke på versjonskontroll, før du ønsker å ta en titt på en gammel kopi av en fil.


Hvordan får jeg tilgang til filer på mobilenhetene mine?

FTP har de samme begrensningene på mobile enheter som på stasjonære datamaskiner. Du trenger fortsatt dedikert FTP-programvare på den mobile enheten, og du må manuelt synkronisere filer hver gang noen gjør en endring.

FTP

  • Installer FTP-programvare på den mobile enheten
  • Koble til FTP-serveren og last ned filen
  • Last filen opp eller ned manuelt hver gang du ønsker å dele en endring med teamet

Dropbox

  • Last ned mobilappen til Dropbox
  • Logg på kontoen din. Du kan forhåndsvise dokumentene rett fra Dropbox-mobilappen
  • Når du bruker Dropbox-tilknyttede mobilapper som Microsoft Office, blir alle endringer du foretar, synkronisert over alle enhetene

Dropbox er tilgjengelig på de fleste mobile enheter, inkludert iOS-, Android- og Windows-telefoner og -nettbrett. Du kan også få tilgang til filene via Dropbox-nettstedet. Med mobilappen for Dropbox kan du bla gjennom filer, redigere dem med tredjeparts programmer og opprette delbare koblinger for klientene dine.