Som frilanser er du vant til å fylle mange roller. Du er ikke bare det kreative geniet bak arbeidet ditt – du er også regnskapsfører, markedsfører og kundeservicemedarbeider. Og en av de viktigste oppgavene dine er å sende fakturaer til kundene.
Men hva er den beste måten å gjøre dette på? I denne artikkelen gir vi veiledning om når og hvordan du bør sende en profesjonell faktura til en klient, inkludert verktøy for å effektivisere prosessen og tips for oppfølging av ubetalte fakturaer.
Når bør jeg sende fakturaer?
Det er delte meninger om når du bør sende fakturaer til kunder. Enkelte frilansere foretrekker å sende fakturaer før de går i gang med arbeidet, mens andre venter til arbeidet er fullført. Begge alternativene har sine fordeler:
Før: Ideelt for bestillingsverk eller engangsprosjekter der du må kjøpe ekstra materialer for å fullføre arbeidet, eller for langsiktige prosjekter der arbeidet leveres i omganger. Du kan også be om en delvis forskuddsbetaling hvis kontantstrømmen er stram, eller hvis den aktuelle klienten har en historie med forfalte forfallsdatoer og forsinkede betalinger.
Etter: De fleste frilansere fakturerer kundene sine så snart en bestilling eller et prosjekt er fullført. Alternativt kan du beregne noen dager mellom prosjektlevering og sending av faktura, slik at klienten kan forsikre seg om at de er fornøyd. For løpende kontrakter kan det være enklere å sende fakturaer månedlig. Dette betyr at du får konsistente og forutsigbare betalinger, og det gjør det enklere for klienten din å utstede og behandle fakturaene.
Til syvende og sist avhenger det beste tidspunktet å sende fakturaen din av tre hovedfaktorer
- Typen produkt eller tjeneste du tilbyr.
- Betalingsvilkårene og den økonomiske situasjonen.
- Forholdet ditt til kunden.
Ulike måter å sende fakturaer på
Når du har fastslått tidspunktet for å sende en faktura, må du velge hvordan du skal sende den. Det er ulike måter å gjøre dette på, og alle har sine fordeler og bakdeler.
1. I posten
I en tid med e-post og fakturering på nettet kan det virke håpløst gammeldags å sende fakturaer i posten. Det er likevel noen tilfeller der dette er det beste alternativet. Hvis for eksempel kunden ikke bruker e-post eller fakturering på nettet, eller hvis du foretrekker tryggheten ved å sende et fysisk dokument, kan faktura via post være løsningen.
Det er viktig å huske på at det kan være tregere, mindre sikkert og dyrere å sende fakturaer i posten enn fakturering og betalingsmetoder på nett. I tillegg er denne prosessen mer sårbar for feil – folk og bedrifter flytter ofte lokaler, og du kan ikke alltid garantere at du har den mest oppdaterte kontaktinformasjonen (eller at du har skrevet den riktig på konvolutten!).
2. Via e-post
De fleste frilansere sender fakturaer på e-post. Det er raskt, enkelt og praktisk, og du kan følge med på når kundene har åpnet og sett fakturaene.
For å sende en faktura på e-post, laster du bare opp fakturafilen som et vedlegg, skriver en passende emnelinje og sender e-posten til klienten din. Du kan også inkludere en kort melding i e-posten, for eksempel «Vedlagt finner jeg fakturaen for ditt siste prosjekt».
3. Via skylagringen din
Hvis du administrerer fakturaene dine med programvare som Dropbox, kan du sende e-poster direkte fra kontoen din bare med en kobling. Dette alternativet kan være praktisk – du kan opprette, administrere og sende fakturer fra ett sted.
Slik sender du fakturaer med Dropbox
Med Dropbox kan du laste opp en fakturamal til kontoen din og forvandle den til en gjenbrukbar, redigerbar PDF-fil som du kan dele direkte fra Dropbox, eller med en enkel kobling.
Når fakturaene er klare til sending, kan du vurdere å bruke et dedikert verktøy for dokumentdeling, som Dropbox DocSend, for å få innsikt i hvordan kundene samhandler med fakturaene etter at de er sendt. Dette kan være spesielt nyttig hvis du vil forsikre deg om at kundene dine har mottatt og sett fakturaene dine.
Du kan også angi unike delingsinnstillinger for hver mottaker, overvåke handlinger som utføres på innholdet ditt og analysere visningstrender for delte filer i én sentral oversikt.
Tips for å følge opp fakturaer
Hvis du ikke mottar betaling for fakturaen din innen de avtalte vilkårene, må du kanskje følge opp med klienten din.
Her er noen tips for oppfølging av ubetalte fakturaer:
- Start med å ta en telefon for å sjekke at du har sendt fakturaen til riktig person eller avdeling.
- Send en påminnelse på forfallsdatoen hvis fakturaen ikke er betalt.
- Hvis det ikke fører frem, kan du prøve en alternativ fremgangsmåte, for eksempel sende et brev i posten.
- Vær bestemt, men høflig, og gi tydelig beskjed om konsekvensene av å ikke betale i tide, for eksempel purregebyrer eller stans i fremtidige tjenester.
- Arkiver alle oppfølgingsforsøkene dine og svarene du mottar, i tilfelle du må gå videre med saken.
- Vurder å tilby alternative betalingsmåter som gjør det enklere for kunden å betale, for eksempel en betalingsplan.
- Hvis ingen av forsøkene fører frem, kan du vurdere å snakke med en juridisk rådgiver eller bruke et inkassoselskap til å kreve inn betalingen.
Husk å alltid være profesjonell og håndtere situasjonen med integritet, da det å opprettholde et godt forhold til kundene dine er avgjørende for at virksomheten din skal lykkes.
Effektiviser alle trinn i faktureringsprosessen
Dropbox kan hjelpe deg med å effektivisere hele faktureringsprosessen, fra å opprette og tilpasse fakturaene dine til å sende dem til kundene dine og spore fremdriften deres.
Du kan enkelt konvertere PDF-fakturaer til redigerbare maler som du kan tilpasse før du sender dem til kundene.
Ved å bruke Dropbox kan du spare tid og bryderi med faktureringsoppgavene dine, slik at du kan fokusere på det du gjør best: Å skape godt arbeid for kundene dine.
