Møter med interessenter er avgjørende for at prosjektet skal lykkes. I denne veiledningen forklarer vi hvordan du forbereder deg til og gjennomfører effektive interessentmøter som gir resultater.
Interessentmøter er viktige for å holde prosjekter på rett spor og sikre at alle involverte er på samme bølgelengde. Men hva er egentlig et interessentmøte, og hvordan gjennomfører man et effektivt?
I denne artikkelen skal vi svare på disse spørsmålene og gi deg noen tips om hvordan du kan bruke Dropbox for å gjøre interessentmøtene dine enda mer produktive.
Hva er et interessentmøte?
Et interessentmøte er en samling av alle viktige personer involvert i et prosjekt eller et forretningsforhold – i utgangspunktet deg som produkt- eller tjenesteleverandør og dine kunder. Disse møtene gir interessenter en mulighet til å dele sine innspill, uttrykke sine bekymringer og ta beslutninger om prosjektet.
Hvem som bør delta på et interessentmøte avhenger av formålet og det tiltenkte resultatet av møtet.
Ulike typer interessentmøter
Det finnes flere forskjellige typer interessentmøter, hver med sitt eget formål og format. Noen vanlige typer interessentmøter inkluderer:
- Oppstartsmøter: Disse møtene holdes i starten av et prosjekt for å fastsette prosjektets formål, mål og omfang. De er også en god mulighet til å introdusere prosjektgruppen og interessentene for hverandre.
- Interessentintervjuer: Dette er en-til-en-møter med interessenter for å hjelpe deg med å forstå deres visjon, mål, nåværende prosesser og bekymringer.
- Ytterligere interessentmøter: Disse møtene holdes gjennom hele prosjektets livssyklus for å holde kontakten med interessenter, holde dem informert om fremdriften og få tilbakemeldinger.
Slik forbereder du deg til et interessentmøte
For å sikre at interessentmøtet ditt blir produktivt, er det viktig å gjøre litt forberedelser på forhånd. Her er noen tips du bør huske på som møteleder:
Ha et mål
Ha et klart formål med møtet – gir du en statusoppdatering? Trenger du tilbakemelding på en bestemt leveranse? Har du en tvist eller uenighet som må avklares?
Når du vet hvorfor du trenger å møte interessentene dine – og gjør det klart hvorfor de bør møte deg – vil det bli mye tydeligere hvem som bør delta på møtet.
Ha en møteagenda
Lag en agenda for å gi møtet struktur og fokus. Det kan være lurt å sende agendaen til deltakerne på e-post før møtet, slik at de kan forberede spørsmål og ytterligere diskusjonspunkter – og bruke Dropbox Send og spor for å overvåke hvem som har engasjert seg i dette før møtet.
Punkter du kanskje vil diskutere inkluderer:
- Prosjektets tidslinjer eller veikart
- Prosjektets milepæler
- Nylige eller kommende leveranser
- Resultater eller ytelse
- Potensielle risikoer eller bekymringer
- Neste trinn eller handlinger
Send lenker til relevante agendadokumenter og materiell i et lett tilgjengelig format med Dropbox.
Forstå hvem som trenger å delta – og hva som er viktig for dem
Å invitere for mange til møtet kan bli rotete – for mange kokker, ikke sant? Det er nesten like ille som å ha for mange møter – det blir kaotisk og tar bort verdifull tid du kunne brukt på å gjøre faktisk arbeid.
Ved å kun invitere de relevante interessentene til møtet, kan du bli mye mer produktiv. Hvis det er mange interessenter involvert i prosjektet ditt, bør du begrense antallet møtedeltakere ved å vurdere hvorfor en bestemt person ikke trenger å være der, i stedet for hvorfor de trenger det.
Å ha mindre møter lar deg også åpne diskusjonen for interessentenes individuelle prioriteringer og begrunnelsen bak bestemte beslutninger eller uenigheter. Med mindre du har hele dagen, kan du ikke ta opp alles bekymringer eller spørsmål i et stort møte!
Hvem er en interessent?
Enkelt sagt er en interessent noen som har en egeninteresse i beslutningsprosessen og aktivitetene til en bedrift eller et prosjekt. Uten deres støtte ville ikke bedriften eller prosjektet kunne fungere.
En interessent kan være et hvilket som helst av følgende eksempler:
- Direktør eller nestleder
- Investor
- IT-sjef, finansdirektør eller administrerende direktør
- Prosjektleder
Men mer generelt finnes det interne interessenter – dine ansatte, eiere og ledere – og eksterne interessenter. Dette er dine kunder, aksjonærer, kreditorer, myndigheter, fagforeninger og så videre.
Vær forberedt på ytterligere spørsmål
Uansett hvor mye du forbereder deg, vil interessentene dine sannsynligvis stille deg noen spørsmål som du ikke hadde planlagt i agendaen din. For å demonstrere din profesjonalitet og engasjement for prosjektet, bør du forutse og forberede deg på noen potensielle spørsmål som kan dukke opp.
Du kan ikke alltid forutsi disse, men du vil garantert imponere interessentene dine hvis du har gode svar i baklommen.
Slik gjennomfører du et interessentmøte
Når du har forberedt deg til interessentmøtet, er det på tide å lede møtet. Her er noen tips:
Vær et godt eksempel
Som vert setter du tonen for møtet. Du bør vise god møteetikette og være engasjert. Øv på aktiv lytting og vær tilstede.
Hold det fokusert
Prøv å følge agendaen din og husk de ekstra temaene/spørsmålene du har forberedt deg på. Vis at du er en proaktiv vert som har forutsett potensielle problemer på forhånd, snarere enn en reaktiv vert som ikke klarer å håndtere unngåelige problemer. Dette vil bidra til å bygge tillit med interessentene dine.
Når du holder deg til agendaen så mye som mulig, kan du sette av tid til idémyldring eller spørsmål og svar på slutten av møtet. Prøv å oppmuntre alle til å snakke og delta – ikke bare nøkkelpersonene.
Bruk et språk interessentene dine forstår
Vi tar det noen ganger for gitt at kundene våre forstår det tekniske ved det vi gjør. Selv om de har kunnskap om sin egen bransje, er de sannsynligvis ikke eksperter på produktet eller tjenesten din – men det er du.
Prøv å fjerne all forvirrende eller altfor teknisk sjargong som interessentene kanskje ikke forstår, og fokuser i stedet på det som er mest viktig for dem.
Tips etter møtet
Etter interessentmøtet er det viktig å følge opp og sørge for at eventuelle tiltak er fullført – og å planlegge neste møte om nødvendig.
Dropbox kan hjelpe deg med dette ved å tilby et sentralt sted å lagre møtenotater, lenker til innhold og videoopptak. Du kan også bruke Send og spor til å sende ut møtemateriell og spore hvem som har sett det.
Eller, hvis du har tatt opp møtet, kan du dele det direkte fra Dropbox-kontoen din. Dette øker engasjementet blant interessentene, siden de som ikke deltok kan få med seg innholdet, og de som deltok kan friske opp hukommelsen.
Effektive interessentmøter med Dropbox
Dropbox er den perfekte partneren for interessentmøter. Med funksjoner som Send og spor, dokumentanalyse og avanserte delingskontroller gjør Dropbox det enkelt å forberede, kjøre og følge opp interessentmøter.
