Kontraktsadministrasjonen kan være helt avgjørende for en virksomhet. Feil i arbeidsflyten kan skape juridiske problemer, redusere omsetningen og skade arbeidsrelasjonen til partnerne. Hvis derimot kontrakter administreres effektivt, kan organisasjonen unngå tvister og opprettholde sunne partnerskap – begge deler avgjørende for å vokse.
La oss undersøke hvordan du kan opprette og optimalisere en kontraktsadministrasjon som kan skaleres sammen med organisasjonen, med alle fordelene det kan innebære.
Aktivere automatiserte varsler
Ingen teammedlemmer ønsker den arbeidskrevende oppgaven det er å spore hver enkelt milepæl i kontraktsprosessen, og det finnes deler av kontraktsadministrasjonen som ikke trenger å gjøres av mennesker.
Et automatisert system kan brukes til å motta nye forespørsler om kontrakter, skissere grunnleggende juridiske begreper i nye kontrakter og effektivisere revisjoner, rapportering, godkjenninger og fornyelser.
Muligheten til å angi påminnelser i plattformen og til og med aktivere automatiske e-postpåminnelser, gjør det sannsynligvis enklere for teamet å huske alt som skal gjøres, slik at de kan fokusere på det overordnede arbeidet med å nå egne delmål og virksomhetens mål.
Legg til e-signaturfunksjoner
Signeringsdelen er kanskje den viktigste delen av kontrakten. Avtalen er ikke inngått før kontrakten er signert.
Med elektronisk signatur som et alternativ kan teamet ditt sørge for at alt blir signert så raskt som mulig.
Med digitale signaturer kan avtaler bekreftes underveis på en måte som både er sikker og effektiv. Sørg for at de er en del av verktøyene du bruker til å administrere kontrakter.
Spar tid med maler
Ingen grunn til å lage hver enkelt kontrakt fra grunnen av. Selv om du sikkert vil at hver kontrakt skal føles (og til en viss grad faktisk være) personlig tilpasset til hver enkelt klient, kan du oppnå svært mye med litt standardisering. Med et pålitelig bibliotek av kontrakter, har du et sterkt grunnlag for å utvikle selv de mest komplekse kontraktene.
Med Dropbox Sign kan du gjøre om de mest brukte kontraktene dine til maler eller laste ned vanlige skjemaer som taushetserklæringer, konsulentavtaler og retningslinjer for sosiale medier.
Flere måter å holde kontraktsadministrasjonen oppdatert på
Revider den gjeldende arbeidsflyten
Måten du administrerte kontrakter på for de første klientene, bør og vil gjennomgå store endringer, så gi teamet mulighet til å gjennomgå prosessen for kontraktsadministrasjon med jevne mellomrom (årlig eller hvert kvartal). Vær ikke redd for å påpeke gode resultater samtidig som du også håndterer det som måtte dukke opp av utfordringer og risikoer. Når du er rustet med den grunnleggende informasjonen, kan du gå løs på jobben med å forbedre måten kontrakter behandles på i organisasjonen.
Enten målet er å eliminere visse farer eller spare penger, er det viktig å vite nøyaktig hvorfor du endrer måten kontrakter administreres på. Før du kan omdefinere måten kontraktsadministrasjonen gjøres på i selskapet, må du vite både hvorfor og hvordan dette skal gjøres.
Hold deg til ett system
Ja, hver klient trenger personlig engasjement. Og selv om det kan føles litt kontraintuitivt, kan du ved å standardisere prosessen rundt kontraktsadministrasjonen, få mulighet til å hjelpe hver enkelt klient mer effektivt.
Med et kontraktsadministrasjonssystem der alle kontrakter og samhandlinger med interessenter lagres samme sted, kan du unngå fremtidige problemer knyttet til manglende papirer og misforståelser.
Ett enkelt system tilrettelegger for bedre kommunikasjon mellom de aktuelle partene i forbindelse med kontraktsinngåelsen, og det beskytter også sensitive opplysninger på en bedre måte.
Tre inn i fremtiden
Enten salgsteamet jobber med å forbedre kontraktsadministrasjonen eller du trenger å gjennomgå måten hele organisasjonen administrerer kontrakter på, har vi verktøyene og ressursene du trenger for å effektivisere prosessen.
Med en godt gjennomtenkt planlegging og støtte fra nettskytjenester, kan kontraktsadministrasjonen gå fra å ha vært en utfordring for organisasjonen, til å bli en strømlinjeformet og effektiv prosess som bidrar til vekst.
