Et virtuelt privat nettverk (VPN) gir deg sikker tilgang til private ressurser – slik som filservere – fra utsiden av nettverket. Selv om det å sette opp et VPN for ekstern tilgang er en teknisk oppgave som antakeligvis krever hjelp fra en IT-ekspert, kan brukere koble til private nettverk og samhandle direkte med filer og filservere så snart de er konfigurert, selv om de jobber eksternt.
Bruk av VPN til å koble til en filserver på et annet nettverk kan ligne veldig på FTP fra en vanlig brukers ståsted. Begge løsningene lar deg dele filer over Internett, tilbyr en kjent mappe/fil-struktur og fungerer som et sentralt knutepunkt for alle dokumentene til bedriften. VPN er derimot en mye mer praktisk løsning for å koble til servere og samarbeide på filer, siden du slipper å manuelt laste filer opp og ned fra en ekstern server før du jobber på dem.
Mange firmaer oppretter et lokalt nettverk for intern kommunikasjon og dokumentdeling. Dette kalles et intranett. I motsetning til Internett, er dette vanligvis et privat nettverk som bare er tilgjengelig for brukere som er direkte tilkoblet (dvs. fysisk på kontoret). Dette innebærer betydelige samarbeidsproblemer for eksterne brukere og kontraktører utenfor bedriftens kontorer.
Det er her et virtuelt privat nettverk kommer til nytte. Et VPN gir eksterne brukere tilgang til bedriftens interne nettverk over Internett. Etter at de er tilkoblet, vil det virke som den eksterne brukeren er fysisk på kontoret. De får tilgang til delte ressurser på det interne nettverket – slik som filer og andre delte lagringsenheter.
