Met Edit Expand maakt u 8x meer video's met Dropbox: snel, voordelig en veilig

Achtergrond

Edit Expand is een videoproductiebureau dat de ideeën van klanten tot leven brengt. Het Edit Expand-team richt zich op het benutten van de bestaande middelen van klanten en werkt samen met klanten die nieuw zijn in videoproductie. Ze stemmen de content af op de behoeften van de klant en creëren de processen die hen op weg helpen. Het bureau is gepassioneerd over het leveren van content die niet alleen de aandacht trekt, maar ook de betrokkenheid vasthoudt. Denk bijvoorbeeld aan demo's en webinars. Deze worden vaak over het hoofd gezien, maar spelen een grote rol bij het behouden van klanten.

Uitdaging: klein team, grote werklast

Het kleine, op afstand werkende team van vijf medewerkers van Edit Expand werkt aan 10 tot 20 projecten tegelijk. Om bij te blijven, hebben ze een eenvoudige manier nodig om bestanden op te slaan, te delen en te vinden. Bovendien moeten ze de bestanden veilig opslaan en delen. Dat is vooral belangrijk als je samenwerkt met grote bedrijven als Adobe en Amazon.

Edit Expand was op zoek naar een effectievere oplossing voor het synchroniseren en opslaan van bestanden en naar een platform waarop feedback van klanten en ideeën konden worden samengebracht, zodat het hele team ermee aan de slag kon. "Voor mij is de grootste uitdaging ervoor te zorgen dat elke klant zich gehoord en begrepen voelt", aldus Adam Nielson, oprichter van Edit Expand. “Ik moet vaak feedback, opmerkingen en gedachten uit 15 verschillende e-mailthreads verzamelen, wat lastig kan zijn.”

Oplossing: alles op één plek hebben

Edit Expand heeft verschillende oplossingen voor cloudopslag geprobeerd, maar ze hadden allemaal beperkingen. Eén oplossing had problemen met het synchroniseren van grote bestanden, terwijl andere problemen hadden met het afspelen of het opslaan van bestandsversies. Nielson bracht vervolgens Dropbox ter sprake en zei: "Ik ben al heel lang een trouwe Dropbox-aanhanger. Het werkt gewoon.'

Tegenwoordig slaat het bureau alle projecten op in Dropbox en werkt het daar ook aan. Daarmee is Dropbox hun enige bron van waarheid. Van begin tot eind vindt het hele proces (scripts, bewerkingen, beoordelingen) plaats in Dropbox. "De bestanden worden gesynchroniseerd op al onze apparaten, waardoor redundantie wordt vermeden en we allemaal alleen werken met de nieuwste versies die door onze klanten worden gedeeld", aldus Nick Spinder, redacteur bij Edit Expand. Teamleden ontvangen bovendien meldingen wanneer bestanden worden bijgewerkt, waardoor de samenwerking sneller verloopt.

Met Dropbox Replay kunnen klanten en teamleden aantekeningen maken in videoconcepten, scripts en zelfs specifieke frames. Nielson kan de opmerkingen vervolgens consolideren en filteren om redacteuren de details te geven die ze nodig hebben om wijzigingen door te voeren. "We krijgen zoveel e-mails en Slack-berichten met opmerkingen die mensen hebben gemaakt over de bestanden en frames", zegt hij. “Het is dus belangrijk om alle wijzigingen die we hebben doorgevoerd bij te houden en ervoor te zorgen dat alleen de meest essentiële informatie de redacteuren bereikt, die ik vervolgens in Dropbox Paper kan zetten.”

Resultaten: tijd besparen, kosten verlagen, meer creëren

Doordat alles op één platform staat, kan het Edit Expand-team moeiteloos meerdere taken tegelijk uitvoeren. "Ik beheer tientallen video's en werk tegelijkertijd aan meerdere projecten. Met Dropbox kan ik eenvoudig tussen taken schakelen", vertelt Spinder.

Dropbox zorgt er bovendien voor dat alles georganiseerd blijft, zodat het team snel bestanden kan vinden. Dit is een belangrijke functie bij het verwerken van grote hoeveelheden gegevens. In één geval vroeg Adobe aan Edit Expand om een video te maken waarin werd getoond hoe hun producten samenwerken. Hiervoor waren uitgebreide schermafbeeldingen van het product nodig en voor elke afbeelding waren ongeveer 10 productspecialisten nodig.  Omdat Edit Expand zelf met de assets moest komen, gebruikte Spinder eenvoudigweg de zoekfuncties van Dropbox om eenvoudig de demo's en bestanden te vinden die hij nodig had. “In het begin leek het erop dat we niet genoeg hadden. “En zo waren we weer op het goede spoor”, zegt hij.

Hierdoor kan het kleine maar krachtige team van Edit Expand een indrukwekkende hoeveelheid content produceren. In 2024 leverden ze, naast andere klantprojecten voor Cloudinary en Amazon, ruim 150 projecten af voor Adobe, waaronder commercials en webinars. Hiervoor moesten we honderden videobestanden en audiofragmenten doorspitten. “Vroeger moesten we door de kast graven naar harde schijven”, voegt Nielson toe.

Met Dropbox kan het team efficiënt werken, waar en wanneer ze maar willen.

“Creatief werk is afhankelijk van de juiste gemoedstoestand van mensen. Door mijn team te laten werken wanneer ze het meest productief zijn, besparen we duizenden, zo niet tienduizenden dollars op elk project.”

Door op afstand te werken, vermijdt Edit Expand ook de kosten die gepaard gaan met kantoorhuur. Als het systeem van een editor niet krachtig genoeg is om video's te renderen, kan het team eenvoudig toegang krijgen tot het projectbestand, updates uitvoeren en het renderen op een andere computer uitvoeren. Zo worden onnodige hardwarekosten vermeden. "Al met al schat ik dat we ergens tussen de $ 50.000 en $ 100.000 per jaar besparen, omdat we geen heel gebouw of enorme servers nodig hebben om dingen te laten gebeuren", voegt Nielson toe.

Dropbox heeft Edit Expand ook gemoedsrust gegeven: het team hoeft zich geen zorgen meer te maken over het onderhouden van servers, het verdelen van werklasten of het omgaan met onverwachte downtime. "We zijn dol op de selectieve synchronisatiefunctie, omdat we kunnen kiezen wat we online willen hebben, zodat we ermee kunnen blijven werken", aldus Nielson. Dropbox zorgt ervoor dat bestanden altijd volledig gesynchroniseerd en bijgewerkt zijn, zelfs wanneer redacteuren werken vanaf locaties met een slechte internetverbinding. Als de internetverbinding uitvalt, kan het team nog steeds werken aan bestanden op hun lokale schijf. En zodra de internetverbinding weer beschikbaar is, uploadt Dropbox naadloos de updates.

Nielson vindt het ook eenvoudig om toegangsrechten tot bestanden en beveiligingsinstellingen te beheren, zoals encryptie en multi-factor authenticatie. Dit betekent dat het bureau aan de eisen van de klant kan voldoen en het vertrouwen van grotere bedrijven kan winnen. Zelfs als er per ongeluk grote hoeveelheden gegevens werden gewist, ontving Nielson een waarschuwing en kon hij de bestanden meteen terugzetten naar het team.

Deze veiligheid en betrouwbaarheid zorgen er ook voor dat hun klanten een gerust gevoel hebben. "Als klanten zien dat hun bestanden en feedback veilig, georganiseerd en geconsolideerd zijn op één plek, ontspannen ze zich", zegt Nielson. "Dit bespaart uren - soms dagen - aan onnodig heen en weer gemail en laat ons focussen op het creatieve proces."