Achtergrond 

Southbase Group is een in Nieuw-Zeeland gevestigd bouwbedrijf dat complexe projecten realiseert voor opdrachtgevers in de publieke en private sector in het hele land. Met tot wel 20 actieve werklocaties tegelijk vindt het werk zelden op één plek plaats, en veel contracten gaan gepaard met strenge veiligheidseisen.

Om de werkzaamheden soepel te laten verlopen, hebben projectleiders, onderaannemers en projectteams een veilige manier nodig om overal toegang te krijgen tot de meest recente documentatie. Die verantwoordelijkheid rust bij Lem Prestage, Group IT Manager, die ervoor zorgt dat informatie gemakkelijk te vinden en goed beveiligd is.

In de bouw is vertrouwen geen optie, maar een noodzaak. Zelfs kleine communicatieproblemen of beveiligingslekken kunnen snel escaleren, waardoor verouderde plannen of ontbrekende details in kostbare fouten veranderen.

Uitdaging: systemen met hoge inzet en trage verwerking.

Toen Prestage bij Southbase kwam werken, erfde hij een systeem dat voor een ander tijdperk was ontworpen. De bestanden stonden op een lokale server en de buitendienstteams moesten via een VPN-verbinding toegang krijgen tot de benodigde informatie.

Hoewel Southbase bijna 200 werknemers heeft, kon slechts één persoon tegelijk toegang krijgen tot één bestand.

"Toegang tot gegevens was een nachtmerrie," zegt Prestage. “[En] er was geen enkele samenwerking met onze onderaannemers, wat cruciaal is.”

Southbase had een basis nodig die gelijke tred kon houden met gedistribueerde teams, hoge risico's en nul ruimte voor fouten. Want als informatie onduidelijk of niet actueel is, kunnen de gevolgen zich snel opstapelen en miljoenen dollars kosten.

Oplossing: van vereenvoudigde opslag naar slimmer zoeken

Om aan die realiteit tegemoet te komen, heeft Prestage Dropbox ingeschakeld. Hij had een duidelijk doel voor ogen: een systeem bouwen dat mensen daadwerkelijk in de praktijk zouden gebruiken, onder druk, op tientallen verschillende werklocaties.

Naarmate Southbase groeide, nam ook het volume en het belang toe van wat zich in Dropbox bevond. "We hebben momenteel terabytes aan data in Dropbox staan," zegt Prestage. “En we hebben nog maar het topje van de ijsberg gezien van wat we kunnen gebruiken.”

Met zoveel werk dat tegelijkertijd gaande was, was het logisch om teams via hetzelfde ecosysteem met elkaar verbonden te houden. Het gebruik van tools zoals Dropbox Sign en Dropbox Dash was een logische volgende stap.

Volgens Prestage was Sign een voor de hand liggende keuze voor het stroomlijnen van goedkeurings- en handtekeningprocessen. “De documenten verlaten Dropbox niet.” Ze blijven waar ze zijn en ze zijn veilig."

En Dash? Het maakte informatie gemakkelijker te vinden en te raadplegen. Dankzij de universele zoekfunctie op basis van AI kunnen teams bestanden vinden in zowel Dropbox als de daaraan gekoppelde apps. In plaats van door tools en mappen te zoeken, kunnen ze één keer zoeken en binnen enkele seconden de antwoorden vinden die ze nodig hebben – overal en zonder op hun beurt te hoeven wachten.

Het duurde niet lang voordat Dash een vast onderdeel werd van de dagelijkse workflow van Prestage. Hij gebruikt de ingebouwde AI-chat om problemen op te lossen en rapporten te genereren. Wat hem vroeger dagen kostte, neemt nu nog maar een fractie van de tijd in beslag.

Resultaat: uren (en hoofdpijn) bespaard

De impact van Dash werd vooral duidelijk tijdens een complex project op een operationeel vliegveld, waar dag en nacht werd gebouwd. De veiligheidseisen waren streng en de informatie moest nauwkeurig zijn.

Om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zat, gebruikten ze Dash om een ​​projectgebaseerde contentverzameling te creëren, een zogenaamde Stack. Het biedt het team één plek om samen te werken, verbanden te vinden en Dash om contextuele inzichten te vragen.

Prestage legt uit: "We hebben een stapel van 150 documenten gemaakt, die we vervolgens snel kunnen vergelijken en doorzoeken." Die documentatie bevatte inspectie- en testplannen en -procedures voor vrijwel elke stap van het werk, zodat iedereen de vereisten kon controleren, inconsistenties kon opsporen en op één lijn kon blijven over wat er vervolgens moest gebeuren.

"Dat scheelt de projectteams uren", zegt Prestage. "Tijd is geld."

Dash heeft ook de dagelijkse frictie voor IT verminderd. In plaats van het standaard escalatiepunt te worden wanneer iemand een bestand niet kan vinden, kunnen mensen nu zelf direct antwoorden vinden. De werkprocessen verlopen soepeler en rustiger.

Naarmate Southbase blijft groeien, ziet Prestage Dropbox en Dash als een fundament dat teams helpt om overzichtelijk te werken, hun werk te beschermen en cruciale informatie altijd bij de hand te hebben, waar hun werk hen ook brengt.