Samenwerking met Dropbox maakt de landtoelages van de Universiteit van Florida mogelijk
De hoofdlocatie van de openbare universiteit van Florida gebruikt Dropbox om samenwerkende uitbreidingscentra in 67 verschillende landen met elkaar te verbinden en om het onderwijs direct bij de inwoners van de staat te brengen.
"Het klinkt eenvoudig, maar Dropbox maakt samenwerking voor medewerkers gewoon eenvoudiger. Gebruikers kunnen voor het grootste gedeelte hun eigen mappen en bestandsstructuren beheren, omdat het eenvoudig voor hen is."
Producten gebruikt
Dropbox
Branche
Onderwijs
Grootte
1000+
Locatie
Gainesville, Florida
Uitdaging: een campus bijeenbrengen door middel van technologie
Met de opkomst van satellietcampussen en werken op afstand proberen veel universiteiten manieren te vinden om de samenwerking tussen locaties te verbeteren. Maar voor de University of Florida is deze uitdaging – en de technologie die nodig is om deze op te lossen – van extra groot belang.
Omdat UF een landbeursuniversiteit is, is het wettelijk verplicht om fysiek aanwezig te zijn in elke county in Florida om educatieve middelen te verstrekken aan de inwoners van de staat.
Voor UF's Institute of Food and Agricultural Science, dat de landtoelageverplichtingen van de school beheert, betekent dit een samenwerkend uitbreidingscentrum in elk van de 67 county's van Florida, en in totaal 102 faciliteiten verspreid over de gehele staat.
Voor het IT-team van het Institute levert dit enorme fysieke barrières op voor samenwerking die moeten worden aangepakt met technologie. Maar het standaardiseren van tools en processen op deze locaties kan lastig zijn. "Het lastigste van wat we doen is niet technologie, maar communicatie", aldus IFAS IT-directeur Dan Cromer. "Het is veel werk om iedereen dezelfde processen te laten volgen." IFAS ontdekte dat medewerkers, bij gebrek aan een gebruiksvriendelijke optie, zich wendden tot persoonlijke Dropbox-accounts om de onderlinge afstanden te overbruggen. De verspreiding van gegevens en processen over diverse systemen had een negatieve invloed op zowel de veiligheid als de samenwerking.
"We zagen dat gebruikers veel goed werk gedaan kregen via Dropbox dat niet zomaar in een andere tool mogelijk was. De keuze voor de implementatie van Dropbox maakte het mogelijk al dat goede werk voort te zetten, onafgebroken en op de meest veilige manier mogelijk."
Naarmate de behoefte aan samenwerking groeide, nam ook het gebruik van Dropbox toe. Uiteindelijk, als onderdeel van een beveiligingsinitiatief, richtte het centrale IT-team van UF de aandacht op het onbeheerde Dropbox-gebruik van de universiteit en ontdekte dat er sterke Dropbox-samenwerkingsnetwerken bestonden op de universiteit. "Bij de beschikbare tools hadden gebruikers problemen met het delen van beleid en het samenwerken aan complexe bestandstypen", zegt Associate CIO Saira Hasnain. "Na verloop van tijd wendden die gebruikers zich tot Dropbox voor een tool waarmee ze zonder problemen konden samenwerken."
In plaats van de toegang tot Dropbox te ontzeggen, en daarmee workflows en gegevens van gebruikers op te geven, besloot UF om deze tool juist in te zetten en te investeren in een universiteitsaccount.
"Uit gesprekken met onze IT-directeuren, onze professoren en ons personeel maakten we op dat gebruikers veel geweldig werk verrichtten met Dropbox dat niet noodzakelijk mogelijk was in een andere tool", zegt CIO Elias Eldayrie. "De keuze voor de implementatie van Dropbox maakte het mogelijk al dat werk door te zetten, onafgebroken en op de meest veilige manier mogelijk."
Oplossing: duidelijk en veilig
De implementatie van UF bereikt nu meer dan 5.000 medewerkers. Voor onderzoekers is Dropbox de belangrijkste locatie voor interne en externe samenwerkingen omtrent toelages. "Onze gebruikers hebben gemerkt dat het gebruik van Dropbox de miscommunicatie vermindert die kan ontstaan uit het heen en weer e-mailen van documenten", zegt Blanchard. Een professor van het College of Pharmacy gebruikt Dropbox om samen te werken met onderzoekers in Nigeria. Omdat zijn collega's slechte internettoegang hebben en geen grote videobestanden kunnen downloaden, is het kunnen bekijken van de video's in Dropbox cruciaal. En omdat Dropbox HIPAA-conform is, kunnen onderzoekers op het gebied van bijvoorbeeld medicijnen al hun bestanden op één locatie opslaan, inclusief bestanden met gevoelige informatie.
Voor het IT-team van UF speelt Dropbox een belangrijke rol in het gegevensbeheer en de samenwerking binnen de universiteit. "Het klinkt eenvoudig, maar Dropbox maakt samenwerking gemakkelijker voor medewerkers", zei de IT-directeur van College of Pharmacy Lane Blanchard. "Gebruikers kunnen voor het grootste gedeelte hun eigen mappen en bestandsstructuren beheren omdat het eenvoudig voor hen is." Medewerkers binnen de IT prijzen Dropbox unaniem vanwege de eenvoudige aanpak en de lage hoeveelheid training en ondersteuning die nodig is vanuit IT. "Ik heb volgens mij nog nooit een klacht gehad over Dropbox", zegt Cromer. "En dat is een zeldzaamheid in mijn werk."