In de huidige digitaal verbonden wereld kan het als klein bedrijf best lastig zijn. Als je druk bezig bent met het bemachtigen van leads en het ervoor zorgen dat je op tijd aan klanten levert, moet je ook rekening houden met het zeer reële risico op gegevensverlies.
Of je nu het slachtoffer bent geworden van cybercrime, per ongeluk bestanden hebt gewist of een ramp meemaakt, zoals brand of overstroming: het verlies van je bedrijfskritische gegevens kan rampzalig zijn.
Dit is waar software voor cloudback-up om de hoek komt kijken. Door regelmatig een bijgewerkt archief van je bestanden en systemen in de cloud op te slaan, kun je ze bij verlies van gegevens snel en eenvoudig terugzetten. Maar hoe kies je de juiste back-upoplossing?
In deze handleiding ontcijferen we de complexiteit van de services voor cloudback-up, zodat je de beste optie voor je kleine bedrijf kiest.
Waarom een back-up van gegevens belangrijk is voor kleine bedrijven
Voordat we ingaan op de 'hoe', vatten we eerst het 'waarom' van back-ups samen.
Vanwege een aantal factoren is het hebben van een back-upsysteem voor kleine bedrijven inmiddels onmisbaar geworden.
Laten we beginnen met een van de belangrijkste dreigingen voor je gegevens: criminaliteit. De ontwikkeling van technologie en digitale systemen houdt gelijke tred met kwaadwillige actoren die er misbruik van willen maken.
Hoewel een bedrijf preventieve maatregelen als beveiligingssoftware kan inzetten, is er maar één maas in het net of een softwarefout nodig om je bedrijf bloot te stellen aan een aanval.
Wanneer een cyberaanval of een stuk kwaadaardige software je beveiliging weet te omzeilen, stelt dat je bedrijfs- of klantgegevens bloot aan diefstal. Een dergelijke inbreuk kan voor een klein bedrijf verwoestende gevolgen hebben, waardoor zijn professionele en commerciële reputatie enorm in gevaar wordt gebracht. Er is echter een manier om je daartegen te beschermen.
Dankzij een back-upsysteem kun je je systemen en gegevens in een paar klikken terugzetten, zodat je bedrijf in staat is de nodige veiligheidsmaatregelen te treffen.
Naast het criminele aspect, is er ook een reglementaire noodzaak voor het maken van back-ups. Het bewaren van gegevensrecords kan essentieel zijn voor de naleving van de wet- en regelgeving, zoals de CCPA en de AVG. Met een back-up van je gegevens, kun je er zeker van zijn dat je altijd over de benodigde gegevens beschikt om aan de regelgeving te voldoen, zelfs als de originelen verloren zijn gegaan.
Uiteraard gaat het nut van het maken van back-ups verder dan alleen criminaliteit en naleving. Soms komt de grootste dreiging van binnenuit. Mensen maken nu eenmaal menselijke fouten. Het is vrijwel onontkoombaar dat op een bepaald moment een bestand of map per ongeluk wordt gewist of overschreven.
Door automatisch back-ups naar de cloud te maken, zet je verwijderde bestanden in een paar klikken terug naar de laatste juiste versie. Simpel!
Van welk soort gegevens moet ik een back-up maken?
Bij het runnen van een bedrijf, komen allerlei soorten gegevens kijken.
Hoewel je misschien geneigd bent om alleen van de meest belangrijke en bedrijfskritische bestanden en mappen een back-up te maken, loop je daarmee het risico dat je schijnbaar onbelangrijke bestanden over het hoofd ziet tot het te laat is.
Als vuistregel raden we aan een back-up van de volgende gegevens te maken:
Personeelsbestanden
Documenten voor de bedrijfsadministratie
Records (zoals eigendoms-, belasting- of financiële gegevens)
Computersysteembestanden
Waar je op moet letten bij het kiezen van een online back-upoplossing
Een online back-upsysteem verschilt van een lokale back-up naar een fysiek opslagapparaat, zoals een harde schijf, omdat de gegevens in de cloud worden opgeslagen. Dit kan om een paar redenen nuttig zijn:
Je kunt overal en vanaf elk apparaat een back-up maken
Je back-up is beschermd tegen brand en andere rampen, die anders zowel je apparaat als je back-upschijven hadden kunnen verwoesten
Je kunt een online back-up automatiseren, zonder dat je daarvoor een externe opslag hoeft aan te sluiten
Met dit in het achterhoofd, is dit waarop je moet letten wanneer je op zoek bent naar een online back-upoplossing:
Betrouwbaarheid: heeft de provider een bewezen staat van dienst als het op het stabiel en online houden van systemen aankomt?
Beveiliging: hoe worden je gegevens in de cloud beschermd?
Schaalbaarheid: kan het aantal gebruikers en apparaten eenvoudig worden uitgebreid?
Gegevensretentie en -archivering op de lange termijn: hoeveel opslagruimte heb je?
Gegevensherstel: hoe eenvoudig kun je jouw gegevens terugzetten?
Gebruiksvriendelijkheid: is de oplossing zonder al teveel training op de juiste manier te gebruiken?
Technische support: wat zijn de mogelijkheden als je hulp nodig hebt?
- Goede prijs-kwaliteitverhouding: krijg je waar voor je geld?
Online back-upoplossingen voor kleine bedrijven: wat zijn je opties?
Nu we de basisprincipes van het maken van back-ups en de belangrijkste dingen waarop je moet letten hebben behandeld, gaan we dieper in op de opties. Hoewel het misschien aannemelijk lijkt dat alle back-upoplossingen hetzelfde zijn, kun je uit allerlei verschillende soorten kiezen, die elk over specifieke functies en gebruiksmogelijkheden beschikken.
Volledige versus differentiële back-ups
Tot nu toe hebben we ons vooral gericht op waar een back-up wordt opgeslagen. Deze drie routes hebben echter allemaal betrekking op de manier waarop een back-up van de gegevens zelf in de eerste plaats wordt gemaakt.
Dit komt op het volgende neer:
- Volledige back-up: een volledige kopie van alle door jou gekozen gegevens waarvan je een back-up hebt gemaakt
- Incrementele back-up: een back-up van de aangebrachte wijzigingen in de gegevens sinds de laatste back-up
- Differentiële back-up: een kopie van alle aangebrachte wijzigingen sinds de laatste volledige back-up
Als snelheid en tijdsefficiëntie voor jouw bedrijf topprioriteiten zijn, is een incrementele back-upoplossing een goede keuze. Doordat een incrementele back-up alleen wijzigingen in je bestanden bijwerkt die sinds de laatste back-up zijn aangebracht, hoef je bestanden die tussen de back-ups ongewijzigd zijn gebleven, niet opnieuw te bewerken.
Omdat de tijd tussen back-ups aanzienlijk wordt verkleind, verkleint de incrementele methode ook het risico op gegevensverlies. Dropbox Backup biedt een incrementele back-upservice, waarbij de wijzigingen in uw geback-upte bestanden worden bijgewerkt in plaats van dat het hele bestand opnieuw moet worden verwerkt.
Welke van deze methoden je moet gebruiken, hangt af van je behoeften en hoe vaak je bestanden wilt bijwerken. Het is een goed idee om hierover na te denken en een service te kiezen die een back-up van je gegevens maakt op een manier die het best bij je past.
Hybride back-up
Met een hybride back-up kunnen bedrijven zowel online als lokale back-ups combineren.
Bij een hybride back-up wordt een back-up zowel in de cloud als intern op bijvoorbeeld een externe harde schijf opgeslagen.
Waarom zou een klein bedrijf zowel online als lokale back-ups willen hebben? Deze methode biedt onder meer de volgende algemene voordelen:
Je profiteert van een robuustere bescherming onder alle denkbare omstandigheden. Wanneer je bijvoorbeeld door schade of diefstal geen toegang tot je lokale back-up hebt, kun je nog wel bij je gegevensback-up in de cloud.
Je ondervindt minder problemen met je internetverbinding en netwerksnelheid. Als je bijvoorbeeld verschillende computers hebt waarvan regelmatig een back-up naar de cloud wordt gemaakt, kan dit je internetverbinding overbelasten
Naast deze voordelen, kleven er aan hybride back-ups ook enkele nadelen:
Je hebt een beveiligde opslaglocatie voor je lokale back-up nodig
Hybride back-ups zijn niet erg geschikt voor werken op afstand, omdat van externe medewerkers niet kan worden verwacht dat ze toegang tot een lokaal back-upapparaat hebben
Voor een lokale back-up is een handmatige invoer nodig, waardoor je mogelijk vergeet een regelmatige back-up van je gegevens te maken
Hybride back-ups zijn niet voor iedereen geschikt en veel bedrijven redden zich prima met cloudback-ups alleen. De hybride route is echter het overwegen waard als de extra beveiliging die een hybride oplossing biedt, goed voelt voor je bedrijf.
DRaaS-back-up (Disaster-Recovery-as-a-Service)
Maakt jouw kleine bedrijf gebruik van een ingewikkeld netwerk van apparaten, servers en gebruikers? Zo ja, dan sluit een DRaaS-back-up (Disaster-Recovery-as-a-Service) wellicht goed op je behoeften aan.
DRaaS is een servicemodel voor cloud-computing. Het stelt bedrijven in staat een back-up te maken van zowel hun IT-infrastructuur als hun gegevens in een externe cloud-computingomgeving.
Dit type service helpt bedrijven de toegang tot en de functionaliteit van hun IT-infrastructuur te herstellen in geval van een ramp. Dit is met name aantrekkelijk voor bedrijven die op geavanceerde IT-systemen vertrouwen.
Natuurlijk is het grootste voordeel van een DRaaS-back-up dat de bedrijfscontinuïteit blijft behouden, zelfs als zich een ramp voordoet.
Daarnaast biedt het 'as-a-service'-model het voordeel dat bedrijven voor het maken van DRaaS-back-ups geen middelen hoeven te leveren of te beschikken. Zelfs het beheren van het noodherstelproces hoeven ze niet zelf te doen.
Een DRaaS-back-up is iets anders dan een Backup-as-a-Service (BaaS). Bij een BaaS-back-up worden alleen de gegevens en niet de IT-infrastructuur, of het vermogen om de gegevens te verwerken, naar de cloud gekopieerd en daar opgeslagen.
Backup-as-a-Service (BaaS)
Backup-as-a-Service (BaaS), ook bekend als cloudback-up, is een methode om gegevens via het internet naar een externe, beveiligde cloudgebaseerde gegevensopslagplaats te kopiëren.
Dit is een veelgebruikte back-upmethode door kleine bedrijven, omdat deze vooral is bedoeld om gegevens te beschermen tegen menselijke fouten, cyberaanvallen, natuurrampen en diefstal van apparatuur.
In plaats van back-ups naar een gecentraliseerde IT-afdeling te maken, verzenden BaaS-systemen de gegevens naar een private, openbare of hybride cloudomgeving. Deze hybride opslagplaatsen in de cloud zijn meestal eigendom van en worden beheerd door een externe serviceprovider.
Backup-as-a-Service biedt kleine bedrijven vele voordelen:
Gemak: BaaS kan als automatische of continue back-up worden geconfigureerd, waardoor je geen vinger meer hoeft uit te steken als alles eenmaal is ingesteld
Hoge mate van beveiliging: gegevens worden versleuteld voordat ze naar de server worden verzonden en er een back-up van wordt gemaakt
Toegang op afstand: met een cloudback-up kun je eenvoudiger bestanden terugzetten waar en wanneer ze nodig zijn, mits er een internetverbinding is om ze te openen
Praktisch: kosteneffectiever, flexibeler en schaalbaarder dan alternatieve oplossingen
Geruststelling: BaaS biedt gebruikers van Software-as-a-Service (SaaS) gemoedsrust, doordat de door SaaS geleverde back-upsystemen niet altijd een snel of volledig herstel van verloren gegevens garanderen
Dit is een perfecte optie als u vaak onderweg werkt op uw mobiel of tablet. Met een cloudback-upservice wordt uw voortgang gesynchroniseerd op al uw apparaten, zodat u een project weer op kunt pakken wanneer u inspiratie krijgt.
Dropbox Backup
Als cloudback-up de juiste keuze lijkt om uw bestanden en gegevens te beschermen, dan kan Dropbox Backup de ideale oplossing voor u zijn.
Dropbox Backup is speciaal ontworpen voor kleine bedrijven en is een Backup as a Service (BaaS) die een aantal handige en op bedrijven gerichte functies biedt:
Maak automatisch een back-up van je gegevens in systeemmappen
Maak rechtstreeks in je Dropbox-account een back-up van de bestanden en mappen op je pc of Mac, waaronder je documenten, downloads en bureaublad
De automatische, always-on incrementele cloudback-up verwerkt je laatste wijzigingen in al je bestanden, zonder dat je telkens het hele bestand hoeft te verwerken
Migreer bestanden van Backup naar een nieuwe computer
Eén plek waar je de voortgang kunt controleren, de geschiedenis kunt zien en bepaalde bestanden kunt prioriteren
Zodra Backup eenmaal is ingesteld, kun je zowel in een webbrowser als op je mobiele telefoon gewoon je mappen blijven gebruiken, evenals alle bestanden die erin zijn opgeslagen
Snel bestandsherstel, waardoor je verloren bestanden kunt terugzetten in het kader van een noodherstelplan
Snel en eenvoudig te gebruiken
Maak vandaag nog een back-up van je bedrijf
Het kiezen van software voor cloudback-ups kan voor kleine bedrijven in eerste instantie overweldigend aanvoelen. Dat is echter nergens voor nodig.
Met Dropbox Backup maken we het gemakkelijk om uw digitale leven veilig te houden, zodat u snel en soepel kunt herstellen van alle problemen die het leven u biedt.
